高校教学秘书管理工作的价值定位与认同

高校教学秘书管理工作的价值定位与认同

范利群⁽¹⁾

摘　要：本文着重论述高校教学秘书的定位与价值，厘清教学管理工作的意义所在，以期获得自我的认同，并借助自身的服务能力、业务能力、协调能力，来保障高校教学中心工作的顺利进行以及高校人才培养目标的实现。

关键词：教学秘书　教学工作　价值　认同

高等学校的基本职能和根本任务就是培养人才，对外经济贸易大学是教育部直属的全国重点大学，国家“211工程”首批重点建设高校，“面对新世纪我国全面建设小康社会，加快社会主义现代化建设的新形势，学校坚持走内涵式发展的道路，倡导追求卓越、创造精品的精神，把建设特色鲜明、国内一流、国际知名的高水平大学作为自己的长期愿景和历史使命”⁽²⁾，那么，教学活动必是学校工作的核心，是学校经常性的中心工作。教学秘书作为高等院校教学管理工作的重要组成部分，是保证教学活动顺利进行的重要一环，讨论其定位尤其是价值认同，进而激发其工作的积极性、主动性和创造性，对提高教学质量、保障教学工作的顺利进行、实现既定的教学目标的重要性是不言而喻的。

一、教学秘书的定位

教学管理在高等学校管理中占有特别重要的地位。教学秘书为了实现既定的教学目标，必须按照教学活动的规律和特点，对教学过程各个环节开展全项管理工作。具体到学院研究生的教学管理，它包括校级教学管理（通过研究生院或部、学生处来实现）和院系教学管理工作。院系教学管理人员主要指教学秘书、学生辅导员和导师。

学院研究生教学秘书，其工作主要内容是协助领导处理日常具体事务，执行院领导指派的工作，是院领导的助手。因此，教学秘书既要组织教学活动、执行教学计划、申请设置专业、配置教学资源、考评教师教学效果、管理学生成绩等，又要参加院内校内有关教学的会议，以及上下级沟通交往的活动。这样教学秘书就成了联系三方的纽带和结点，一方面要及时准确地将校方院方教学安排或精神传达给教师和研究生，另一方面又要将师生的意见或诉求适时反映给院方校方。

二、教学秘书管理工作的价值

高等学校研究生教学管理是高等教学的重要工作之一，是管理者通过一定的管理手段，使教学活动达到学校既定的人才培养目标的一个重要过程，是维持正常教学秩序的保证。研究生教学秘书管理不仅是一般的行政管理，而是兼有行政管理和学术管理双重职能。教学秘书工作的性质决定了教学秘书扮演的角色，教学秘书工作的价值将通过自身扮演的以下角色来体现：

（一）热情的服务员

教学秘书作为全院教学活动的组织者和管理者，是实施教学有关教学制度、教学评估的基层组织者和参与者，必然要为与此相关联的各个环节提供服务。这项职能包括教学运行管理、教学秩序管理和教学档案管理，最终目标是维持教学活动的正常开展。教学秘书从开学报到之初，到期末考试阅卷结束，都在紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，以保障教学活动正常、有序地开展。在整个过程中他们还要对教学管理的执行情况和教学质量评估的结果进行分析总结，为学校制度建设提供第一手资料，主动为学校和院系的行政决策作参谋和助手，为教育行政的决策服务。

（二）积极的协调员

组织本院落实学校主管部门和专职部门交代的各项工作是教学秘书的另一大职能，如征订教材、落实教学计划、安排期末考试等。由于整个教学管理活动包含着诸多紧密相关的环节，也就是说，教学任务的完成，不是本院单打独斗就能实现的，必须由相关部门通力合作，教学秘书必须协调教务处、学生处、兄弟院系、科室，以及教师和学生之间的各种关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系，才能灵活而又不失原则地协调各个教学环节，理顺教学流程，统筹安排，协调一致，才能形成合力，确保教学目标的实现。

（三）负责的参谋员

既然教学秘书是在院领导直接领导下工作，教学秘书就是联结系领导、教务处及各系部的桥梁，他们非常熟悉与教师教学科研工作相关的各项政策和要求。从另一个角度上来看，教学秘书又必然要承担起领导的助手和参谋角色，这也是教学秘书工作的重要职责。不仅如此，他们还熟悉教学资源的实际配置情况，各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件。在日常工作中，要协助领导完成教学管理的各项任务，保证日常教学井然有序，促进各项教学活动健康发展；要适时提醒领导工作、会议的安排与进度；在领导决策咨询时，教学秘书应能提供一些建设性的建议或可行方案，供其参考。并能在决策执行过程中收集各个环节的反馈信息，及时向领导汇报。⁽³⁾

总之，教学秘书既是基层管理人员，在院领导直接领导下统管着本院教学方面的常规事务，又是师生的服务员，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助，同时也是联络员，在教务处、院主管领导，师生之间传递和沟通信息，这三种角色是有机统一体，互相支持。

三、教学秘书工作能力的要求

正如前述，高校教学秘书是比较特殊的管理群体，大到教学任务的落实、教学计划的安排，小到传真的接发、值班的安排，都要由教学秘书来完成。而这些繁琐的业务，任何一个细小的偏差都会影响整个教学工作的顺利进行，给工作带来被动，甚至给学校的发展带来不利影响。尤其是随着国家研究生教育规模的扩大，特别是近几年研究生教育的蓬勃发展和随着现代科学技术尤其是信息技术和网络技术的发展，以及社会信息化进程的加快，网络化、信息化技术给社会带来的影响与变革，给高校教学秘书人员提出了新的、更高的要求。

（一）过硬的思想道德素质

教学秘书从事的工作多是一些日常的、具体的，甚至是繁琐的事务，在头绪多、任务急的情况下，有时不得不加班加点才能完成任务。因此，教学秘书必须具有强烈的责任感和荣誉感，要有过硬的思想觉悟和政治素质，具有坚定的信仰和信念，正确理解并贯彻执行党和国家的教育方针和路线，正确认识自己所从事工作的意义和要求，紧紧围绕学校教学这一中心工作，提供优质的教学服务。要拥有科学的世界观和方法论，为人正直，干一行，爱一行，具有较强的敬业奉献和吃苦耐劳的精神。如果没有一种服务意识和甘于奉献的精神，是做不好秘书工作的。

（二）熟练的业务能力和一定的专业知识

虽然教学秘书从事的是服务教学的管理工作，学历、职称和专业知识等资质条件不像专职教师那么高，但在管理素质和相关专业知识方面也有相应的要求。

高校教学秘书，不全是伏案看文件、写文章的文秘人员，也不全是捆捆扎扎、收收发发的文件整理员，而是要有高度责任感、使命感的热情的服务员、积极的协调员和负责的参谋员。教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识，同时还要熟悉自己服务对象的专业知识；要对本院的学科和专业特色，有一个全局的把握和细致的了解；对各项规章制度、操作流程要了然于胸，才能在工作中做到游刃有余，保障教学工作的顺利进行。⁽⁴⁾

因此，教学秘书要在不断提高思想政治素质的同时，提高专业文化素质，主要包括秘书学、教育学、行政管理学、档案学、大学生心理学、社会学、领导学、人际关系学、应用文写作等学科知识。教学秘书要学好教育理论，研究高等教育规律，了解现代大学生的心理和生理特点，才能按照教学规律办事；同时要学习现代管理知识，用现代管理方法和手段提高管理教务能力；做到理论知识与教学管理实践相结合，如此才能做好学籍管理、考试管理、教务文书撰写、课程安排、教材管理等工作，实现教务工作的现代化和办公自动化。

（三）良好的协调沟通能力

研究生教学秘书的工作，是辅助院领导处理日常教学事务，确保教学工作有条不紊地展开。这种工作不是孤立进行的，既不是某单个人能完成，也不是某个部门能单独完成，而是时刻要与他人打交道，与其他部门打交道。这就需要教学秘书具有较强的沟通能力。

为适应新形势发展的需要，学校着手实施研究生教学二级学院独立管理机制改革，目前研究生部已将研究生管理下放到各个学院。研究生二级管理的顺利下放一方面将更有利于我校研究生教育事业的发展，另一方面对教学秘书的协调能力也提出了更高的要求。

进一步考虑到每个人的个性与志趣、各部门文化氛围不尽相同，为达到沟通畅通，更需要教学秘书在坚持原则的前提下，具有灵活性和应变性。在进行口头语言沟通时，秘书常常即席而发，没有时间在表达思想时字斟句酌，这就需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、专业知识等知识的学习，提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果。⁽⁵⁾

（四）现代计算机技术的运用能力

我们这个时代是处于知识经济的时代，是一个知识爆炸、信息爆炸的时代，数字化的资源日渐成为信息的主流；而计算机和网络技术的发展及普及，根本改变着人们寻求和获取知识与信息的方式并使得获取更加简单便利高速，这场变革，为促进提高教学管理的效率和水平做好了充分的物质条件。

熟练掌握和使用计算机已是教学秘书必须掌握的基本技能。一个合格的教学秘书必须不断学习，适应这场变革，加强教学秘书的计算机应用操作技能，熟练运用办公软件、教务管理系统、网上办公系统等现代化的管理软件。

教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成，这样才能把自己从繁重的、简单的数据处理运算中解放出来，要善于通过互联网获取有关教学信息，并对各种信息进行筛选和处理。提高信息处理能力，才能使教学管理工作逐步实现科学化、现代化，提高工作效率。

四、结语

人才培养是高校的基本职能和中心工作，教学活动是人才培养的主要途径之一，服务于教学活动的教学管理是高校管理的核心之一。从事一线教学管理的教学秘书队伍的建设，无疑是高校诸多人才队伍建设的重要组成部分，它的强弱直接关系到高校的各项工作能否顺利进行，从而最终影响高校基本职能和人才培养目标的完成和实现。学校各级领导要对教学秘书队伍建设给予更多的关注，包括收入待遇与辛苦付出的匹配上、素质提高与业务培训机会的创造上。

教学秘书也不应妄自菲薄，而是要以主动的姿态、创新的精神、热情的服务，准确把握自己的角色与定位，不断总结经验教训，努力适应工作要求，寻找恰当的工作方法，深切认同教学秘书工作的价值与意义，才能更加出色地做好相关的各项工作，为高校的教学工作和学校的长远发展作出应有的贡献，并最终实现自己的人生价值。

【注释】

(1)范利群，男，对外经济贸易大学法学院教学秘书。

(2)［2011－03－09］.http://www.uibe.edu.cn/uibeV12/gaishu/jianshu.htm.

(3)李丽虹.浅谈高校系级教学秘书的能力结构.青海师范大学学院：哲学社会科学版，2002（2）：100－102.

(4)朱云飞.高校教学秘书素养之我见.辽宁行政学院学报，2008（1）：215－217.

(5)李丽虹.浅谈高校系级教学秘书的能力结构.青海师范大学学院：哲学社会科学版，2002（2）：100－102.