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商务秘书印章管理工作

时间:2022-06-04 百科知识 版权反馈
【摘要】:第三节 商务秘书印章管理工作一、情景导入广进养鸡场会计余家和宏发家具有限公司总经理秘书林雨是好朋友。使用印章一般应经本单位领导人批准,办理签批手续,秘书人员不得擅自做主。

第三节 商务秘书印章管理工作

一、情景导入

广进养鸡场会计余家和宏发家具有限公司总经理秘书林雨是好朋友。一天,小余拿着一份该场拖欠某粮油公司80多万元债款的“还款计划”,急急走进宏发家具有限公司总经理秘书办公室,找林雨盖担保章。林雨稍稍瞄了一下这张“还款计划”,便拿出一枚标有“宏发家具有限公司”字样的印章敲在了担保单位一栏上。

第二年3月,广进养鸡场因经营不善,未能按“计划书”中的约定履行还款义务,粮油公司于是以广进养鸡场及宏发家具有限公司为被告向法院提起诉讼,请求判令被告支付货款并承担诉讼费。经法院判定:宏发家具有限公司作为广进养鸡场的担保单位,应义务承担赔偿责任,赔偿粮油公司80万元,逾期将强制执行

二、项目任务

作为秘书应如何保管和使用印章,宏发家具有限公司总经理秘书林雨在印章的管理过程中犯了怎样的错误?

三、任务分析

在上述案例中,宏发家具有限公司总经理秘书林雨在使用印章时没有遵循用印规定,在没有单位负责人授权的前提下擅自使用公司印章,给公司带来了重大损失。

印章是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。使用印章一般应经本单位领导人批准,办理签批手续,秘书人员不得擅自做主。秘书人员要严格执行监印制度,对不合法或不合手续使用印章、介绍信的,有权拒绝盖印或提出异议,而不能违反规定,“有求必印”,给自己和公司带来无法挽回的损失。

四、相关知识

(一)印章的种类

印章的种类很多,主要包括以下两大分类方法。

1.按质料分

印章根据其材料的不同,可以分为不同的类型,大概有以下几种:铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印、光敏印章等,下面我们将对部分印章进行简要介绍。

(1)钢印。钢印是用金属材料刻制的上下两部分凹凸相对,可以直接在文凭证件上压印出字迹的印章。一般用于需要贴照片的证件等。

(2)万次印。万次印又分为原子印和渗透印。原子印是用特殊材料、采用现代排版技术制作,将所需刻制的印章先制成印版,然后将原子油与印版经热压固化成型,属液体压铸;渗透印是将所需刻制的印章采用固体材料热压成型,然后再注入印油,属固体压铸。它们都有如下特点:字迹清晰美观,不易变形,使用方便,随印即平,永不褪色,可连续使用3万次以上,还可同时套用几种颜色,制作工艺先进,不易仿造,有利于印章的保密。

(3)光敏印章。光敏印章是由一种特殊的化工合成材料,通过专用设备瞬间发出强光辐射,使材料表面发生光氧化及热交联作用从而制成的印章。它具有成像极其清晰,无需印泥,即印即干的特点。与传统印章相比,光敏印章最大的特性,是除了中英文字外,可以把复杂的图案、人像甚至照片直接制作成印章,而且章面清晰,纤毫毕现。因此,光敏印章,又称被作时尚印章、卡通印章、人像印章、照片印章、写真印章等。

2.按性质分

按性质分,印章有单位印章、部门印章、领导人名章,还有业务专用章,如密封章、收发文章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、图书馆藏书章等工作用章。单位用章又称公章,是按照法定的规格、外形、尺寸和样式刻制的标明单位法定全称的印章,是一个机关或单位的标志和象征。领导人名章属于公务专用章,不同于个人私章,它具有行使职权的标志和权威作用,有些凭证不但需要加盖公章,还要加盖领导人的名章才能生效,比如政令、财务预算、银行支票、合同、毕业证书等都需要加盖领导人名章。专用章,即单位为了便于工作,专门刻制的用于某种特定用途的印章。这种印章只适用于印章上标明的适用范围,超过这个范围就失去法律效力。

(二)印章的作用

各级国家机关、企事业单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志,具有一定的权威性,这种权威性来自于国家机关和企事业单位及其领导人的法定性。就机关和企事业单位的建立方式而言,各级国家机关都是根据相关的组织法和编制法建立的,各种社会团体和企事业单位也依注册登记而具有法定地位;就机关和企事业单位的领导人权限而言,组织机关和单位的领导人都是经过法定程序产生的,担任一定的职务,具有某种权威。而印章就是机关、单位及领导人的职责权限的象征。公文和其他文件,在盖上机关、单位或单位领导人的印章之后,就受到该机关、单位的认可,并正式生效。大体上来说,印章的主要作用如下。

1.标志作用

只有得到法律认可的机构或人员(亦具有法人资格)才备有印章,并在印章上以印文的形式标明其法定名称(全称),对外联系工作均以印章作为标志。另外,印章还可作为密封的标志。

2.权威作用

任何一个机关或单位及负责人的印章、手迹都有一定的权威性。加盖印章后,在其职权范围内所发布的命令、指示、规定、制度等,就会发生效力,所属单位和人员就要服从、执行、照办。

3.法律作用

单位具有法人资格,其印章是单位的标志,按法定程序制发、用印后的公文和凭证就具有法律效力,在刑事诉讼和民事诉讼中负有法律责任和法律义务。

4.证明作用

各种各样的文凭证据,只有加盖公章后才能生效,才能表明某个机关或单位对此负有责任,人们才会相信它的效力。如任命书不盖印,任何职务的任命都是无效的;毕业证书不盖印,就无人承认其学历;现金支票不盖印,就不能取出现金等。

(三)印章的刻制

印章的刻制是一项十分严肃的工作,必须在刻制的权限、规格和手续等方面严格把关。印章刻制的权限,一般而言,法定组织的成立,由批准该组织的上级领导机关刻制并颁发印章,印章的规格必须按规定执行。各级党委的正式公章由机构名称、党徽和边线组成。按照国务院的规定:国家行政机关和企业、事业单位、社会团体的印章一律为圆形。各省、直辖市政府和国务院各部委的印章,直径5厘米,中央刊国徽,由国务院制发。国务院设置的议事机构、非常设机构的印章,直径5厘米,中央刊五角星,由国务院制发。县、市辖区政府的印章,直径4. 5厘米,中央刊国徽,由省、直辖市政府制发。乡、镇政府的印章,直径4.2厘米,中央刊五角星,由县政府制发。县政府的印章,不冠省市名称。乡、镇政府的印章,冠县的名称。

印章的刻制,必须严格按照国家规定办理,不论刻制哪一级单位的印章,都要有上级单位批准的正式公文,到公安部门登记,由公安部门指定刻字单位刻制,不得私自刻制公章。

印章的刻制程序:上级正式机关的批准→制发单位开具的公函→附样章到公安部门办理登记→公安部门指定刻制单位→刻制印章→选定启用时间→发出附印样的通知→双人同行取回印章→拆封检验→专人保管。

关于印章刻制问题,由于各地采取的管理细则并不统一,如有的省市在刻制印章时,并不要求必须到公安机关办理登记手续,而只需凭有效的证明(如工商局企业登记许可通知书)到公安部门指定的印章刻制厂家,由厂家在办理刻制手续时在与公安机关联网的电脑中代为办理登记备案手续。商务秘书在操作时可根据当地有关部门的相关规定执行。

(四)印章的启用、停用和缴销

1.公章的启用

公章在正式启用前,为让有关单位知晓新印模,必须选定启用日期,提前向有关单位发出正式启用通知,附上“印模”。还应填写“印模卡”,一式两份,一份留存,一份上交上级机关备查。办妥手续之后,到了规定日期,方可启用生效。

2.公章的停用

如机构变动、撤销或更换名称,公章应立即停止使用,停用公章要发出通知,说明停用的理由,并宣布原公章失效。通知中须附上印模,并标明时间。

3.公章的撤销

印章必须存放在办公室内,监印员不得把印章携带出办公室。在节假日期间,保安和值班人员应加强对印章保管处的保卫工作,以防止发生意外事故。如果重要印章如公章等丢失,必须报告上级机关,并向公安局登记,声明作废。凡是单位撤销,原公章应立即停用,也应尽快通知有关单位,宣布原章失效。通知中仍应附上印模,并写明停用日期。公章停用后即为废章,应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也应留下印模,以备日后查考。

机关或单位撤销更名或因其他原因而停用印章时,应由印章颁发机关及时收回封存或销毁。特殊情况,如机构被撤销,仅善后工作需要继续使用公章时,要指定有关机关或单位或专人妥善保管使用,待善后工作结束后及时将印章收回,并印发印章停用或作废的通知。作废的旧章用红色印油印在印模栏内。

(五)印章的保管

印章应由可靠的专人保管,并遵循保密原则,将其存放在保险箱或加锁的抽屉里。秘书人员使用印章之前,必须经过领导批准,并要作登记。凡不符合用印手续的,秘书人员有权拒绝受理。未经领导批准,秘书人员不得擅自用印,更不能以印谋私,违者要受纪律处分甚至法律制裁。

单位印章的保管必须做到以下几点:

1.企业的公章和领导人公务活动使用的个人名章必须指定专人保管。

2.保管公章和领导人名章要有必要的防范设备,如配置保险柜等。

3.监印员要认真做好印章的保管工作,每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁,不得擅自放在办公桌上,也不得把钥匙任意交给他人代开代用印。

4.印章必须存放在办公室,监印员不能把印章携出办公室。

5.节假日期间,值班人员要加强对印章保管处的保卫工作,防止印章被盗事故的发生。

(六)用印制度

印章管理要制度化、规范化。盖用单位公章,用印人必须填写“用印申请单”(见表2. 2),经本单位的主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。一般证明用印可由办公室主任批准,或遵循上司所确认的用印惯例。

印章使用的程序:申请→填写用印申请单→专人审核签名→用印→登记。

表2.2 用印申请单

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秘书部门必须建立用印登记簿,登记内容包括用顺序号、用印时间、文件标题、发往机关、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等,以备查考(见表2. 3)。

表2.3 用印登记表

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加盖单位印章,原则上是哪一级的印章须经相应的哪一级负责人批准。如加盖单位公章,要由单位领导人审核批准;加盖部门的印章,要由部门领导人审核批准。监印员凭领导人批准用印的签名和核准的份数加盖印章并履行用印登记手续。但对一些日常事务工作须加盖印章,如办理一般联系工作的介绍信,单位领导人可委托管理印章的秘书人员具体掌握这方面的用章事宜。

加盖印章应视文件的具体内容而进行。原则上,对重大的事项,多使用企业的公章;如系某一方面的业务活动,多使用部门印章。一般来说,能使用部门的印章就不要使用单位的印章。

(七)印章的使用

加盖印章是使文件、材料生效的标志,所以印章要保持清洁,字迹清楚,印油均匀,使之清晰醒目。印章加盖要端正,不要倾斜,更不能颠倒。

印章加盖在文书的不同位置,其作用是不同的,常见的有这样几种。

1.落款章

加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性,即为落款章。凡文书应加盖落款章,无印机构可以借印,如工作组、调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章加盖落款章的部位,按照规定是在落款处的年、月之间,应“骑年盖月”。印章加盖之页,最好有正文记载,如果正文在前页已经叙述完毕,印章单独加盖一页时,必须在该页的1~4行之间写明“此页无正文”字样,以防止别有用心之人利用空白页,添加有害文字,使单位造成损失。

2.更正章

对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字,可以在改正后,用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信。

3.证见章

对以他人名义出现的文书盖章作证。如两个单位签订合同,请双方上级主管机关加印证见。摘抄档案内容要由档案保管部门证见;旁证材料由旁证人所在单位证见;个人邮政汇款,在需要时,也需要收款人所在单位盖章证见。

4.骑缝章

带有存根的公函、介绍信,印章要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。介绍信与存根衔接处必须骑缝加盖印章,以便必要时查核。

5.骑边章

重要案件的调查、旁证,以及座谈记录等材料,很多是由调查人自作笔录,为完备手续,除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外,必须将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,骑各页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑。

6.密封章

在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章,以确保传递途中没有私自拆封。

7.封存章

在封条上加盖印章以封存账册、财物,以及文件橱、仓库等,常常在节假日前夕或特殊情况下使用。

五、实践训练

(一)模拟训练

梁龙是厂办秘书,负责保管单位的印信。一天,有一份文件急等盖章,梁龙却怎么也找不到公章了。后来他猛然想起,昨天销售处王经理因业务需要,要开一封介绍信,自己当时正忙着,就拿出介绍信和公章给了王经理,让他自己填写、盖章,王经理用完后,不知将公章放在了什么地方,自己也忘了收。梁龙急忙给王经理打电话询问。王经理抱歉地说,昨天因为看见梁龙较忙,就将介绍信拿回自己屋里填写、盖章,章用完后忘了还给梁龙,还在自己的办公桌上呢。王经理急忙将公章拿过来还给梁龙,他才在文件上盖了章。

上述案例的秘书梁龙有哪些行为严重违反了印信管理规定?如果你是梁龙,你会怎么处理上述事务?

(二)综合训练

【实训背景】

郑州蓝天日用品有限公司是一家刚刚起步的日用品经营公司,各项规章制度尚未完善。翁眉是文秘专业的学生,毕业后应聘到蓝田日用品有限公司任总经理助理。上班一段时间后,翁眉发现单位的印章管理工作存在一些问题,于是她利用自己的专业知识,制作了印信管理基础性文件,同时还拟定了公司用印的相关文件,并报总经理批准。

【实训内容】

请你替翁眉制作印信管理基础性文件(包括用印申请表、用印记录簿、补、换发印鉴申请单等),同时明确用印流程及注意事项。

【实训要求】

在实训机房完成上述实训任务。

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