例1：档案工作规定（档案管理办法）
××市信息化监督管理局档案工作规定
第一章 总 则
第一条 为加强本机关各类档案管理，有效地保护和利用档案，为本机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《上海市档案条例》等法律法规，结合本机关实际，制定本规定。
第二条 本机关形成的档案是指机关在开展党的建设和行政管理等各项工作活动中形成的，对本机关和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的重要工作。机关档案工作应当纳入机关重要工作内容和议事日程，与其他各项工作同规划、同部署、同落实。
第二章 档案机构设置及职责
第四条 本机关档案工作职能部门设在办公室，办公室下设档案室。机关档案工作由一名领导分管，办公室负责人负责具体落实；档案室配备一名专职档案人员，负责机关各项档案管理工作；各部门指定一名兼职档案人员，具体负责本部门文件材料收集、整理和归档工作。专、兼职档案人员应保持相对稳定。
第五条 档案室及专职档案人员主要职责
1. 贯彻执行档案工作法律法规、方针政策，建立健全本机关档案工作规章制度。
2. 负责统筹协调本机关档案工作，指导本机关各类文件材料的形成、积累和归档工作，监督指导所属机构档案工作。
3. 统一管理本机关各类档案，按规定向有关档案馆移交档案。
4. 维护档案的完整与安全，提供档案利用服务工作。
5. 开展档案工作宣传，组织机关专、兼职档案人员档案业务学习和培训。
第六条 各部门兼职档案人员职责
1. 配合档案室宣传、贯彻执行档案工作法律法规、方针政策及机关档案工作规章制度。
2. 在档案室的指导下，按照要求对本部门在工作活动中形成的文件材料开展收集、整理和归档工作。
3. 参加档案室组织的档案业务学习和培训。
第三章 档案工作条件保障
第七条 机关档案工作所需经费应列入机关办公经费预算，由办公室统筹安排。
第八条 配置符合档案管理要求的专用库房和档案工作必需的设施设备，保障档案实体安全。
第四章 文件材料的收集、整理和归档工作
第九条 本机关归档工作实行文书处理部门立卷（组件）制度。全市性、综合性的会议、活动材料由办公室负责收集、整理、归档，其余文件材料按职能分工，根据谁负责、谁收集、谁整理的原则开展收集、整理和归档工作，涉及多个部门的工作由主办部门负责文件材料收集，协办部门形成的文件材料应交主办部门集中后，由主办部门整理、归档。
第十条 各部门负责人是本部门文件材料收集、整理、归档工作的主要责任人，各部门兼职档案人员是本部门文件材料收集、整理、归档工作的具体责任人。
第十一条 各部门日常工作活动中形成的文书类文件材料，应当按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》有关要求开展收集、整理工作，其他门类的文件材料按照国家、本市和本机关有关规定执行。
第十二条 文书档案应当在形成次年的6月底前归档；会计档案应当在会计年度终了后，由财务科保管一年后归档；科研、基建项目档案应当在项目完成验收后三个月内归档；其他专门档案根据有关规定执行。
第十三条 各部门应归档文件材料应当按照国家和本市有关规定开展系统整理，编制案卷（归档文件）目录，经档案室人员检查合格后，一并向档案室归档移交。
第十四条 归档移交须办理归档手续。交接双方根据案卷（归档文件）目录清点无误后，分别在移交清单上签字，同时由归档部门负责人及办公室负责人分别审核签字。案卷（归档文件）移交清单一式两份，双方各执一份。
第十五条 任何部门和个人不得将工作活动中形成的文件材料据为己有或者拒绝归档。
第五章 档案的管理
第十六条 本机关文书、会计、音像、业务等各种门类、载体档案由档案室实行集中统一管理。
第十七条 档案室应当制定《机关档案分类方案》，对各类档案进行科学分类、编号和排列。
第十八条 档案室应当建立档案库房管理制度，定期进行巡查并做好记录，确保档案库房符合“八防”要求。对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时进行处理。
第十九条 档案室应当制定应急处置预案，发现安全隐患或发生紧急情况，须立即向办公室负责人报告，及时处理。
第二十条 列入国家档案馆收集范围的档案，应当按照国家和本市有关规定向相关档案馆移交。
第二十一条 档案保管期满前六个月应当开展档案鉴定工作。档案鉴定工作应当在办公室负责人的主持下，由档案室人员与业务部门人员组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出处理意见。对确无保存价值的档案登记造册，经机关主要负责人批准后销毁。销毁档案应当指定两人负责监销，监销人须在销毁清册上签字。销毁档案清册永久保存。
第二十二条 档案室应当每年定期开展档案统计工作，对档案的移进、移出、室藏等情况进行统计，并按照有关部门要求报送统计报表。
第六章 档案的利用
第二十三条 档案室应当为机关各项工作提供档案利用服务，同时积极开展档案编研工作，主动挖掘档案信息，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第二十四条 档案室应当建立档案利用工作制度，严格利用程序，确保档案利用安全。档案利用应当做好登记。
第二十五条 档案室设置阅档室，利用档案一般在阅档室进行。
第二十六条 机关档案原则上仅提供本机关领导和各部门工作需要的利用。利用本部门档案，须经本部门负责人审核同意；利用其他部门档案，须经本部门负责人和办公室负责人审核同意；查阅、摘录涉密档案，须经办公室负责人、保密部门负责人及分管档案工作的领导审核同意。公检法等单位利用档案，须凭单位介绍信和本人身份证件，说明利用档案的目的，经分管档案工作的领导同意后，可查阅相关档案。
第二十七条 调离或退休人员，在办理离职手续前，须清退所借档案并由档案室签字，否则人事部门不得办理离职手续。
第二十八条 未经同意，查档人员不得擅自公开、公布档案内容。
第七章 考核、奖励与处罚
第二十九条 各部门文件材料收集、整理、归档工作纳入机关年终考核内容。对表现突出的专、兼职档案人员，机关应当给予奖励。
第三十条 对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《某某市档案条例》有关规定的责任人，机关应当根据相关规定予以处罚。
第八章 附 则
第三十一条 本规定自发布之日起执行。
例2：档案库房管理制度
××公司档案库房管理制度
1. 本单位各类档案实行档案室集中统一保管。档案室工作人员负责档案库房日常管理工作，维护档案完整与安全。
2. 档案库房是保存本单位档案的重要场所，非档案室工作人员未经许可不得擅自入内。
3. 档案库房应当独立设置，配备防火、防盗、防高温、防高湿、防霉、防光、防有害气体、防有害生物等设施设备，符合“八防”要求。档案库房温度控制在14—24摄氏度，湿度控制在45%—60%之间。
4. 档案室工作人员应当每天定时进行档案库房巡查，并及时做好巡查记录。发现破损、褪色、霉变档案要及时修复，确保档案实体安全。发现安全问题须及时向办公室负责人报告并按规定处理。
5. 档案库房应当保持清洁，不得堆放无关杂物。库内设施设备应当定期检查维护，确保正常运转。严禁在档案库房内安装明火装置。
6. 档案室工作人员出入档案库房应当随手关门、关灯，下班前应当切断电源，紧闭门窗。
7. 档案入库前须经过档案室工作人员检查，符合档案保管、保护要求后方能入库。
8. 入库档案应当依次排列上架，并根据实际情况编制档案存放位置索引图，便于查找利用。
9. 严格执行档案移进、移出登记制度，借出的档案归还后，应当及时放入档案柜、架，不得随意堆放。
10. 每年定期对室藏档案数量进行清点，做到账物相符。
例3：档案利用工作制度
××卫生保健中心档案利用工作制度
为更好地为本单位各项工作提供档案利用服务，确保档案利用安全，根据国家及本市档案法律法规有关规定，制定本单位档案利用工作制度。
1. 利用档案须填写《档案查（借）阅登记表》，并根据实际情况，经有关负责人、领导审核同意后方能利用。
2. 本单位工作人员因工作需要利用本部门档案，须经本部门负责人审核同意；跨部门利用档案，须经本部门负责人、办公室负责人审核同意；利用会计或其他业务档案，须经财务部门或业务部门负责人审核同意。利用档案原则上不得委托他人代办。
3. 查阅、摘录涉密档案须经保密部门负责人和分管档案工作的领导审批。
4. 公安、检察院、法院等单位因调查取证需要利用本单位档案的，须持单位介绍信及本人身份证件，经分管档案工作的领导审核同意后，查阅相关档案。
5. 需要复印档案的，须经办公室负责人同意，重要档案须经有关业务部门负责人及分管档案工作的领导审批。涉密档案一般不得复印。
6. 档案一般不外借，查阅、摘录档案原则上在阅档室进行。外借档案须经办公室负责人批准。
7. 在档案利用过程中，因保管不善造成档案丢失、损毁的，或未经许可擅自公开、公布档案内容，以及涂改、伪造档案的，依照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定依法给予行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
8. 调离或退休人员，在办理离职手续前，须清退所借档案并由档案室签字，否则人事部门不得办理离职手续。
9. 档案室工作人员应当对利用档案进行登记。
10. 档案室工作人员在提供档案利用的同时，应当积极收集档案利用成果，主动挖掘档案信息，开展档案编研工作，充分发挥档案在经济、社会发展中的作用。
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