档案著录的基本内容

第二节　档案著录的基本内容

《档案著录规则》规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

一、著录项目

著录项目是揭示档案内容特征和形式特征的记录事项。《档案著录规则》(DA/T18—1999)根据各种类型档案著录和目录编制的特点，将著录项目规定为七大项，在各大项下设若干小项。

(一)　题名与责任说明项

包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件六个小项。

(二)　稿本与文种项

包括稿本与文种两个小项。文件的稿本反映了文件的形成过程，不同稿本在形式、作用、有效性等方面都有差异，据此可鉴别文件的价值和可靠程度，是利用者识别和选择档案材料的重要线索之一。

(三)　密级与保管期限项

包括密级与保管期限两个小项。密级反映文件内容的机密程度，便于控制文件的利用范围。保管期限是根据档案价值确定的档案应该保存的时间。

(四)　时间项

时间是指文件的形成时间和案卷内文件的起止时间，它能够帮助人们了解文件产生的时代背景，对于深入理解文件内容，正确判断档案价值，具有重要意义。

(五)　载体形态项

包括载体形态、数量及单位、规格三个小项。

(六)　附注与提要项

包括附注和提要两个小项。附注指各著录项目中需要补充和说明的事项。提要是对文件和案卷内容的简介和评述，是利用者了解档案内容，选择所需档案的依据。

(七)　排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。它是在档案加工和整理过程中所形成的各种号码和标识，包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项。它是编排目录、指明档案存址，进行检索的主要途径，有着很重要的查检作用。

二、著录格式

著录格式是构成条目的各个著录项目在载体上的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》(DA/T18—1999)规定，一般可采用段落符号式(见图4-1)，实际工作需要时也可以使用表格式。所谓段落符号式，是将著录项目划分为四个段落，每个著录项目之间用特定的标识符号区分开来。段落符号式的优点是每一著录项目的字数不受限制，而且采用通用的标识符号分割各个项目，便于识别不同的著录事项，克服不同语言间的障碍，与国际通用的著录规则和我国国家标准《文献著录总则》的规定一致，有利于信息交流和资源共享。表格式是将著录项目名称及填写位置印刷成表格，虽然比较直观，但是每一著录项目字数受到表格的限制。

图4-1　档案著录段落符号式条目格式

段落符号式条目著录格式说明(实例见图4-2、图4-3):

(1)　段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。

(2)　实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式相同，其排列顺序可参照段落符号式。

(3)　无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按此格式著录。

(4)　著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

图4-2　档案著录实例(以文件为著录对象的著录条目)

图4-3　档案著录实例(以案卷为对象的著录条目)

三、著录用标识符号

为识别各著录项目、单元(小顶)及其内容，可添加如下规定的标识符:

.　置于下列各著录项目之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

=　置于并列题名之前。

:　置于下列各著录单元之前:副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

/　置于第一个责任者之前。

;　置于多个文件编号之间、多个责任者之间。

，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

+　置于每一个附件之前。

［］　置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()　置于下列著录内容的两端:责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

?　用于不能确定的著录内容，一般与“［］”号配合使用。

…　用于节略内容。

□　用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字，未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

—用于下列著录内容之间:日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

著录用标识符使用说明:

(1)　除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“.—”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时，则可省略该标识符。

(2)　“.—”符占两格，在回行时不应拆开;“;”和“，”各占一格，前后均不再空格。

(3)　如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.—”。

(4)　凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

(5)　不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

四、著录用文字和著录信息源

著录用文字必须规范化。汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。图形及符号应照录，无法照录的可改为其他形式的相应内容，并加“［］”号。

著录信息来源于被著录的档案。单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被著录档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料。

五、著录细则

(一)　题名与责任说明项

1.题名

题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征并使其个性化的名称。题名包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字。

(1)　正题名:档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目名称。正题名照原文著录。需要注意的是:没有提名的单份文件依据其内容拟写题名，并加“［］”号;单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“［］”号;单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和不损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示;案卷题名不能揭示案卷内容或过于冗长时，一般应重新拟写，将原案卷题名修改好后再著录。但是不可动辄重新拟写，特别是历史档案，原案卷题名的用词用语具有时代特征，一般不宜随意更改。

(2)　并列题名:以第二种语言文字(如外文、少数民族文字)书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，便于按两种不同的文字进行检索。并列题名前加“=”号。

(3)　副题名及说明题名文字:解释或从属于正题名的另一题名。必要时副题名照原文著录，当正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。副题名前加“:”号。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，必要时照原文著录，其前加“:”号。

(4)　文件编号:文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号照原文著录，其前加“:”号。

2.责任说明

责任说明著录责任者。责任者也称为作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

(1)　责任者只有一个时照原文著录，其前加“/”号。

(2)　责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“［等］”字表示。第一责任者之前加“/”号，责任者之间以“;”号相隔，职责或身份相同的责任者之间以“，”号相隔。例如:“/国家计委;财政部;商业部等”，“/中共北京市委办公室，北京市人民政府办公厅”。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”中，责任者之间用“，”号相隔。例如:“/舒适，项堃，上官云珠(主演)”。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”号中，职责或身份之间以“，”号相隔。例如:“/徐昌霖(编剧，导演)”。

(3)　机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。例如“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”;“湖北省人民政府政治协商会议”简称“湖北省政协”;中华人民共和国各部省略“中华人民共和国”，只著录部的名称;国务院直属局、委、办冠以“国家”二字，简称为“国家经贸委”、“国家税务总局”等。不得使用非通用简称，不得著录“本省”、“本部”、“本公司”、“省政协”等。

(4)　历史政权机关团体责任者，其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号，以便于了解该机构的所属朝代，并区分不同历史时期相同名称的机构。例如:“/(清)内阁”，“/(民国)外交部”等。

(5)　个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“()”号。例如:“/陈毅(外交部长)”。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。例如:由江泽民签署的中央军委文件，责任者著录为“/江泽民(中央军委主席)”。

(6)　清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“()”。例如:“/(清)李鸿章”。

(7)　少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时应按少数民族的署名习惯著录。

(8)　外国责任者姓名前应著录相应历史时期易于识别的国别简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。例如:“/苏)斯大林(Сталин，И.В.)”，“/(美)爱因斯坦(Einstein，A.)”。

(9)　文件所属个人责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“()”号。例如:“/胡服(刘少奇)”，“/茅盾(沈雁冰)”。

(10)　未署名责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“［］”号;经考证仍无结果时，以三个“□”代之，著录为“□□□”。

(11)　文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“［］”号。例如“/周［周恩来］”。

(12)　文件的责任者有误时，仍照原文著录，但应将考证出的真实责任者附后，并加“［］”号。例如:“/王国央［王国英］”。

(13)　考证出的责任者证据不足时，在其后加“?”号，一并录于“［］”号内。例如:“/［张治中?］”。

3.附件

附件是指文件正文后的附加材料。有些附件是正文的重要补充和说明，不可忽视。附件只著录题名，其前冠以“+”号。文件正文后有多个附件时应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。例如:“+工程项目单+北平市立中小学校校舍修缮工程标准说明书”。如附件题名过长也可简略，其节略内容用“…”号表示，自拟附件题名加“［］”号。

如果附件题名具有独立检索意义，亦可另行著录条目，并在附注项中说明。

(二)　稿本与文种项

(1)　稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“.―”号.

(2)　文种是指文件种类的名称。文种依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“:”号。

(三)　密级与保管期限项

(1)　密级是指文件的机密程度，密级依GB7156—87《文献保密等级代码》划分为6个级别。名称与代码如表4-1所示。

表4-1　文献保密等级代码

密级一般按文件形成时所定密级登录，公开级、国内级可不登录，对已升、降、解密的，应著录新的密级，其前加“.―”号。

(2)　保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般按案卷组成时所定的保管期限著录，其前加“:”号，对已更改的应著录新的保管期限。

(四)　时间项

时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.―”号。以单份文件为对象著录一个条目时，著录文件形成时间;以一组文件或一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录文件起止时间，即其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“—”号连接。

(1)　文件形成时间一般按以下规则著录:公私文书、信札为发文时间;决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间;条约、合同、协议为签署时间、技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间;获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间;科研实验报告、学术论文为发表时间;工程施工图、产品加工图为设计时间;竣工图为绘制时间;原始实验记录、测定检验报告为记录时间。

(2)　时间项依据GB2808—81《全数字式日期表示法》著录，一律用八位数表示，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7～8位数表示日。

(3)　历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。例如:“.―清乾隆十年9月26日(17451021)”。

(4)　没有形成时间的文件，应根据其内容、形式等特征考证出形成时间后著录，并加“［］”号。例如:“.―［19630124］”。

(5)　文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原文时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”代之，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。例如:“.―195□□□□□［19550307］”。

(6)　文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。例如:“19500105［19500115］”。

(7)　文件形成时间考证不出时，著录为“□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间，但应在附注项中说明。

(8)　如果考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“［］”号内，例如:“.—1935□□□□［19350916?］。

(9)著录起止时间时，无论是本年度或跨年度都要著录完整，不能省略年度，例如:“.―19890107—19891015”。

(五)　载体形态项

该项包括载体类型、数量及单位、规格三个小项。

(1)　档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不著录，其他载体类型据实著录，并加“.―”号。

(2)　数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位进行著录，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“:”号。例如“.―5页”，“.―唱片:3张”。

(3)　规格是指档案载体的尺寸及型号等，其前加“:”号。例如:“.―5页:260㎜×184㎜”，“.―磁盘:4片:3.5英寸”。

(六)　附注与提要项

附注项是著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项的顺序著录。著录时有则录，无则免，除确系需要外，一般可不著录。项目以外需要解释和补充的列在其后。附注项前加“.―”号，各附注项内容之间亦用“.―”号分隔。如每一附注都分段著录时，可省略该标识符。各项附注中使用的标识符可与各著录项目使用的符号相一致。各著录项目中需要说明的事项主要有以下几个方面:

(1)　题名附注:注明同一文件的不同题名或其他称谓。例如:对《新民主主义的政治与新民主主义的文化》一文，在附注项中注明“.―现名《新民主主义论》”。又如:“《中共中央关于无产阶级“文化大革命”的决定》一文，在附注项中注明“又名十六条”。

(2)　责任者附注:注明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称。例如:“责任者项据笔迹考证。”又如:对于《天津污染气象要素的研究》一文，除在责任者项中著录课题负责人之外，在附注项中注明“.―参加本课题人员还有边海、李檬、陈英、刘学军”。

(3)　时间附注:注明考证出时间的依据。著录非文件形成时间时应注明为何种时间。例如:“时间依据收文登记考证”，“时间为收文时间”。

(4)　载体形态附注:注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪色等情况。例如:“.―中间缺3页”，“.―西藏自治区统计表因污渍大部不清”。

著录项目以外需要注明的事项主要有:

(1)　被著录文件的不同稿本。例如:清代一些档案有汉文和满文两种版本，应在中文版的著录条目中附注项中注明“另有满文版”。

(2)　被著录文件另有其他载体形式应予注明。例如:为北京业余英语广播讲座教学唱片著录时，应在附注项中注明“.―同内容纸质铅印教材2本”。

(3)　被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。例如“.―复制件”。

(4)　被著录文件经考证为赝品者应予注明。

(5)　与被著录文件关系密切的相关文件应予注明。

(6)　需要注明的其他事项，如科研课题的获奖情况、音像档案的播放时间等。

提要项对文件和案卷内容的简介和评述，应力求反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)，简明扼要，准确清楚，文字流畅。提要在附注之后另起一段空两格著录，一般不超过200字。

(七)　排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项。

(1)　分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录，置于条目左上角第一行。

(2)　档案馆代号依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，置于条目右上角第一行。档案馆代号在建立目录中心或报道交流时必须著录。

(3)　档号是指档案馆、室在整理或管理档案的过程中赋予档案的一组代码。文书档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号，某些科技档案包括具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头，各号之间用“-”号相隔，占半格。例如:“21-3-57-6”。

(4)　电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行中间位置。

(5)　缩微号是档案缩微品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆代号齐头。

(6)　主题词或关键词。主题词是在标引和检索中用以表达档案主题的规范化的词或词组，关键词是取自文件题名或正文，用以表达档案主题并具有检索意义的未经规范的词或词组。主题词参照《中国档案主题词表》、《档案主题标引规则》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。主题词或关键词在附注与提要项之后，另起一行齐头著录。各词之间空一格，一个词或词组不得分作两行书写。