撰写会议纪要

第十六节　撰写会议纪要

一、会议纪要的概念

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。任何类型的会议都可印发纪要，尚待决议的或者有不同意见的，也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。

二、会议纪要的内容

1.会议基本情况介绍

会议纪要在开头部分概括介绍会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。

2.会议议定事项和会议精神

这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神、会议所形成的决定、决议准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，也要如实予以反映。

三、会议纪要的格式

会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上不用写主送单位和落款，成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。

1.标题

通常由“会议名称+会议纪要”构成，例如：“××公司第五届职代会会议纪要”。

2.正文

会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。

(1)导言。主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。导言不需写得太长，简明扼要，让人们对会议有个总体的了解。

(2)主体。主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等，都在这一部分予以表达。主体的写法一般有四种：

①分类标项式。这种写法适用于篇幅较长的会议纪要。有的会议开的时间很长，研究的问题很多，需将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分项撰写并冠以合适的小标题。

②新闻报道式。这种写法有点类似于新闻写作中的消息写作，适用于办公会等日程工作例会的纪要。内容包括会议进行程序、会议概况、会议议题、讨论意见、决定事项等，依次写出即可。

③记录摘要式。这种写法就是对会议记录的摘要整理，其特点是平直易写，有点像流水账。这种写法可以使每个人的意见得到比较明确、充分的表达，便于事后查考，有些为解决纠纷而召开的协调会会议纪要可采用这种写法。

④指挥命令式。这种写法主要用于写会议决定事项，会议情况一笔带过，简练明快，多用于安排部署重要工作的会议。一般都这样写：“会议决定：……”，“会议同意……”，“会议通过了……”等。

(3)结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾用语。

四、会议纪要的拟写要求

经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论和交待情况。其要求具体有以下几点：

(1)实事求是，忠于会议实际。

(2)内容要集中概括，去芜取菁，提炼归纳。

(3)条理清晰，层次分明，一目了然。