档案著录的组织管理

第三节　档案著录的组织管理

一、著录级别的选择

根据《档案著录规则》的规定，档案的著录对象可以是单份文件、一组文件、一个案卷或一组案卷。著录的级别由低到高分为:文件级、案卷级、文件组合级和案卷组合级。著录级别的选择决定了著录信息的专指度和著录工作的速度。著录级别低，著录信息的专指度就高，检索深度较深，但著录工作量大，速度较慢;反之，著录级别高，著录信息的专指度就低，检索深度较浅，著录的工作量相对小，速度较快。因此，档案部门应根据馆藏档案的特点和利用的需要，选择合适的著录级别，以保证适当的检索深度，同时，提高著录的速度和质量。

文件级著录是指以单份文件为著录对象，即一文一卡;案卷级著录是指以卷、册、袋、盒为对象进行的著录，即一卷一卡;文件组合级著录是根据文件之间的联系以多份主题内容相同的文件为对象进行的著录，如:同一问题的请示和批复，同一事由的来往信函，同一事件的来信及处理材料，同一内容的干部多份任免批文等;案卷组合级著录是以多个内容密切相关的案卷为对象进行的著录，即多卷一卡。这几种著录级别的特点和差异在于:

文件级著录比较准确、全面地反映了文件的内容和形式特征，专指性强，检索深度大。但文件级著录的工作量大，著录速度慢，而且逐份著录会造成重复现象，因为同一案卷中的文件主题往往是相同和相关的。

案卷级著录概括性强，著录工作量大大减少，著录速度较快。但专指度较低，往往不能全面、准确地反映文件的各方面特征，检索深度较小。

文件组合级和案卷组合级著录是根据文件级、案卷级著录的不同特点采取的权宜之计。这两种著录方式的条件是，被组合的文件或案卷应在内容上具有密切的联系，具有相同或基本相同的检索点。它们兼有文件级、案卷级著录的优点，既能较全面地反映档案主题，不影响检索深度，又能提高著录速度。但组合级著录须多一个工作环节，即先对内容相同或相关的文件或案卷进行组合，再进行著录。如果组合不当，将严重影响著录质量又增加了工作量，还会破坏档案整理体系的完整性。

著录级别关系着档案著录的深度和速度，档案部门应根据馆藏档案的实际情况、本单位具体条件和利用需要，选择合适的著录级别。在选择著录级别时，应保证适当的检索深度，同时，避免不必要的重复劳动，减少检索系统中的冗余数据，提高著录速度。一般来说，只要单位条件许可，应采用文件级著录，如果人力不足，可采用文件级和案卷级著录相结合的方法，即一部分使用价值大、使用频率高的档案采取文件级著录，而一部分利用率不高、卷内文件的内容单一的档案采取案卷级著录。此外，也可根据实际情况和需要，采用组合级著录方式对一组文件和一组案卷进行著录。

二、著录详简级次

著录项目分为必要项目和选择项目。根据《档案著录规则》的规定，著录的必要项目包括:正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、稿本、文种、密级、保管期限、载体类型、数量单位、规格、附注、提要、档案馆代号。

著录详简级次分为简要级次和详细级次。凡条目仅著录必要项目的称为简要级次，凡条目除了著录必要项目以外，还著录部分或全部选择项目的称为详细级次。

三、著录工作模式

在实际工作中，档案著录分为档案馆著录、档案室著录和分阶段联合著录3种模式。档案馆著录和档案室著录属于集中著录方式，而分阶段联合著录属于分散著录方式。

1.档案馆著录

档案馆组织专人负责著录，著录人员集中，专业化水平高，质量有保证。但这种著录方式一般缺乏人力保证，档案馆著录工作的进度往往落后于进馆档案的增长速度，造成进馆档案不断积压，无法为档案检索系统及时、全面地提供经过加工的档案数据，档案利用也随之滞后。

2.机关档案室著录

机关档案室人员负责本机关归档文件的著录。这种方式由机关档案室人员分担了档案馆的著录工作，减轻、免除了仅由档案馆进行著录的压力，使档案馆能腾出更多时间做档案信息资源的深开发工作和提供利用服务工作。同时，又能提高机关档案检索水平。这种著录模式适用于档案数量形成不多的小型机关。大、中型机关每年形成的档案数量很大，多达千卷，机关档案室人员无力及时完成机关全部档案的著录工作。

3.文件制作人员、文书处理人员和档案人员分阶段联合著录

这种著录模式顺应了文档管理一体化流程的特点，在文件制作、审核、文书处理、立卷归档等不同阶段分别著录有关内容，将著录与立卷归档同步完成。其具体流程如下:

(1)　文件撰稿人对文件进行主题标引，标出该文件的主题词。

(2)　审稿人对主题词的准确性和规范性进行审核。

(3)　发文时将主题词印制在文件上，正本发出，副本留存归档。

(4)　将机关收发文登记与著录合为一体，即以著录项目作为登记项目，对于不属于归档范围的文件其登记项目可简略一些。某些项目如档号、缩微号等无法填写的可暂时不填。

(5)　立卷时对文书处理阶段著录的内容进行检查，补充相关著录事项，将著录结果与案卷一并归档，并将著录条目和档案一起向档案馆移交。利用文档一体化管理软件可以自动将文件登记单转换成档案著录表格。

这种著录模式的特点是将著录工作的提前至文件生成和处理阶段，由文书人员和档案人员分阶段共同承担文档的著录工作，实行档案著录与归档同步进行，可及时保证档案著录工作的完成，从而防止了积压和滞后。由文件撰稿人承担文件的主题标引工作，有利于保证著录的质量，因为他们对文件的主题内容最为了解，给出的主题词比较准确和全面。另外，采取这种著录模式能够促进机关文件、档案检索系统的健全和完善，为机关档案检索自动化奠定基础。但这种著录方式比较分散，涉及不同岗位的工作人员，需要加强对著录全过程的管理和质量监督。