关于档案著录的规范

档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等；形式特征是指档案的题名、责任者、形成时间、地区、档号、文种和载体等。

为了推行档案著录的标准化和规范化，我国制定并颁布了行业标准《档案著录规则》，作为全国档案著录的规范性依据。这个规则主要包括以下内容。

（一）著录项目

档案的著录项目是指用以揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，档案的著录项目有以下七项：

1. 题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件等六个单元（小项）。

2. 稿本与文种项。该项包括稿本、文种等两个单元。

3. 密级与保管期限项。该项包括密级、保管期限等两个单元。

4. 时间项。

5. 载体类型及形态项。该项包括载体类型、数量及单位、规格等三个单元。

6. 附注与提要项。该项包括附注、提要等两个单元。

7. 排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。

这些项目中正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目。只著录必要项目的，称为著录简要级次；除了著录必要项目，还全部或部分著录选择项目的，称为著录详细级次。

（二）著录格式

著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式的条目格式。

段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式，这种格式对每个著录项目的字数不设限制。段落符号式条目著录格式见图7-1。

图7-1　段落符号式条目著录格式
注：卡片四周应各留出1cm空隙。