人事档案材料一览表

人事档案管理_文书处理与档案管理

一、人事档案的概念

人事档案是在人力资源管理中形成的，以个人为单位整理保存的，关于个人经历、思想德行、学历履历、能力业绩、劳动合同、职称职务、奖励处罚等方面记录的资料，是单位和组织了解、使用、选拔、培养人才，开展人事管理工作的重要依据。

1991年中央组织部、国家档案局联合颁发的《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)，是一个法规性的文件，是各级干部人事档案管理部门制定具体管理制度的依据。

二、人事档案的特点与作用

(一)人事档案的特点

与其他专门档案相比，人事档案具有以下显著特点。

1.真实性

真实性是指人事档案材料的来源、内容和形式必须真实可靠，任何伪造、捏造、缺乏事实根据的材料都必须加以剔除，这是人事档案最重要的特征。

2.动态性

人事档案立卷后，其内容和数量不是固定不变的，随着当事人情况的变化，包括学历的提高、职务与职称的晋升、工作岗位与单位的变更、奖励与处分的发生、离职与退休等，新的材料不断形成，使人事档案不断扩容，因此，人事档案处在增量的过程中。

3.现实性

人事档案与现实的关系十分密切，这可以从两方面看:一是人事档案不断记录和反映个人在现实中的学习、工作等活动情况;二是人事档案是人事(劳动)部门正确使用人才、考察培养选拔干部、合理解决工资待遇问题的一个重要依据。组织、人事、劳动部门在开展人事管理工作中，要经常查阅人事档案。反映现实，直接为现实工作服务，查考利用频率高，是人事档案区别于其他档案的重要标志，构成了人事档案的一个重要特点。

4.保密性

人事档案是个人身份、历史、待遇、奖惩的信息，其中有的是个人向组织递交的资料，有的是组织对个人审查的资料，这些资料都涉及公民个人隐私，必须由组织严格控制，只能用于人事管理，不得外流，一旦泄露就会被别有用心的人利用，侵犯和危害当事人的声誉和利益，特别是对于一些担任重要领导职务的人员，其人事档案还是党和国家以及社会组织的机密。人事档案管理者由于工作的需要，经常接触人事档案，必须牢固树立秘密意识，严禁泄密，泄密人事档案是违法的行为。

5. 流动性

市场经济打破了传统计划经济体制下劳动者终身归属于一个单位的状况，也改变了社会的生活方式，人员的流动迁徙成了现代社会的常态，人们在求学、工作、创业等方面的变动、迁移，造成人事档案的流动性。只有使人事档案与人员管理相统一，才能发挥人事档案的作用，做好人事管理工作。如果人、档脱离，就丧失了人事档案为现实服务的特性。因此，人事档案必须坚持“档随人走”，人档统一，在人员调至新的单位或地区后，必须将其人事档案转往新的人事档案管理部门。

(二)人事档案的作用

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案的作用主要体现在以下几方面:

1.组织了解、使用员工的重要手段。组织、人事工作的根本任务是知人善任、选贤举能。而要知人，就要全方位了解人。了解的方法，除了直接考察该人员的现状外，还必须通过人事档案掌握其过去表现和全面情况。可以说，人事档案为单位求才、人力资源开发、量才录用、选贤举能，提供丰富、动态、真实有效的原始资料和凭据。

2.解决当事人个人问题的凭证。人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，可以为个人求职、职称评定、工资待遇、工龄计算、办理社会劳动保障和退休手续、出国政审和涉外公证、报考公务员和研究生，提供重要的信息和依据。

3.解决历史遗留问题的钥匙。由于种种原因，在现实生活中，遭受不公正的处理和对待，甚至蒙受冤假错案或历史遗留问题的事情时有发生。社会的变迁、政策的变化，也会给当事人造成不公平的待遇。作为当事人历史与现实原始记录的人事档案，可以为查考、了解和处理这些问题，提供可靠的线索或凭证。

4.编写人物传记和史书的宝贵资料。人事档案是在组织、人事部门形成的，经过组织鉴定的，其中还有当事人自述或填写的材料，因此内容真实，情节具体，时间准确，可信度高，在研究名人、撰写人物传记以及研究各种史学方面，提供了宝贵的史料和佐证。

三、人事档案的分类

我国的人事档案一般根据当事人身份分为干部档案、工人档案、学生档案等。根据中央组织部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》，人事档案分为正本和副本两大类。

人事档案一般产生于单位组织的人事管理活动，主要包括个人的基本材料、主要经历、相关考核和评价等几大部分，根据《条例》，人事档案可分为正本和副本两大类。

(一)人事档案正本

人事档案正本是全面反映一个干部的历史和现实情况的材料，分为10大类，是个人的全部原始材料的总和。具体内容如下:

第一类，履历材料。

第二类，自传材料。

第三类，鉴定、考核、考察材料。

第四类，学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)。

第五类，政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料)。

第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

第七类，奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹)。

第八类，处分材料(包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见)。

第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。

第十类，其他可供组织参考的材料。

(二)人事档案副本

人事档案的副本是人事档案正本主要材料的复制件(重复件)，副本根据工作需要建立。人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件(或重复件)构成:

第一类，近期履历材料。

第三类，主要鉴定、干部考核材料。

第四类，学历、学位和评聘专业技术职务的材料。

第五类，政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。

第七类，奖励材料。

第八类，处分决定(包括甄别、复查结论)材料。

第九类，任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。

其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

四、人事档案的收集、鉴定与归档

(一)人事档案的收集

人事档案的收集内容和范围应严格按照干部人事档案的分类进行。

收集渠道主要有组织、人事部门，人力资源管理及开发部门，党团组织，干部审查部门，纪检、监察、司法、检察等部门，科技、业务部门，各种教学单位或培训部门等。人事档案管理部门应同形成人事档案材料的各部门建立和健全人事档案材料的归档制度。形成人事档案材料的部门应主动及时递交、归档人事档案材料，人事档案管理部门应不失时机地向有关部门收集形成的人事档案材料。

(二)人事档案的鉴定

在收集中必要的鉴定甄别工作也必不可少，鉴别归档材料的具体做法如下:

第一，真实性鉴别。要防止不是本人的档案材料混入档案内，发现有同名同姓、同名异姓、同音异字的，或不属于归档内容和重复多余的材料，应清理出来。例如，某学院某年招生处工作人员误把一位新生的名字的“厦”字输入成“夏”字，结果造成该学生毕业时无法拿到毕业证的障碍。

第二，完整性鉴别。每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

第三，手续鉴别。组织形成的材料，应有组织印章。个人撰写的材料，应有个人签名和书写时间。处分决定、组织鉴定、组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。

【范例阅读】

谁动了我的档案?

徐先生从一家公司离职后多次应聘，每到最后关头却总是失败。终于有一次，徐先生得知自己档案里被原公司塞了一份“处分”决定，称其“长期在外四处招摇撞骗”“公安部门已立案查处”。面对这份莫须有的、本人毫不知情的“处分”决定，徐先生把原公司告上了法庭。

资料来源:陈琳:《档案管理技能训练》，机械工业出版社2009年版。

互动问题:徐先生向法庭控告原公司的理由是什么?

第四，属性鉴别。干部、职工在工作中形成的材料很多，但不一定都是人事档案，对人事档案的鉴定可参见表11-1。经过鉴定以后，不属归档范围的材料不得归档，对应退回本人的材料，经领导批准后退还本人。对清理出来需要销毁的材料，须详细登记，并报请主管负责人审查批准，方可销毁。履行这一程序，是为了防止随意销毁人事档案材料，造成不可挽回的损失。任何个人不得私自销毁档案材料。

表11-1 人事档案鉴定参考

(三)人事档案的归档

各社会组织的人事档案归档都应严格按照党和国家规定的干部人事档案的归档要求进行。归档要求是:

(1)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

(2)材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

(3)归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

(4)载体一般应使用规范的办公用纸，材料左边应留出2cm～2.5cm装订边。

(5)文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

五、人事档案的整理

人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个人的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。

为了实现干部人事档案整理工作的规范化，中央组织部根据《条例》及有关规定，专门制定了《干部档案整理工作细则》。这也成了各企事业、社会团体人事档案整理工作的参考依据。根据细则的要求，整理工作必须做到:认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

每类人事档案材料整理后，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地认真进行填写。

(一)分类

人事档案按照《条例》规定的分类方法分为十大类。每一类材料的前面放一张分类纸，上面印着每一类的名称，分类纸起引导的作用。

(二)排列

排列的方法有:

1.按时间排。按照材料形成时间的先后顺序排列，形成早的材料排在前，形成晚的材料排在后。

2.按重要程度排。按照材料的重要程度及材料之间的联系进行排序。重要程度高的材料排在前，重要程度低的材料排在后。

3.混合排。时间排序和重要程度排序结合使用。适用于一个类别里有多个小类材料的情况。如第九类包含录用、任免、工资、待遇、出国、退休等材料，可先按小类集中排序，再在小类里根据形成时间顺序排列。

(三)编号

编号是指为人事档案材料编上号码，编号的目的，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便检索、利用。

人事档案的编号是给每份材料编上“类件号”。类件号是类号和件号的统一。类号是指人事档案材料的十大类别号，件号是每类中每件具体材料的排序号。编号可用铅笔标在每份材料首页的右上角，格式如下:

1-1、1-2、1-3………

2-1、2-2、2-3……

3-1、3-2、3-3……

…… …… ……

前面的数字代表材料所属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号，如“1-1”表示第一类中的第一件材料，以此类推。也可以在每份文件首页右上方空白处加盖“类件号”章(如表11-2所示)。

表11-2

在每份材料的右上角编上类件号的同时，用铅笔在材料的每一页正面的右下角，背面的左下角编上页码。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将插页顺着上页编上号码，再将以后的页码顺编。

(四)编目

每卷(盒)人事档案必须有详细的档案材料目录。人事档案材料的编目就是编制人事档案材料的目录，即“盒内文件目录”，就是每一个案盒或案卷内所有文件按照编号顺序列出的清单。目录对人事档案的位置起固定和索引的作用，目录要放在每个人事档案盒里的首页。

人事档案目录的主要项目一般包括以下几项:一是类号，二是件号，三是材料名称，四是材料形成时间，五是页数，六是备注，注明人事档案卷(盒)内材料的变化情况。卷(盒)内文件目录式样见表11-3:

表11-3

每类目录之后，须留出适量的空格和空页，供补充档案材料时使用。

(五)档案盒的编号、排列、编目

2001年实施的《归档文件整理规则》提出，不必整卷装订，可以“件”为单位整理。这一新的文书档案整理方法也适用于人事档案的整理。每个员工的档案材料整理成件之后，应单独装盒(或档案袋)。

人事档案往往以个人为单位装盒，也就是将个人的全部档案材料装入一个盒中，每人独立占用一个档案盒。这就需要对所有的人事档案盒进行排列和编号。

常用的编号方法有以下几种:

1.按姓氏拼音字母排列

按姓氏的拼音字母次序排列，编大流水号。遇到重名的员工，可以按照入职时间编号，入职早的排在前面。

2.按姓氏笔画排列

按照姓氏笔画的多少来排列，遇到相同姓氏并且名字的笔画数目相等，就可以考虑姓氏后面的第一个字的音序或不相同的第一笔是横还是竖、撇、捺、折。

3.按部门——年度排列

部门结合员工入职年度排列，每个部门有一个固定的代号，该部门的员工按入职时间先后编流水号。如生产部2012年入职的第一个员工的档案盒可编号为SC-2012-01。

人事档案盒按照编号顺序进行排列后，还须编写案盒目录，用来固定每一个员工的人事档案的顺序，也可以起到档案检索的作用。

六、人事档案的管理

我国人事档案的管理工作主要是干部档案和企业职工档案的管理，国家对这两大类人事档案的管理分别做出了规定。

(一)干部档案的管理

干部档案管理体制是依照1990年中央组织部颁布的《干部档案工作条例》的规定。干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。所谓集中统一和分级管理，就是县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理。每一级干部都有相应的管理组织机构，干部的管理权归属哪一级组织，他的档案也归这一级组织管理。县以下机关、单位的干部档案由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要有固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。

县以上(含县)的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查，按照每千人档案配备一名专职干部的比例配备管理人事档案人员，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。

(二)企业职工档案管理

企业职工档案管理是依据1992年颁发的《企业职工档案管理工作的规定》，实行“人档同在一处”的原则。

职工档案在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由所在企业的劳动、组织人事部门管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

职工离职后，其档案由原来所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。职工死亡后，其档案由原管理部门保存5年后，移交企业综合档案部门保存。

人事档案一般放在有人事管理权的单位。有些单位没有人事管理权，其员工的人事档案可以办理人事代理。人事代理是指由政府人事部门所属的人才服务中心，按照国家有关人事政策法规要求，接受单位或个人委托，在其服务项目范围内，为多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人才提供人事档案管理、职称评定、社会养老保险收缴、出国政审等全方位服务，同时向委托方收取托管费。

(三)档案的转递

档案的转递是指由于多种原因，人事档案的主管部门发生变化，将人事档案转至新的主管部门的过程。

人事档案转递的原因很多:员工职务变动(提拔、免职、降职)改变了主管单位;员工跨单位、跨系统调动;员工所在单位撤销或合并入新单位;干部任免权变化与人事管理范围的调整，人事档案的管理范围也进行相应的调整;员工所在单位的隶属关系发生变化;干部进入院校学习毕业后统一分配;中专、高等院校毕业生就业;军队干部转业到地方安置或复员;员工离休、退休后异地安置;员工辞职、退职、开除公职、刑满释放、解除劳教后重新就业的;形成人事档案材料的单位需要向主管单位人事档案部门移交的等。

为避免发生“有人无档”或“有档无人”这些人档分离的现象，必须及时转递人事档案。《干部档案工作条例》规定:“干部工作调动或职务变动后就及时将档案转给新的主管单位。”《企业职工档案管理工作规定》也指出:“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞职等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。”

人事档案转递工作要确保人事档案材料的绝对安全。转递人事档案只能用机密件通过机要交通转递，也可派专人送取，不准本人自带，不得以平信、挂号、包裹等形式公开邮寄。凡转递人事档案，均应密封并加盖密封章，详细填写统一的“人事档案转递通知单”，确保其绝对安全。

【知识拓展】

大学生毕业后档案管理

目前国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法:

一是把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。优点是在生源地就业后办理手续简单方便，缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

三是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

资料来源:《大学生毕业后档案往何处去?》，http://www.360doc.com/content。

七、人事档案的利用

人事档案管理的最终目的是为了更好地利用人事档案。但人事档案的利用不同于一般的档案材料，必须因工作需要才能查阅，还应遵循一定的规定和办理一定的手续。

(一)查阅手续

正规的查阅手续包括以下内容:首先，利用单位应根据有关部门的具体规定，派可靠人员到保管单位查阅室查阅。由查阅者递交查阅单位的查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字。最后，由人事档案管理部门审核批准。人事档案部门对查档申请进行审核，有权决定是否给予查档和查档范围。

查阅档案者必须严格遵守保密制度和《中华人民共和国档案法》有关规定，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

查阅档案的单位或个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

(二)外借手续

档案一般不借出使用。如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，借阅单位不得擅自转借他人。

人事档案借出库房须满足一定的条件，例如，本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

借档单位(部门)向人事档案部门递交借档申请，内容与查档申请相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。

人事档案部门要进行借档登记，把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

归还时，及时在外借登记记录上注销。

(三)出具证明材料

这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。