电子档案的管理

案例导入

2001年9月11日是令全世界格外震惊的日子，这一天，恐怖分子在经过精心策划后，利用数架民航客机分别对美国东部主要城市纽约和华盛顿的几个重要建筑物目标实施打击，造成了震惊世界的“9·11”悲剧。“9·11”悲剧不仅夺去了数千人的生命，同时也摧毁了许多公司赖以生存的文件等数据资料，其中主要是电子文件。有人悲观地预言：某些公司可能就此永远消失。但也有公司在第二天就恢复了正常运作，著名的摩根-斯坦利就是其中之一。

一、电子档案的特点

电子档案是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性。因此，在管理上与传统档案有很大差别。电子档案具有如下特点。

（一）保管位置较分散

传统档案实行实体集中统一管理形式，单位的档案集中于本单位档案室。而电子档案则不可能按照上述方式集中管理，它的相当一部分是通过档案部门掌握其逻辑地址而进行控制；有些部分是通过下载将信息转移到保存介质上而集中于档案部门；还有一些电子档案是采用在线集中，即将信息转移到档案部门指定的地址中进行管理。电子档案管理相对分散且形式多样的特点，加大了管理的复杂程度。

（二）保管技术程度高

电子档案的生命是由载体、信息和系统三个部分所构成的。这三个部分的存在和影响因素不一致，也不同步。它们之所以能够构成完整的电子文件或电子档案，是人们通过一定的技术手段将其联结在一起的。电子档案的载体——磁盘是化工制品，老化、污染、磁场等都会影响它的质量，从而破坏信息记录；电子档案信息易受误操作、恶意更改或病毒的侵害；计算机软、硬件系统的升级换代会造成原有环境下生成的文件无法识读和利用。对上述三个方面因素进行管理和控制的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式，是信息化环境下原始记录保管的重大课题。

（三）信息再利用及时

电子档案信息在计算机网络系统中再循环的即时性强。传统档案信息在现行活动中的转化方式有两种：一种方式是在单位使用档案的过程中将有关信息提取出来，融入现行文件当中；另一种方式是档案部门编辑一些档案参考资料，提供给单位使用。前一种方式的信息使用过程具有一次性；后一种方式的信息虽专题性、系统性强，但转化过程慢，时效性较低。在计算机网络系统中，电子档案信息可以同时以不同的形态分流，即电子档案归档的同时，那些具有数据价值的信息被数据库采集，有资料价值的进入资料库，又成为新的电子文件的来源。

（四）可以在线利用

电子档案的利用可以采用非在线方式，但是更多的情况下是采用在线方式。电子档案在线利用的方式对于用户来说，基本上摆脱了地域和时间限制，调阅文件的主动性强、批量大和表现方式多种，使文件查找速度快，可以实现信息或数据的共享，因此这种方式能够充分发挥信息系统的优越性。由于在线利用是一种信息管理者与用户非接触式利用方式，所以，利用过程中的信息真实性证实方式、信息复制和公布的权限、信息拥有者及内容涉及者权益的保护等问题等，都是在管理中需要加以解决的。

二、电子档案的种类

（一）按电子档案的存在形式划分

1.文本文件

指利用文字处理技术生成的文字文件、表格文件等。

2.数据文件

数据文件一般以数据库的形式存在。

3.图形文件

指运用计算机辅助设计或绘图等手段生成的静态图形文件。

4.图像文件

指借助视频设备获得的动态图像文件，如使用扫描仪扫描的各种原件画面、用数码相机拍摄的照片等。

5.声音文件

指采用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

6.多媒体文件

指借助计算机多媒体技术制作的由文本、图像、影像、声音等若干种文件合成的多种媒介的文件。

7.命令文件

指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机语言。

（二）按电子档案的功能划分

1.主文件

指表达作者意图、行使职能的文件。

2.支持性文件

主要指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。

3.辅助性、工具性文件

主要指在制作、查找主要文件过程中具有辅助和工具作用的文件。如，计算机程序类文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

（三）按电子档案产生的环境划分

按电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

（四）按电子档案的属性划分

按电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

（五）按电子档案的生成方式划分

按电子档案的生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

三、电子档案的管理

（一）收集工作

1.收集要求

电子档案有文本文件、图形文件和图像文件。对电子档案的收集积累应按照纸质档案收集范围的规定，考虑电子档案的特点。要收集积累电子档案的软硬件系统设备材料，记录重要文件主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿。为了实现对正式的纸质档案进行全文信息自动检索，与正式文件定稿内容相同的电子档案也应收集积累。

2.收集方法

电子档案的收集往往是在计算机网络系统上进行的，由于系统有自动记录的功能，可用来记载电子档案的形成、修改、删除、责任者和入数据库时间等。用载体传递的电子档案，要按规定进行登记、签署，更改处要填写“更改单”，按更改审批手续进行，并存储备份件，防止出现差错。电子档案的收集积累应由形成部门集中管理，不得由个人分散保管。对于网络系统，应建立积累数据库，或在电子档案数据库中将对应在收集积累范围内的电子档案注明积累标识。

3.档案备份

电子档案收集工作还应注意：及时按照要求制作电子档案备份，每份电子档案均需在“电子档案登记表”中登记，电子档案登记表应与电子档案的备份一同保存。电子档案登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（二）归档工作

1.归档方式

电子档案的归档方式有物理归档和逻辑归档两种。

（1）物理归档，是将计算机及其网络上的电子档案集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（2）逻辑归档，是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，档案部门通过网络接收、控制与管理电子档案。

2.归档时间

电子档案的归档时间有实时归档和定期归档两种。

（1）实时归档，是在电子档案形成后即时归档。

（2）定期归档，是按规定的归档周期归档。

采用逻辑归档的单位，应尽可能实时进行，以免发生失控；采用物理归档方式的单位，电子档案的归档时间可借助纸质文件归档经验，遵照有关规定定期完成；双套归档的电子档案和纸质档案，归档时间应统一。

3.归档要求

（1）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。

（2）归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。

（3）归档的电子档案要整理。文件形成部门应对文件载体进行整理，在其包装盒表面粘贴说明性标签，注明编号、名称、密级、软硬件环境等，填写“归档电子文件登记表”。

4.归档手续

电子档案经检验合格后，形成部门或档案部门要履行归档手续，即形成部门与档案部门均应在“归档电子文件登记表”和“归档电子文件检验登记表”上签字或盖章。这两张表格各应一式两份，移交双方各留存一份备查。

（三）鉴定工作

电子档案的鉴定工作是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子档案，并予以销毁。也可以说，它是保证归档电子档案准确、完整、系统，确定档案属性的工作。电子档案的鉴定内容，主要体现在以下两个方面。

（1）归档电子档案的原始性、准确性和完整性。即是否是形成时的，或通过审批更改的电子档案；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子档案；是否是组成完整的系统的电子档案。

（2）确定电子档案的价值和保管期限。这主要取决于电子档案内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家的档案保管期限表确定其保管期限。

电子档案归档的鉴定主要是在归档前，由电子档案形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子档案内容进行鉴定。主要工作有：鉴别电子档案的价值，同时对其记录载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子档案的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。在电子档案管理过程中也有鉴定问题，其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。这两个阶段的鉴定工作是互相联系、相辅相成的。

（四）保管工作

1.存放方式

电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘应垂直放置，防止变形和受重物挤压。电子档案整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，不允许使用其他物品捆绑、固定载体，防止划伤载体。

2.库房温湿度控制

电子档案各种磁性载体库房的温度应为15～27℃，相对湿度为40%～60%。光盘档案保管的环境温度应为14～24℃，相对湿度为45%～60%。

3.预防有害因素的影响

电子档案应放在一定的器具内，防尘、防光、防火、防磁、防有害气体。

4.检查保存状况

每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，发现问题应采取恢复措施。

（五）利用工作

1.供电子阅览室阅览

电子阅览室配备专用的计算机阅览设备，为利用者提供良好的阅档环境，方便对利用者进行指导，利于控制电子档案使用情况和保护电子档案。不便在计算机网络上浏览的以及具有机密性的电子档案，可以在电子阅览室提供利用。要建立相关的阅览制度，对利用者阅览、拷贝、摘抄档案的手续和权限等作出明确的规定，保证电子档案的安全。

2.复制

按照有关规定，向利用者提供复印文件以及拷贝在各种载体上的电子档案复制件的利用方式。

3.出借

在单位内部，因工作的特殊需要，会有借出电子档案磁盘或光盘在工作岗位上利用的方式。电子档案的出借必须建立严格的审查与借阅制度。借出电子档案要履行借阅手续。

4.在线利用

在线利用是指在网络上进行电子档案的利用活动，包括局域网服务和互联网服务。

（1）局域网有特定的服务范围，主要用于电子档案的查询。尚未开放的档案信息应在局域网进行利用，根据利用者的利用权限提供利用。

（2）互联网用于开放档案的提供利用，其服务的具体形式多样，包括提供档案信息检索、开放的档案目录、公布档案原件、网上展览和电子档案汇编成果展示等。

四、注意事项

（1）可以采用双套制归档。为了在计算机系统或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案的完整性和真实性，可以采取双套制归档。双套制归档指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。实行双套制归档的主要是具有法律凭证作用的、需要确保其安全、秘密和真实性的电子档案。

（2）电子档案在归档时要进行技术鉴定。鉴定的内容包括：档案的技术状况是否完好；支持软件以及配套的纸质文件和登记表格是否完整等。检验的结果应填写“电子档案接收检验登记表”。

（3）要维护电子档案信息的安全。应运用电子信息安全防护的技术手段，如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份和信息迁移等，保护电子档案信息的安全。

案例分析与点评

本节“案例导入”中摩根-斯坦利的办公室在“9·11”事件中毁于一旦，但该公司却在第二天就正常运转了。摩根-斯坦利“打不死”的秘诀就在于它采用了先进的技术对电子文件等数据资料实施了防灾难备份。除了与其他公司一样，在公司内部建立起正常的文件数据的备份之外，摩根-斯坦利还在离世贸中心数公里之外专设了一个办事处，不间断地即时备份它们的电子商务文件数据，如果文件数据形成地的原始数据被毁，通过异地保存的备份数椐，公司仍然可以很快地继续运转。摩根-斯坦利的电子文件数据是通过光纤传输来实现电子文件数据的异地实时在线备份的。由于使用光纤，其传输速度很快，可以达到1000兆级，因此在世贸大厦倒塌前，摩根-斯坦利能够通过高速通信线路即时地从世贸中心的服务器和主机上源源不断地向位于新泽西州的公司电脑传输数据，实施在线备份。