电子档案管理

电子档案管理_文书处理与档案管理

一、认识电子档案

电子计算机的普及应用对人类社会活动产生了极其深远的影响，电子文件成为当今信息化建设的基本构成要素，对提高办公效率和工作质量发挥着积极的作用，一种全新的档案形式(即电子档案)也就应运而生。

【范例阅读】

功亏一篑

何莉是公司综合部的秘书。一天，总经理说要看公司上一年度的总体运营情况。一接到任务，整个综合部都忙了起来，大家分头找数据和资料，所有数据汇总到何莉这里时，已快下班了，她对同事们说:“你们先走吧，我来整理打印。”

一个小时后总算搞好了情况报告，何莉伸了一个懒腰，去取正在充电的手机，却不小心拽到了电脑电源线。重启电脑时傻眼了，多人忙碌、辛苦了大半天的内容没保存好，只得挑灯夜战，重头再来……

互动问题:

1.请根据案例中发生的情况分析电子文件形成过程中应注意些什么?

2.电子档案的保存与保护与纸质档案的主要区别是什么?

电子档案是指人们在各种活动中以电子计算机为工具产生的一类数字化形式的具有保存价值的电子文件。从信息技术的角度看，电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。目前电子文件所采用的存储介质主要有硬盘(硬磁盘、软磁盘、移动磁盘)和光盘。

电子档案具有以下特点:信息存储的高密度性，信息与特定载体之间的可分离性，多种信息媒体的集成性，信息的非人工识读性，系统依赖性。

此外，与传统纸质文件相比，电子档案更易被删节更改。其来源(即电子文件)可通过网络等多种方式和途径进行转移，为我们编辑、修改文件提供了极大便利，但提高工作效率的同时，也带来了一定的安全隐患和难以保证文件的原始性、真实性、凭据性等难题。

【知识拓展】

常见的电子档案有哪些类型

(1)文本文件或称字(表)处理文件，是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

(2)数据文件，也称数据库电子文件，是以数据库形式存在的具有文件属性的记录，如某高校学生成绩管理系统中的数据。

(3)图形文件，是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。

(4)图像文件，是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。将馆藏档案数字化时，对档案的扫描也是图像文件。

(5)影像文件，是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。

(6)声音文件，是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

(7)命令文件，也称计算机程序，是一种计算机软件。它一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。

(8)包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，包含对其他文件链接功能的文件为“超文本文件”(Hypertext)。最常见的如网页(WebPage)就是使用超文本技术制作的。

二、电子档案的管理

与纸质档案一样，电子档案的管理也包括整理归档、保管保护、提供利用和鉴定处理等环节。其中电子文件归档是首要环节，要求必须明确电子文件的归档条件，严把归档检测关。通过明确归档范围来保证电子的档案质量，其中包括保证有完整、齐全的电子文件辅助信息的归档，如对于收发电子文件来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配，以此来确保电子文件的归档质量。

1.电子档案归档范围

电子文件的归档管理目前实行“双套制”，即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

【提醒您】

电子文件归档时还应注意收集各种相关文件

除了文件本身外，电子文件归档时还应注意收集以下有关文件:

(1)支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。

(2)数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。

(3)与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

2.电子档案归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

3.电子档案归档要求与流程

归档电子文件的质量关系到以后电子档案的保管与利用，因此档案部门要采取措施保证电子文件归档的质量要求，基本要求与流程如下:

(1)基本要求:齐全完整，真实有效。

(2)整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定。

(3)统一规定载体形式、质量要求。档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存。

(4)防病毒。推荐应用光盘归档，但无论是光盘还是软盘，都必须尽量用空光盘刻录，不能用携带可引导的系统程序盘，防止带入病毒。

(5)编制说明。文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

【提醒您】

注意电子档案保管与保护的两个方面

与纸质档案不同的是，电子档案的保管与保护包括下面两个方面:

(1)载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件:归档载体应作防写处理;避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压;存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离;环境温度选定范围为17℃～20℃;相对湿度选定范围为35%～45%。

(2)信息的安全维护

采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同时执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工作，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。安装补丁程序，以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序缺陷后，及时安装各种安全补丁程序，以免被非法者利用。系统程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

4.电子档案的利用

在利用电子档案时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。提供利用的方法包括提供物质载体拷贝、网络传输和计算机直接提供利用等方式。

5.电子档案的鉴定

电子档案的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两方面，应将内容鉴定和技术鉴定的结果结合起来，综合判定其保存价值。鉴定程序也有不同于纸质档案的特点。

(1)内容鉴定

电子档案的内容鉴定，在原则、标准、方法上与纸质档案大体相同。在没有专门的电子档案保管期限表作为鉴定依据的情况下，目前可参照现行档案保管期限表并结合电子文件实际情况进行判断。

(2)技术鉴定

由于电子档案的系统依赖性等特点，有必要对其进行技术鉴定，具体包括:

①可读性鉴定。即鉴定时，对于归档电子文件的存储介质，要看其是否符合规定的形式、规格和质量要求，为保证日后的多次可读，可使用专用软件对介质的现有状态进行物理扫描。信息检查最常用的方法是将文件在计算机上读一遍，看能否顺利地将文件还原，如果错误超过5%，可认为该文件不具有可读性，还可通过与打印件加以比较的方法确定其是否值得保存。

②可靠性鉴定。主要是指内容的真实与完整。对于电子文件的真实性，可从版本的鉴别入手，非正式版本的文件不具有法定的证据价值。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在着不同版本，一般情况下归档保存的电子文件必须是最终版本，必要时也要同时保存某些草稿和定稿。对于电子文件的完整性分析主要从文件的相关性入手。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多。如果分布在各处的“文件成分”汇集不全，一份文件便无法“再现”其原貌。因此鉴定时需要核实相关归档文件是否收集齐全，特别对这种在“物理结构”上分散的文件。对于数据库，还必须确认数据与栏目是否吻合，结构是否正确等，某些结构比较复杂的关系型数据库还应有相应的说明文件，否则日后的使用者可能对再现的数据结构无法正确理解，与相关的数据库无法顺利连接。

③无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的归档电子文件来自四面八方，比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然会大幅增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。

④载体状况鉴定。归档电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。

(3)鉴定程序

归档电子文件的鉴定主要包括如下程序:首先，确定电子文件的归档范围，并划分其保管期限;其次，档案室将归档的电子档案进行一次包括内容鉴定和技术鉴定的全面鉴定;再次，在间隔一定周期，要对电子档案进行再鉴定。

再鉴定具体包括:存储在磁带和光盘上的文件一般在定期复制时进行再鉴定;永久类档案由档案馆接收时再鉴定;通过再鉴定对保管期满的电子档案进行相应处理。

6.电子档案的销毁

确无保存价值的电子档案要进行删除销毁，其销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。

(1)信息销毁

电子档案的信息销毁是通过软件系统改变载体的状态，将数据从记录载体上彻底消除的一种方法。这种方法适用于可重复使用的记录载体，如硬盘、软盘、可擦写式光盘、磁带机等。它的优点是可重复利用载体，节约了资源、经费，销毁方法简单。缺点是销毁过程具有非直观性，主要是通过计算机软件系统来完成销毁工作，如果销毁不彻底，容易留下泄密的后患。

(2)载体销毁

电子档案的载体销毁是指将档案载体连同信息一起销毁的方法，主要适应于一次写入不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体。它的优点是销毁比较彻底，缺点是浪费资源。从目前看，电子档案载体的回收、再生工作开展得不够，还存在着载体的销毁处理会给环境带来不利影响的问题。

电子档案的销毁应建立严格的审批制度，在计算机上删除文件时，为防止差错，应建立备份，待审查无误后，再将备份删除。