电子文件归档与电子档案移交

《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）中定义电子文件（electronic document，electronic record）是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。作为一种新兴的文件形态，又直接形成于信息化系统，电子文件不仅是组织和处理机构日常工作的工具，而且可以作为信息化环境下机构工作的历史记录和活动凭据，也是国家的宝贵文化财富和社会的重要信息资源。因此，对电子文件进行及时归档、移交并使之得到长期保存势在必行，应当成为档案信息化建设的重要内容。

作为人类步入信息社会后在档案领域出现的新事物，“电子档案”概念的确立只是近几年的事情。在国际档案理事会电子文件管理委员会1997年出版的《电子文件管理指南》中，把作为“档案”而可由档案部门接收和保存的电子文件称之为“具有档案性质的电子文件”。2002年，国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）将电子档案称之为“归档电子文件”，是“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。2012年，国家档案局印发的《电子档案移交与接收办法》中明确了电子档案的概念，将其定义为：“是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”

档案学理论认为档案是由各种文件材料转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。这种观点已为大众所接受，成为一种具有普遍意义的理论。在这一理论下，文件和档案是两种在功能、时间和空间上相对独立，但又有密切联系的社会事物。为此，在电子文件与电子档案的关系上，仍应遵循这一原则，从社会档案价值意识承担、档案学专业的责任承诺和文件价值形态的转变出发，承认文件运动的规律性，同时也认为那些具有长期或永久保存价值的，经过归档而实行档案化管理的电子文件为“电子档案”。实际上，电子档案就是“归档电子文件”，依然是由电子文件转化而来的。