知识补充·电子邮件的详细知识

对于邮件的签名档我们可以进行以上的观察分析锻炼。而对于职场中的人来说，要写好一封电子邮件需要掌握很多知识，注意相关细节才可以。所以我们还需要掌握关于电子邮件的更为全面的知识。

能否发送一封格式正确的电子邮件，对于一个职场人来说十分重要，因为很多细节都会体现一个人的性格和工作的态度。职场邮件最重要的是恰当的表达，它能帮助你快速融入职场。所以我们将不只从签名档来进行一些分析和锻炼，接下来就给大家详细讲解关于收发邮件的知识。

写邮件要有正确的格式，一封邮件应该具备的格式一般有以下几项。

标题：要有一个简要的标题，让收件人明确邮件的主要内容是关于哪一方面的，比如某某活动策划、年度工作总结，等等。

称呼：在电子邮件中要注意使用礼貌用语，例如，某某，您好！

正文：正文就是邮件的主要内容了，是对标题的详细说明，应该注重内容的条理，最好分几点列出，关键内容要加粗。

结尾：邮件的结尾对内容进行总结并给收件人美好的祝福，例如，祝好！祝工作顺利！等等。

落款：就是发件人和发送邮件的日期，这个较为简单。

签名：邮件签名可以让收信人了解你的职位和联系方式。我们这一节开始的图所展示的就是邮件的签名。

在使用附件的时候要注意给附件命名，方便收件人查收。下文我将详细讲解关于附件应该注意的问题。

除了邮件的格式之外，还有一些收发邮件应注意的问题。下面， 我为大家详细讲解一下。

邮件的字体和字号要合适，一般来说字体选用宋体或新宋体，字号选用五号或者十号。因为这是经过证明的最适合电脑阅读的字体和字号。需要注意的是，不要使用背景信纸，特别是公务邮件，背景信纸会显得很不正式。

在写邮件的时候要确立邮件的语气。工作邮件要用问候语开头，用感谢语结束。这样会给整封邮件营造出一个良好的交流氛围。

工作邮件中要避免绝对化的表达，要尽可能避免使用“不可以”“没有可能”等词语，也不要在邮件中涉及对公司的看法和同事的隐私等内容：职场如同战场，一定要远离这些话题。

在工作邮件中要使用书面语，避免口语化的文字，也要避免表情符号和网络语言的使用。要注意标点符号、语法、拼写的正确。你可以想象一下，假如你收到了一封带有错别字和表达混乱的邮件是什么样的感受。所以要时刻牢记：工作电子邮件也要遵守传统书信的书写规范。最后在邮件发送之前，要反复检查几遍，看是否有语法和拼写错误，是否准确表达了你真正的想法。只有在确定这些错误都没有之后才可以发送。

发邮件时，收件人的排序应该按照级别的高低进行排列。级别高的要排在前面，级别低的放在后面。对于同级别的人可以按照姓氏的首字母进行排列。因为按一定的顺序排列会让别人对你有一个好的印象。

正确使用发送、抄送、密送：在发送邮件的时候要正确区分这三者的对象。发送是将邮件发送给收件人，收件人要对这封邮件做出回应。而抄送则是将邮件发给收件人的同时抄送栏里的人也会收到邮件，抄送的对象并没有回复邮件的义务。当然，如果抄送人有建议的话也可以进行回复。密送则是除了发送给收件人也同时发送给密送栏里的人，但是收件人并不知道你发送给了密送栏里的人。

发送和抄送各收件人的顺序也要注意。比如按部门排列、按职位等级从高到低或者从低到高都可以，时刻注意细节有助于提升别人对你的印象。

发送邮件时抄送的原则：日常工作的邮件要抄送给直接领导；跨部门的邮件沟通要抄送给本部门领导；多方沟通交流的工作邮件，要把邮件发给每一个工作人员。

抄送的必要性：邮件的抄送十分重要，因为在比较大的企业里，很多时候需要各部门协作，这当中最重要的就是保持信息传达的及时性。如果没有及时抄送，大家就不知道事情进展如何，这样会对工作造成一定的负面影响。很多新员工不敢把邮件抄送给领导，其实这是错误的。抄送是一种积极的反馈，只有领导知道你在做什么，了解了事情的进展，才会在你遇到困难的时候回复你。

附件的格式：很多时候在发送的邮件里会添加附件让收件人阅读，同时方便别人下载保存。一个好的附件格式，会让人很容易明白附件的内容，让人感到很舒服。反之，一个不好的附件格式则会造成工作上的小麻烦，让人感觉不好。

首先，假如邮件里面带有附件，应该在正文中提示收件人注意查看。附件应该进行命名，体现附件的内容，这样收件人能很方便地了解附件，也便于管理。

当邮件中带有多个附件的时候，应该在正文中进行简要说明。

一般来说，附件的数目不要超过四个，数目较多时应该压缩成一个文件。如果附件是特殊格式的文件，需要在正文中说明打开的方式，避免影响收件人阅读。如果使用邮箱中的“超大附件”功能，应当提醒收件人及时查收并下载附件，因为超大附件是有保存期限的。

使用邮件的回复功能：这是一个大家很容易忽视的细节。不仅是职场新人，即使是工作了两年以上的人也未必清楚它的意义。我们在收到邮件后，总是新建一封邮件进行答复，这样就没有了上封邮件的内容，在多次的沟通之后，可能对方就忘记你在说什么事情了。这样就影响了沟通的效率。

收到邮件后要及时回复，而且不得少于十个字。要进行有针对性的回复。当邮件中有需要回答的问题时，要把问题抄到回件中，然后附上解答。最好使用加粗字体或者不同颜色的文字。

如果邮件往来中对同一个问题多次回复讨论，说明对于该问题交流不畅，应该及时进行电话沟通。

要养成发邮件的习惯。在企业中每天都要发送大量的邮件来进行沟通。作为企业的管理层，每天可能要收到大量的邮件，可以说发邮件已经成为企业里沟通交流的习惯。所以作为一名职场人，不会发邮件可能会让你很难和同事进行交流。大家都有自己的工作要做，特别是你的领导，可能每天和你面对面沟通的时候很少。如果你不发邮件及时汇报工作，会让领导觉得你整天没有事情做。

所以一定要养成发邮件的习惯。

总体上说，发送邮件的问题本质上是一个“沟通”的问题。一位企业管理大师说过，企业中90%的工作都是在沟通。而且绝大部分的工作问题都是由于缺乏沟通造成的。所以通过邮件来沟通也是一件十分重要的事情。那么掌握上面的知识来进行实际的应用吧。你现在的改变将会使你成为明日的职场新星！

恕我冒昧来为各位做个总结了解签名栏发出“我很伟大”的讯息，然后思考应对方式首先，如果邮件的签名栏加上了职位，就要知道对方可能具有难缠的性格。由于较难取悦，所以必须更用心思考应对方式。若能够做到这些，就能够锻炼你的综合观察力了。

如果在签名栏加上职位，那一般就是“要注意”的意思吧。

针对这类人士，把自己置于比常人所认知的还要高的地位，若不想被讨厌，抱持着恭敬的态度应对非常重要。