浅谈学生电子学籍档案管理

浅谈学生电子学籍档案管理

褚思琬

（浙江省杭州第二中学）

摘　要:当前，学生电子学籍档案安全隐患日益凸显，加强学生电子学籍档案管理要做到:统一管理，确保档案安全有序；全程管理、确保档案真实完整；完善备份，确保档案利用最大化。本文阐明了如何加强学生电子档案规范管理和安全监管。

关键词:学籍档案　电子文件　安全管理　资源共享

现实生活中，由于各方面原因，档案安全监管相对薄弱或有所缺失，电子档案更是易改、易损、难保存，存在诸多安全隐患，这些对于民生和谐、社会稳定有着消极的影响。2006年，浙江省教育厅出台《浙江省普通高中学生电子学籍管理的通知》，首次规定学生学籍档案以电子形式加以记录。对于如何加强学生电子档案的规范管理和安全监管，近年来，我们在工作实践中形成了以下认识，现就教于广大同行。

一、统一管理，确保档案安全有序

在2006年《浙江省普通高中学生电子学籍管理的通知》中，没有明确规定相关“学生类”电子档案的实施细则和工作规范，缺乏规范化的操作标准。笔者以为，对学生电子学籍档案要统一管理规范，统一监督机制，统一信息数据。学校档案部门要统一管理、协调、指导其他部门开展相关工作，切实提高全员档案意识，对学校档案管理人员加强业务培训，更新知识、提高素质，使其从传统纸质档案的被动保管者向现代数字化档案信息的主动汇集者、监控者、传播者转变。

我们学校成立了以校长为组长的学生电子学籍管理领导小组，制定了相应的规章制度，规范操作标准和工作程序；分工明确、任务落实、人员到位、加强监督；档案部门全程介入、全程跟踪，要求把分散在各部门的学生类档案统一管理起来，以确保电子学籍档案管理安全有序。

二、全程管理，确保档案真实完整

电子学籍从形成到归档，中间要经过很多环节。为最大限度地保证电子学籍的真实和准确，我们采取分级分配管理权限的方式，档案管理员具有系统管理员的权限，与学校各部门共同参与电子学籍的全过程管理。特别注重前端控制，在电子文件还未形成之前就主动介入、实时监控、动态调整、随时响应，做到及时发现问题，及时督促整改，实施电子学籍形成、归档、管理、利用、保管、销毁等的全过程一体化管理，充分发挥档案部门的监督管理和专业指导作用。针对电子文件信息易更改的特性，我们在电子文件形成过程中，加上了一把“锁”，即保障原则，就是对电子文件的操作者要进行可靠的身份识别、权限控制和更改痕迹保留。通过“前端控制”“全程管理”和“加锁”，在每一个工作环节都严把“安全关”。

我校学生入校后，首先由学校学生处和档案部门负责将中考生录取信息对接到学生档案系统中，从高一刚入学开始，就严格审查信息的真实性，要求学生信息准确无误。例如，学籍主号、学籍副号、籍贯、家庭住址等。在高中学习的三年时间里，学校档案部门及时对录入的学籍信息进行审核与更新，直到高考报名前，再一次重新审核、更新、确认。这样，我们对每一个从高一进校到高三毕业的学生档案实现了全程管理。

三、加强备份，确保档案信息安全

为确保档案信息安全，学校档案部门在加强规范管理的基础上，还要强化安全监管。为此，档案部门要对电子学籍整个生命周期全过程的背景信息及与其动态成长档案过程相关的信息进行全程实时监控并进行系统记录，检查管理的元数据，对电子学籍进行鉴定，加强日常数据维护，进行实时归档。电子学籍系统规定每年的8月1日和农历12月28日进行升级锁定，数据变成可读状态，这时要做好数据备份工作。但是，毕业班学生一般都在毕业当年5月份进行系统锁定，为此要提前做好准备，完成备份工作:将所有数据归档到数字档案室；通过双机热备，将数据实时同步到同一物理位置的另一服务器上的数据库；通过异地容灾系统，将数据实时同步到异地的服务器上。

四、资源共享，实现利用效益最大化

档案是一种信息资源，其最终目的是利用，发挥出档案的价值，不仅要为学校领导决策提供服务，还要为每一位学生服务，真正做到学籍档案利用效益最大化。目前，电子学籍档案采用全省统一联网系统，实现了资源共享，可以通过http://122.225.201.243∶211这个平台查询《高考学生综合素质评价》；还可以通过学校办公平台查询学籍变动、学生成绩、新生录取名册、毕业生名册、成绩册等各类信息。

总之，学生学籍电子平台具有快捷、优质、高效的特点，数据信息可以随时调用，学生档案的查询、检索、统计、分析效率很高，真正做到了学籍档案利用效益的最大化，为学校发展发挥了积极的作用。