电子档案管理中的前端控制

电子档案管理中的前端控制

康雷震

（杭州市余杭区广播电视台）

摘　要：本文从理论和实践角度，阐述加强电子档案管理前端控制的必要性，并从保障电子文件可靠性、真实性、规范性、安全性的角度，分析电子档案前端控制的介入时机，提出加强电子文件前端控制的针对性措施。

关键词：电子文件　电子档案　前端控制

“前端控制”即根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入OA文件、档案工作业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对电子文件、文字档案的超前控制和全程管理。

一、前端控制思想的来源

法国档案学者C．加雷指出：“档案工作者要考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身”。此类观点正是前端控制产生的思想根源，到了80年代初，档案文献学要求档案工作者及早参与对信息系统的设计和组织工作。许多学者都认为，今后要解决的问题将侧重于信息的转移、传播和开发，而不是信息的储存，而做到这一点的关键是要在机读档案形成时就积极介入，抓住不放。及至90年代这种从信息源头做起的办法博得了更多人的支持。实践证明，为了确保信息的安全性以及对信息产生环境的了解，必须及早对其施加影响，包括在建立系统之前。日本学者作山宗九在《文件生命周期》一书中对如何设计文件保管系统作了一个形象的比喻：与其过量饮食后才开始跑步锻炼，不如及早将吃两碗饭减少为一碗更容易控制体重。同样，与其当办公室内文件太多时烦恼不堪，不如在数字档案生成的前期就加以控制更有效果。就是在这种不断进步的思想平台上，“前端控制”一词才得以出笼。

用概括的语言来定义“前端控制”，那就是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入OA文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对电子档案的超前控制和全程管理。

二、电子档案前端控制的必要性

（一）是电子档案生成质量的需要

电子档案多数来自于日常生产、工作、生活中产生的电子文件，电子文件大量生成使得人们不得不去思考其控制问题，档案反映着人们生活的方方面面，随着人们社会活动的增加和社会信息的全球化，档案的增长呈现出直线上升的趋势。这就要求对数字档案进行前端控制，避免没有实际意义的电子档案产生。以电子文件为基础来源的电子档案其质量的高低取决于电子文件产生的质量，文件质量控制需要电子文件前端控制来保证。传统的纸质文件环境下，机关不论事情大小，都要发文，形成大量可发和可不发的文件。这样就会使人们对文件的权威性产生怀疑。在电子文件下，由于传统环境下日益形成的习惯，以及电子文件环境下发文的简洁和易于操作性，大量的文件就会比传统文件下要多得多，如何保证文件的质量，就需要对文件进行“前端控制”，通过前端控制以确保生成电子档案的生成质量。

（二）是解决电子档案长期安全保存及利用的需要

电子档案安全问题比传统环境下更为突出，迫切需要加强电子档案前端控制来解决。档案安全，一是档案内容的安全，二是档案载体的安全。在电子档案时代，电子档案的信息和载体具有可分离性及系统依赖性，一旦技术革新或者使用不当，其信息内容就容易丢失或成为“死档”。有些数字档案的存储载体不合乎规范，信息记录格式不标准，同时对电子档案生成的设备环境数据缺少登记，对一些相互关联软件参数也缺少妥善的保护措施。这些情况的存在，对电子档案的长期保存是非常有害的。如果电子档案的利用要求在软件的设计阶段未考虑安全措施，对需要控制利用部分未设置必要的权限，那么由于电子档案的特性和计算系统网络的不安全性，将严重影响电子档案信息的安全。只有加强电子档案的前端控制，在系统安全设计中充分认识到安全利用的重要性，才能很好地利用技术手段防止不安全事故的发生。

（三）是电子档案凭证价值体现的需要

电子档案的凭证作用源于它的“原始性”，而“原始性”的表现需要由内容、结构和背景信息三大要素给予支持，如果电子档案生成系统和管理系统不能实现电子档案从电子文件产生起，整个生命周期内这些要素的记录和保留，缺乏“背景信息”和“元数据”的电子档案，其“原始性”的真实性将无从谈起，所以体现凭证价值也需要对电子档案进行前端控制。

（四）是确保电子档案真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略

由于电子档案具有易流失、易更改等特点，档案内容乃至档案本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多，其中很多差错及其造成的后果是难以挽回的。只有把保障电子档案安全、可靠、完整、可读的措施附加于档案形成过程中，方可有效地防止对电子档案的损伤和破坏。因此只有在系统设计阶段实行前端控制，才能真正确保电子档案的生成和管理质量。

（五）是档案实现系统优化管理、高效管理的有效措施

电子档案管理系统不能仅对手工管理流程进行简单地模拟，应在整个管理过程中合理安排，并且重新构建业务流程，以尽量减少和消除管理环节的重复和疏漏，从而使电子档案管理达到更加科学、合理和有效的目标。前端控制正是实现上述目标的必要保证，因为它可以在通盘规划电子档案全程管理的基础上，将分散在各个业务环节带有一定重复性的工作提前实施，从而大大减少重复工作和滞后工作，最大限度地提高管理效率。

三、电子档案前端控制的介入时机

通过对电子档案前端的控制必要性分析，我们可以看出，电子档案的前端控制比传统文件还要更加超前，机关档案部门和人员介入电子档案管理的时机需要更加提前。主要表现为在电子档案管理系统软、硬件环境的设计阶段就实施有效控制，尽可能地做到对电子档案全程管理。所以要将所有要素都设计在系统之中，从而设计出功能合理的电子档案管理系统，为管理好电子档案提供先决条件。简而言之，前端控制必须从软、硬两个方面来考虑整个管理系统的设计运用。

（一）软

所谓“软”，即是从数字档案管理系统软件设计之初，充分考虑到电子档案的内容、背景、结构等档案基本元素，确保完整。其中内容要素分为主题内容和形式内容；背景要素包括上下文信息、签名、全宗内文件的关系、创建文件的活动、计算机系统的软硬件说明；结构要素则是档案如何被记录的情况。电子档案的这三个要素不是固化在一起的，而是可以分离。其背景、内容与结构可能会改变，结构的不完整就会导致其凭证作用受到质疑。

所以，电子档案管理系统的设计应事先设定采集档案元数据的功能，以支持档案的证据性、真实性和可靠性；应事先确定电子档案的归档范围、采集时间和方式，以保证归档电子文件的完整性；应事先控制电子档案的利用权限，以确保电子档案的信息安全；应事先考虑文件的存储格式、软环境以及相关参数，以确保电子档案长期的顺利读取。其次，电子档案管理系统的更新，系统的改变，就会对原有的文件读取造成障碍，必须将电子档案转换成可识别的格式，才有可能打开，并且在转化的过程中，需要相关的数据作参考。

（二）硬

所谓“硬”即是在电子档案硬件系统的建立以及升级改造时，充分考虑到设备升级的潜力。由于计算机技术的飞速发展，计算机硬件更新换代的时间越来越短，在IT行业有一个著名的定律即摩尔定律。摩尔定律是由英特尔（Intel）创始人之一戈登·摩尔（Gordon Moore）提出来的，其内容为：当价格不变时，集成电路上可容纳的晶体管数目约每隔18个月便会增加一倍，性能也将提升一倍。换言之，每一美元所能买到的电脑性能，将每隔18个月翻两倍以上。这一定律揭示了信息技术进步的速度。通俗地说，就是计算机硬件技术性能18个月翻一番。所以造成早期的硬件设备无法匹配在新的硬件环境中运行。如果档案管理系统在设计之初或改造升级过程中，不考虑这一因素，很可能造成无法读取数据的情况发生。一旦发生此类事件，对于整个系统来说是灾难性的。所以只有在建立、升级管理系统之初就考虑到系统要求，做到前端控制就可以避免此类情况的发生。

四、电子档案前端控制的措施

电子档案的前端控制需要从软件平台、资源管理、标准规范等各方面综合考虑和实施。

（一）做好与电子政务平台的衔接

具体要求如下：在电子政务系统设计时，应充分考虑到电子文件归档管理的需要，与档案管理系统做到无缝连接；在电子政务系统设计之初，应充分听取档案专业人员的建议，或者请档案专业人员一同参与系统的论证与设计，从档案专业角度给予把关；在电子政务的实施过程中，应有档案部门专业人员的指导，随时发现问题，尽可能地减少问题的发生。

（二）做好电子文件的形成、积累和归档工作

具体要求如下：电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标志；档案人员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限；网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施；归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据，即关于数据的数据，文件的上下关系和结构要一起保存；局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制订严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做更新记录；电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件；针对当前电子时代的特点，结合无纸化办公实际需要，遵循文件管理周期理论来指导机关文档一体化管理，不仅有利于树立全新的管理理念，确保全程管理与前端控制的协调统一，而且有利于建立新型的管理机构——经济、高效的档案管理机构。