工程项目档案管理的全程控制

工程项目档案管理的全程控制

成　彤

（浙江省天然气开发有限公司）

摘　要：档案管理渗透于基建工程项目整个过程，本文就长输管道基建项目档案管理以及控制中的不足，提出了事前控制、事中控制、事后控制的应对策略。

关键词：长输管道工程　工程项目档案　全程控制

长输管道工程项目是浙江省天然气开发有限公司的重要基建工程，做好项目档案管理将为企业今后设备检修、技术改造、维抢修等提供齐全并且真实的资料。对工程中的档案资料进行控制管理，实际上是对整个项目建设过程产生的所有文件的控制过程。由于天然气管道工程工期较长，输气管线点多面广，管线资料的形成跨度长，项目工程参建单位多，人员流动性高，相关责任较难落实等特点，一旦管控不到位就会存在项目资料收集不齐全、收集归档不及时和整理不规范等问题。要做到项目档案工作与工程建设同步进行，就要抓好事前、事中和事后控制三个环节，实现全程控制。以下以浙江省天然气开发有限公司为例进行讨论。

一、事前控制

事前控制主要体现在以下三方面：

一是将项目档案的有关内容纳入工程合同。公司档案管理人员在合同起草阶段，根据公司《天然气管道建设工程文件档案管理细则》《项目竣工资料编制管理办法》的要求，把有关内容纳入其中，作为合同中的重要条款内容，并将统一的表式作为合同的附件发给参建单位。同时，在基建手册中明确归档文件类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法以及归档文件所属部门责任；明确竣工文件材料相应的验收时间、质量，以及份数、副本内容、归档范围、数字化要求等内容。

二是完善制度，明确责任。对基建工程档案的系统管理是很必要的，管理过程应当是有目标、有落实、有责任。公司可建立由副总经理或者总工程师领导，档案部门全面负责，公司前期办、商务部、工程部、安全生产部、各参建单位组成项目档案网络小组，并对各级各类人员的权责予以明确规定。要结合工程实际，对基建档案各环节、各阶段的工作程序、操作步骤、管理办法等进行梳理，制定《项目竣工资料编制管理办法》。

三是加强工程前期综合资料控制。基建项目的前期工作是整个项目的准备阶段，包含立项、可研、环评、勘察、设计、征地等方面的重要文件资料，对保证整个项目工程合法权益起着重要的作用。工程前期相关材料往往比较分散，没有经过应有文书处理流程，同时招投标以及勘察文件又存放于公司商务部（或集团公司下属天音公司）。如果不及时收集，会导致文件丢失。所以，在工程项目立项的前期，就应当及时介入，明确专人负责。

二、事中控制

事中控制是最重要的环节，主要做好五方面工作：

一要转变管理方式。开展对相关人员文件管理、档案整理、交工技术等方面的培训，加强建档以及归档意识，熟悉归档要求、范围和整理标准等。转变“你交我接”的被动接收方式为以制度规范档案网络各环节、分阶段性进行全面检查、层层把好质量关的主动接收方式，形成专管成线、群管成网的档案管理体系。

二要规范工程划分。通过完善工程的划分，编制资料的记录统一表式，增加项目公司的职能，规范资料申报、审核签字流程，增强项目公司对项目的管控权限。同时，为加强对项目工程资料形成过程的控制，可增设分部工程、分项工程、检验批的报审和审核。

三要形成闭环管理。针对天然气长输管线工程点多面广、战线长、参建单位多、资料员素质参差不齐等特点，不定期组织讨论交流，解决问题，做好项目资料的收集、整理、归档、移交、验收等工作。工程开工后，公司档案人员经常组织对参建单位资料收集、编制和整理情况进行指导，提出整改要求，及时形成闭环；参与文件资料从产生、收集、整理、立卷到档案的专项验收的每一环节，为顺利完成项目档案的专项验收工作奠定了基础。

四要积极协调沟通。公司综合档案管理部门要根据掌握的情况，不定期会同项目部召开基建项目文件资料协调会，明确整改环节，协调资料收集情况，形成会议纪要后下发各参建单位，并加强监督检查。

五要建立开箱制度。新设备会有相应的随箱图纸资料，进口设备对应的外文资料一般是与其设备一起放置，开箱环节时有可能会出现资料遗失，因此，必须建立设备开箱检验的相关制度，对开箱权限予以明确。

三、事后控制

事后控制就是要严把验收关。项目档案验收移交经过三个阶段：自检整改、预验收、验收移交。参建单位先自检整改后，提交监理单位预验收；预验收合格后提交业主（公司）验收；公司相关部门根据《细则》的职责规定，在《竣工档案验收表》上签字盖章，竣工档案正式移交公司档案室。任何一个环节出现问题即要责令整改。

项目档案没能通过验收，工程就不能进行总体验收，公司综合办公室是档案的最终管理部门，根据合同的相应管理要求，以法律形式保证归档工作落到实处。

项目档案管理的过程是一个对整个项目建设过程产生的所有文件的控制过程，只有有效地控制好每个工作环节，才能保证项目档案完整、准确和系统，使项目竣工档案真实地反映整个项目的历史原貌。