工程项目资料文件档案管理

1. 工程项目资料文档管理的内涵及基本要求

在工程项目上，许多信息是以资料文档为载体进行收集、加工整理、存储、检索、传递、输出和反馈的，因此资料文档管理是工程项目信息化管理的重要组成部分。工程资料文档一般包括工程项目在立项、设计、施工、监理、竣工收尾等活动中形成的具有归档保存价值的合同文本及附件、会谈纪要、各种原始工程文件（工程日记、备忘录等）、记工单、用料单、各种工程报表、索赔文件、监理文件和竣工图等。工程资料文档管理是对这些工程资料文档进行有序地收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参与方提供专用和常用的信息的过程。

资料文档管理的基本要求主要包括以下几个方面。

（1）系统性，即事先将与项目有关的各种资料进行系统化归类。

（2）资料文档要有单一标识，能够通过编码加以区分。

（3）资料文档管理需要有专门的人员或部门负责落实。

（4）资料文档管理要保证资料文档内容的正确、实用，确保管理过程不失真。

2. 建立工程项目文档资料管理的步骤

我们可以把建立工程项目资料文档管理系统分为两个步骤进行。

1）信息编码

有效的资料文档管理是以较强表达能力的编码（资料文档特征）为前提的。工程项目实施前，应进行专门研究，建立符合项目特征的信息编码系统。一般工程项目的信息编码系统的基本要求包括统一的、对所有资料适用的信息编码系统，能区分资料文档的种类和特征，扩展性强、便于不同信息之间的组合，对人工处理和计算机处理有同样效果。编码一般由一系列符号和数字组成，工程项目管理中的信息编码通常由以下几个部分组成。

（1）有效范围。说明资料文档的有效范围或使用范围，如属于某子项目、功能或要素。

（2）资料种类。外部形态不同的资料，如图纸、书信、备忘录等；特点不同的资料，如技术的、商务的、行政的等。

（3）内容和对象。资料文档的内容和对象是信息编码的重点。对于一般项目，可用项目分解结构作为资料文档的内容和对象。但有时它并不适用，因为项目分解结构是按功能、要素和活动进行的，与资料文档说明的对象往往不一致，这时就需要专门设计资料文档结构。

（4）工期或序号。相同有效范围、相同资料种类、相同对象的资料可通过日期或序号来区分表达。

2）索引系统

为了资料文档使用的方便，必须建立资料文档的索引系统，它类似于图书馆的书刊索引。工程项目资料文档的索引一般采用表格的形式。表中的栏目应能反映资料文档的各种特征信息。不同类别的资料可以采用不同的索引系统，如果需要查询或调用某种资料，即可通过索引查找。