幼儿园档案管理电子化概述

一、幼儿园档案管理电子化概述

(一)档案电子化的定义

所谓档案电子化，就是以档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用现代信息技术对幼儿园在行政管理、教研、活动组织、卫生保健管理等过程中产生的档案资料进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子文档形式的文献信息供人们二次利用的过程。

(二)档案电子化的特点

1.需借助现代办公设备才能阅读利用，存储量大。

2.电子文件的保存实现“无纸化”，其保存载体有CD、DVD、U盘、移动硬盘等。

3.电子档案的利用是可共享的，文件的复制与传递可以超越时间和距离的限制，变得更加快速、便捷和价格低廉。

4.对保存场所的面积要求不高，但对环境的温湿度、防磁性和防盗等条件要求很高。

(三)电子档案与纸质档案

电子档案与传统纸质档案一样，都是幼儿园重要的信息资源和宝贵财富。纸质的文件受温度湿度环境等影响较大，纸张纤维素在高温、高湿、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破坏。在档案保存过程中，大多数文档在存放过程中因为年代久远会有不同程度的损坏，不利于查看利用，很难保存到要求年限；电子档案与纸质档案二者的主要区别是载体的不同，记录的内容信息相同，即内容主体是一样的。电子档案仅比纸质档案多记载了元数据与背景信息，而元数据与背景信息是为内容主体服务的，属于从属关系。因此，二者均按照档案整理的基本原则进行整理，使电子档案的管理成为传统档案管理的提高过程，而不是另起炉灶，以保证档案工作的连续性。

电子档案与传统纸质档案一样，都是幼儿园重要的信息资源和宝贵财富。

(四)相关法规

各级政府部门对档案工作非常重视，相继颁布了有关档案的法规制度。如1988年1月1日国务院颁布的《中华人民共和国档案法》；1999年10月1日国家质量技术监督局下发(GB/T17678-1999)《CAD电子文件光盘存储、与档案管理要求》；1999年国家档案局通过了(GB/T 18894—2002)《电子文件归档与管理规范》等等。国家档案局早在“十五”规划中就已经将档案电子化定为工作重点。这些法规文件的颁布，使幼儿园档案管理电子化工作有法可依，有章可循，更加科学化、规范化，更好地服务于幼儿园的各项工作。