如何实现幼儿园档案电子化

四、如何实现幼儿园档案电子化

(一)添置硬件、软件设备

实现幼儿园档案管理电子化，首先，从硬件建设和投入上下工夫，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，不断改善硬件环境，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要恰当选择幼儿园实用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融会贯通。

1.建立综合档案室库房、阅览室，选聘档案管理人员，并协调各部门的归档、使用。

2.配置设计起点高，功能齐全，操作简单，维护方便的电子设备。如档案室专用电脑、网络接口、移动硬盘、扫描仪、打印机、照相机、摄像机、刻录机等。并配备空调、去湿机、温湿度自动记录仪、灭火器材等相应的必要设施。

3.建立幼儿园局域网，并与互联网连接，实现信息资源共享。

4.实现幼儿园办公自动化。引进包含幼儿园档案管理系统在内的，适合本园的幼儿园管理软件系统，提高原有的档案自动检索、编目、统计、标引等水平。

5.要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

(二)档案工作者必备的素质

档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行。一个好的幼儿园档案资料员首先要热爱幼儿教育事业，必须具备一定的计算机和电子文件管理知识，熟练掌握信息技术，把信息化技术引入管理工作的实际能力。这就要求档案管理人员不断更新观念，学习新知识、掌握新技能，掌握各类档案的不同要求，了解其内容和属性、收集范围、整理方法和利用价值，掌握信息化管理手段和应用技术，促进幼儿园档案资料管理工作更快步入标准化、规范化的进程。

(三)完善相关制度及标准

电子文件来源广泛，形成复杂，将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须制定严格的档案管理标准和流程，为电子档案的“收”、“管”、“用”各方面建立起新的机制、规则与制度。

例如制定适用于电子档案归档的《档案管理制度》、《档案材料收集制度》、《档案利用制度》等制度。还可将电子文件归档工作纳入本园绩效考核中。

(四)建立数据库

幼儿园档案电子化初期，须将原有的纸质档案录入或扫描为电子文件，建立幼儿园的文书档案数据库，教学资源数据库，声像资料数据库等。档案电子化后产生的电子档案随时添加到相应的数据库中，不断丰富资源。

(五)电子档案管理流程

电子档案管理是从电子文件的产生、积累、整理、归档到电子档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作程序，跨越多个部门。这些部门往往通过网络联成一个有机的整体，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。

(六)加大宣传培训力度，认识档案电子化的重要性

近年来，虽然幼儿园的办公自动化建设发展较快，但是档案管理工作还存在手工管理方式多，现代化管理方式少；学校档案信息也相应存在着原始信息多，深度加工信息少；孤立分散的多，可共享的少；部门自我服务多，向社会提供少等方面弊端。要想逐步改变这种状况，就必须面向全体职工大力宣传档案管理电子化，在网页公布电子档案的归档范围和操作流程，让更多的职工认识档案电子化的重要性和必要性，密切配合档案人员，做好电子档案的收集积累与开发利用，提高幼儿园现代化管理水平。

同时，通过宣传使大家了解幼儿园档案不应该局限于为园所建设、日常教学提供服务这一狭隘的功能上，而应该更好地发挥档案作为幼儿园不断发展的历史见证的功能，成为广大教师了解幼儿园历史面貌和发展的信息平台、展示园所优良文化传统的活教材。