档案管理概述

第一节　档案管理概述

一、档案

1.档案定义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

2.档案的种类

根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。通常将企业档案分为文书档案、会计档案、科学技术档案、专门档案、音像档案和实物档案等。

3.档案的基本属性

(1)　原始性:档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。

(2)　记录性:从内容上看,档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果;从形式上看,档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。

(3)　档案的价值性:价值性即有用性。档案有两种基本价值:一是历史凭证价值,从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看,档案是真实可靠的,具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值,从档案的信息储备和所反映的内容看,档案信息可供各项工作借鉴、参考。

二、档案工作

1.档案工作

档案工作是指档案业务工作,即档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。

2.档案工作的性质

档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。

(1)　专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。

(2)　服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动,又因各项社会活动的需要而存在,并在为各项社会需要的服务中得到发展。

(3)　机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性。

3.档案工作的基本原则

《中华人民共和国档案法》指出:我国档案工作“实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用”。

4.档案的整理

档案的整理就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。

5.档案整理的基本要求

档案整理的基本要求是遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。

三、档案工作实务

1.档案整理的基本方法

(1)　以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷,就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。

(2)　以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件,正件与附件作为一件,原件与复制件作为一件,来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。

2.文件材料的分类

按照立档单位的档案分类方案,在文书部门和其他业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上,工业企业档案分类一般设置10个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述10大类目时,可根据实际需要增设一级类目。分类一般将属于归档范围的文件材料按以下特征逐项分开:

(1)　分年度:按年度分开文件,将同一年度的文件集中在一起,可以反映出一个年度机关的工作面貌。

(2)　分级别:将某一个年度的文件按与立档单位的关系,分为上级文件、本级(本机关)文件、同级机关文件和下级文件四个部分。某些联系密切的文件不能机械地按级别分开。

(3)　分机构:上级、同级、下级机关文件材料中,如有两个以上机构时,应按机构分开。

(4)　分问题:按文件内容所反映的问题,把同一问题的文件归在一起,把不同问题的文件分开。如以一个独立的科技项目、一个独立的专业等分开。

(5)　分保管期限:根据国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》、《国家重大建设项目文件归档范围及保管期限表》等,或依据这些表制定的本企业档案保管期限表,把文件材料按永久、长期、短期分开。

3.文件组卷的基本要求

组卷要遵循文件材料的形成规律,保持案卷内文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。一般以问题为主,兼顾其他特征,使文件材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

对要组卷的文件材料要求:内容必须准确反映企业各项活动的真实情况,文件材料内容齐全、完整、有效,是原件和正本,文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

4.文件组卷的基本方法

(1)　党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等,一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。

(2)　会议文件,一般一会一卷,也可以根据文件多少,一会数卷或数会一卷。

(3)　统计材料、表册等文件,一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。

(4)　工作计划、总结等文件,一般可按作者或名称组合。

(5)　案件材料,一般一案一卷,或一案数卷。

(6)　人民来信,可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。

(7)　简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

(8)　直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

(9)　产品、科研课题、基本建设项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。

(10)　引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

(11)　一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并注明标准图、通用图的图号及参见的归档号。

(12)　底图以张为单位单独保存和管理。

(13)　产品更新换代或更新零部件时,保留新形式的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。

(14)　设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

(15)　其他特殊性文件材料可根据具体情况进行组合。

5.案卷的编目

案卷的编目工作是案卷的“外加工”,文书档案立卷改革后,案卷编目相对简单,这里主要以科技档案案卷编目为例说明。主要项目包括编制页(件)号、填写卷内文件目录、备考表和案卷封面等。

(1)　编制页(件)号,凡是装订的案卷,要求以页为单位,在有文字的页面,每页编一号,空白页不编号不装订的案卷,以件为单位组成的,每件编制件号及件内页号,每件盖档号章,参号即件号。

(2)　卷内文件目录的填写方法是:

①顺序号:卷内文件材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷,其卷内文件材料的件号应与顺序号一致。

②文号:填写卷内文件材料上标注的发文字号或图号等。

③责任者:填写卷内文件材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长,可采用通用简称。

④题名:文件标题,一般照实抄录,但要注意填写全称。卷内文件材料没有题名或题名不完整,不能反映材料内容的,应自拟或重新拟写题名。

⑤日期:填写形成文件材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件,可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文件材料应考证清楚后填写。

⑥页号:填写卷内每份文件材料的起始页号,卷内最后一份文件材料应填写起止页号。

⑦备注:对卷内文件材料做必要说明。

(3)　卷内备考表的填写方法是:填写本卷情况说明:卷内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。立卷人:完成立卷后,由责任立卷者签名。检查人:由案卷质量审核者签名。立卷时间:填写立卷完成时间。

(4)　案卷封面的填写方法是:档号应填写全宗号(项目代号或目录号)、分类号、案卷号。

全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定,需向国家档案馆移交的档案,其全宗号另定。

分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号。

项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。

目录号一般指分类目录号。

案卷号指科技档案按一定顺序排列后的流水号。

档案馆号应填写国家档案行政部门赋予的档案馆代码。

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容,主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。

立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门全称或通用的简称。

起止日期应填写案卷内文件材料最早一份和最迟一份文件材料的形成日期。

保管期限应依据有关规定填写组卷时划定为永久、长期或短期。

密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

6.案卷的装订

(1)　去除金属物。装订前要把文件上的订书针、大头针、回形针等金属物除去,以防金属物锈蚀损坏文件。清除时应注意不要损坏文件。

(2)　确定装订形式。根据本单位的实际情况,可选择成卷装订,也可以选择单件装订。成卷装订一般在左侧打3个孔(孔距7cm左右),用线绳装订。装订孔不得破坏文字,装订线不应压字而妨碍阅读。装订要牢固,不掉页。不成卷装订的案卷,要逐件用细线装订,放在特制的卷夹或卷盒内,盖上件号章。

7.案卷排列、编号和编制案卷目录

案卷排列方法一般采用按照年度、项目或类别分别排列。案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内文件材料排列应文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。根据案卷的排列方法和顺序,分年度或跨年度编制案卷的流水号,即案卷号。案卷排列、编号以后,要编制案卷目录,以方便检索。

8.我国目前规定的档案保管期限

我国各种档案的保管期限概括起来有两种,即永久和定期。永久是指被保存档案的保管期限为“永久”,即需要永久性保存的档案。定期是指被保存的档案规定有一定的保存期限。如一般文书和科技档案的保管期限规定为永久、长期、短期三种,其中长期为16～50年,短期为5～15年;会计档案的保管期限规定为永久和定期两种,其中定期有25年、15年、10年、5年、3年不等。

9.会计档案应归档的具体内容

(1)　会计凭证:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

(2)　会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

(3)　财务报告:月、季、年度财务报告,包括文字说明、附注,其他财务报告。

(4)　其他:银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、销毁清册,其他应当保存的会计核算材料。

(5)　工资单:这是电力企业规定的归档内容,也即企业职工的工资单。

10.音像照片实物档案具体内容

(1)　反映单位主要职能活动和工作成果的音像照片档案。

(2)　领导人和著名人物参加与单位有关的重大公务活动的音像照片档案。

(3)　单位组织或参加的重要外事活动的音像照片档案。

(4)　记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害和异常现象的音像照片档案。

(5)　反映某地地理、古迹及自然风光和民间风俗的音像照片档案。

(6)　与其他载体档案有密切联系的音像照片档案。

(7)　反映企业基本建设过程的音像照片档案。

(8)　反映企业各种活动形成或取得的实物形式的档案。