电子档案的移交

归档后，电子文件按有关规定移交至档案室等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管，这是归档的最后实施环节。

（一）移交时间

电子文件的在线归档和离线归档，一般是在年度或文件所针对的任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档移交，具体可视情况而言。如管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等则可在项目完成后归档移交。因涉及电子文件的技术环境条件、存储载体质量、寿命等问题，一般以不超过3个月为宜。

（二）移交的基本要求

1.元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织归档数据结构；

2.电子档案的移交格式按照国家有关规定执行；

3.电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；

4.采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

（三）移交检验

在接收电子档案之前，均应对电子档案及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

检验项目主要有以下内容：

1.载体有无划痕，是否清洁；

2.有无病毒；

3.核实电子档案的真实性、完整性、有效性及审核手续；

4.核实登记表、软件、说明材料等是否齐全；

5.对特殊格式的电子档案，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否可用和完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《电子档案移交、接收检验登记表》（见表3-3）的相应栏目。

档案保管部门应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。对检验不合格的，应退回形成部门重新制作整理后再次移交。

表3-3　电子档案移交、接收检验登记表

（四）移交方式

电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。

离线移交归档电子文件应当满足下列基本要求：移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应符合移交要求；移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签；移交载体内电子档案的存储结构应符合《电子文件归档与管理规范》等国家和本市的有关规定。

在线移交电子档案的单位应当通过与密级和管理要求相匹配的网络系统传输符合要求的电子档案及其元数据。

（五）移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子档案移交、接收检验登记表》（见表3-3）的填写、签署环节。登记表一式两份，一份交电子档案形成机构，一份由档案保管部门保存。在已联网的情况下，电子档案的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。