业务记录与经纪档案管理

第三节　业务记录与经纪档案管理

根据相关规定和要求，房地产经纪人员应在查验和交接的全程做好房地产经纪业务记录，依法妥善保存房地产经纪服务合同、房地产交易合同、房屋状况说明书、房地产经纪业务记录、业务交接单据、原始凭证等与房地产经纪业务有关的材料。这些材料最后都要归入档案，房地产经纪机构要妥善保管以便备查。

一、查验与交接记录

所谓记录并非仅仅是文字记录，还应包括一些图表和影像记录。这些记录除了查验人亲手书写的以外，还应附上查验时所必须携带的资料和文件。

（一）文字记录

1.查验和交接文字记录

查验记录是利用文字对委托对象现场查验和交接过程的文字描述。查验记录应由房地产经纪人员填写，内容包括：查验时间、参加查验的人数和人名、查验对象地址、查验的各个部位、现状描述以及所发现的问题等。如果需要交接双方的某个主体签字的，应请其签字。交接记录应包括交接现场实景描述、交接参与人员的发言记录、交接双方互相递交的文件和资料等。

2.异常情况说明书

情况说明书是查验人对某些情况的说明，尤其是发现异常情况时必须有情况说明书。异常情况说明书应将所发现问题的部位、问题严重程度和产生的原因分析清楚。不同位置的说明书其具体内容不尽相同，如房屋漏水说明书应包括以下内容：

①漏水的具体位置；

②严重程度；

③天花板和墙面的受损情况、隐患；

④具体维修和赔偿要求及依据；

⑤漏水原因；

⑥漏水处的情况照片；

⑦署名、日期。

3.解决问题的方案

解决问题的方案应该是双方协商议定，但作为买受人的代理人应该为其委托人进言献策，提供谈判的参考依据。查验人应先拿出一个初步方案来征求委托人的意见，按照委托人的意见进行调整后形成最后的方案。档案里最后所保存的文件，应既有查验人所拟定的初步方案，也有双方协商好的最终方案。

4.房屋状况说明书

在查验和交接过程中，可能会出现几份《房屋状况说明书》。对于房屋查验的专项委托，《房屋状况说明书》就是最终的工作成果；如果房屋查验是房屋交接过程中的一个环节，供需双方都会有一个《房屋状况说明书》。买受人在查验房屋过程中，出售人的《房屋状况说明书》已经持有在手，买受人应逐一核实房屋情况。但由于看问题的角度不同或专业技术水平的差异，查验的结果未必相同。因此，买受人的代理人还会再编写一份《房屋状况说明书》。这几份《房屋状况说明书》最后都要归入档案。

（二）图表

1.图纸

反映房屋基本情况的图纸有平面图、立面图和剖面图。通常房屋买受人也只看平面图中的户型图，有时也会看小区的总平面图。新建的商品房资料比较齐全，售楼处就有总平面图及其沙盘，以及各种户型图。存量房的图纸可能不易找到，需要查验人查找或补画。按照建设部《物业承接查验办法》规定的“建设单位应当向物业服务企业移交”的资料中，第一项就是“竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施地下管网工程竣工图等竣工验收资料”，所以，物业管理企业肯定有总平面图，查验时可以找物业管理企业，如果需要也可以复印。户型图如果实在找不到，查验人可以补画一份。另外，在情况说明书中，为了说清问题也可以图示。查验后交接中的各种图纸都应归入档案。

2.表格

为了房屋查验和交接方便，可设计出结构查验表、装修查验表、设施设备查验表、家具电器检查表以及房屋交接表等，记录查验和交接过程的详细内容，查验后归入档案。

（三）影像

影像是对视觉感知的物质再现，是通过照相机、摄像机以及红外热像仪等设备记录下来的房屋物质形态。在房屋查验过程中，如果想把房屋现状定格在查验时点上，就应该使用上述设备将影像记录下来并存档。

二、经纪档案管理

（一）经纪档案的内容

经纪档案是指房地产经纪机构和房地产经纪人员在经纪活动中获得和形成的具有保存价值的各种文字、图表、影像等形式的资料。主要包括：

①房地产经纪服务合同；

②房地产交易合同（买卖和租赁合同）；

③委托人及交易相对人提供的资料；

④房屋查验记录、房屋状况说明书、房屋查验报告；

⑤房地产经纪服务必要事项告知确认书；

⑥收据、收条及各种票据等原始凭证的复印件；

⑦设施设备使用证或使用合同的复印件；

⑧其他有关资料。

（二）房屋查验档案管理要求

房屋查验的档案是房地产经纪机构档案的重要组成部分之一，机构的档案管理应该按照国家的有关法律、法规、规则和标准规范管理。

1.设立档案管理岗位

房地产经纪机构应该建立档案管理制度，设立档案管理岗位管理档案资料。房地产经纪机构的档案管理人员应经过专业技术培训，无论是专职的还是兼职的都应取得国家颁发的资格证书。

2.统一管理

房地产经纪机构应该将所有的房屋查验档案统一管理，查验人不能自己截留档案资料。

3.原则

房屋查验档案资料的管理，要按照“一个委托查验项目一份档案”的原则建档。档案资料要整理立卷，并编制卷内目录、案卷编号，填写备考表（卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况）、案卷封面和案卷脊背。

（三）分类编目

1.分类

分类就是归类。分类是从种到属，而划分则是从属到种，二者方向相反但又相辅相成。 “档案的类名是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其他的档案。类目是档案分类表的构成单元。一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题，形成一个类组。”（引自《档案分类标引规则》）

档案分类标引是将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，便于检索、利用。

2.编目

编目是按照一定的标准和规则，对某范围内信息资源根据每种实体的外部特征和内容特征进行分析、选择、描述，并记录成为款目，继而将款目按照一定顺序组织成为目录的过程。“档案目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。”（引自《档案著录规则》）

编目时先要进行档案著录（著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，具体操作参见《档案著录规则》），然后对著录标引形成的条目进行编排，分别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。

（四）档案的保存和利用

1.保存形式

现在大多采用纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案以及电子档案等。

2.保存期限

根据《房地产经纪执业规则》的规定：“房地产经纪服务合同等房地产经纪业务相关资料的保存期限不得少于5年。”据此，房屋查验的档案资料保存时间不能少于5年。

3.档案利用

房地产经纪档案可为社会提供服务，但对涉及的国家秘密、商业秘密、技术秘密和个人隐私应当予以保密。各房地产经纪机构可制定相关制度，按照一定手续对社会开放档案。

4.档案检索

档案检索就是把档案的内容，按照不同的特征存储在各种检索工具中，如果需要，可以快捷和准确地把档案查找出来的一种引导工作。

检索主要有下列几个步骤：

①分析利用要求；

②选定检索工具；

③按照选定的检索途径及其检索标识查取档案。