医院业务档案管理管见

医院业务档案管理管见

徐红蕾

（宁波市鄞州人民医院）

摘　要:作为医院综合档案管理工作的有机组成部分，医院业务档案管理存在诸多问题，本文结合实际工作，提出加强医院业务档案管理，必须要转变思想观念，健全管理规范，提高人员素养，加强信息化管理，多措并举，推进工作上新台阶。

关键词:医院业务档案　存在问题　对策分析

医院工作的重点是提高医疗质量和医疗技术，为病人提供优质的医疗服务。医院卫生工作中产生的大量具有保持价值的各种形式的档案材料，其中，医院业务档案全面反映了医院的机构设置、业务特色、教学科研、预防保健等，是医院档案资源的核心部分，具有重要的保存和利用价值。下面，笔者结合我院业务档案管理实践，谈谈自己的体会。

一、存在的问题

（一）医院领导重视不够

对档案工作，院领导普遍认为医院的专业人才培养重在临床一线医疗人员，对档案专业人员的职业素养和继续教育支持和投入不多，导致医院高层次的档案专业人才贫乏。

（二）部门档案意识淡薄

当前，医院各业务部门普遍存在不同程度的“重业务、轻档案”意识。有的认为档案不直接产生经济效益，可有可无，有的认为档案室仅是资料保管室而已。他们对于档案的历史价值、实际功用缺乏直观的认识和了解。

（三）档案管理不规范

由于历史原因，我院在2007年前，档案分为文书档案、科技档案、会计档案和声像档案四大类。党委、行政、人事、财务等各部门形成的文件材料由综合档案室集中保管，医院业务科室管理过程产生的文件资料，则分别由各业务科室收集保管，没有实行集中统一管理，各业务科室也未建立档案管理制度和相应的工作考核机制，加上科室档案管理人员更替和科室重组十分频繁，造成许多档案资料收集不完整，档案质量差，缺乏利用，长期堆放库房无人问津。

（四）兼职档案员职业素养不够

科室档案人员大多认为，档案管理是综合档案室的工作，自己只需要把资料收集移交给档案室就行了。此外，他们工作兼职过多，又大多来自临床或非档案管理专业，对档案专业知识不熟悉，对档案业务不了解，对档案价值的判断更是无从把握。这种状况显然对开展工作十分不利。

（五）归档范围不明确

各职能部门长期以来按照旧习惯处理本部门的档案资料，医院业务档案基本处于一种放任自流、兼而不管的状态，缺乏切实可行的、完整规范的归档标准。

二、对策与思考

（一）转变思想观念

医院档案作为医院的重要信息资源，要大力争取领导的重视和支持，切实增强各部门的档案意识。随着医院的发展和体制改革，员工的档案意识会越来越强，医院各项工作的开展对档案工作的要求也会越来越高，所以，医院档案部门必须转变思想观念，加强档案宣传，调整工作视角，打破“只管不用”的传统工作方式，挖掘档案的信息价值，主动为医院各部门和员工提供优质档案服务，争取他们的欢迎、支持、配合。

（二）加强规范化管理

首先，以文件形式确定职责明确的档案管理网络。我院是一家综合性三级乙等医院，由一名分管院长牵头负责，综合档案室为院办公室的下属科室，负责全院档案管理工作的实施、监督、指导、利用和编研，各业务部门由科长负责组成一个档案单元，并落实一名兼职档案员，负责档案的收集、整理、保管、移交等工作。其次，建立健全档案管理的各项规章制度。要明确归档范围、移交时间、接受手续等，建立档案工作的奖惩制度，并争取将档案工作考核纳入医院目标考核体系。再次，增加硬件投入。各业务部门要配置档案装具和档案软件等基础设施，使各门类档案通过不同端口输入计算机，提高信息的处理和传输效果，为实现各部门之间的档案资源共享奠定基础。

（三）提高人员素质

档案工作作为一项基础性、服务性的工作，档案从业人员要有默默无闻的职业奉献精神，对岗位的高度责任心和耐心。医院和档案部门要主动为档案从业人员提供档案管理知识培训的机会，定期组织邀请档案管理专家进行现场业务指导，有针对性地解决实际工作中的问题。可以通过会议、走访等形式对档案工作进行检查、指导，促进从业人员相互之间的交流，创造良好的工作学习氛围。医院应积极创造条件，为有志于档案工作的人员提供进一步学习和深造的空间，鼓励其参加档案管理资格证书考试和评聘相关档案专业职称。

（四）明确归档范围

归档范围表是鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准，业务档案与文书档案相比，其归档范围和保管期限表的制订具有一定的特殊性和专业性。制订科学合理的保管期限表对业务部门的档案工作具有重要意义。为此，我院在广泛调查的基础上，罗列出各科室实际工作中产生的各种形式的资料，会同档案管理小组和鉴定小组充分讨论，分别对应各档案单元制订各业务档案归档范围和保管期限表，并根据实际工作需要对保管期限表进行调整和完善。

（五）加强信息化管理

随着医院信息化进程的加快，医院档案要以档案数字化软件系统为核心，配备相应的信息化硬件设备，灵活运用计算机进行数据管理、整理编目、利用查询、系统维护等，逐步实现档案管理系统与办公系统的对接，最大限度地实现信息共享。

参考文献:

［1］梁怡.做好档案管理工作的体会［J］.现代医院，2007，7（4）.

［2］李成修.医院综合档案的管理与利用［J］.中国医院，2009（10）.