档案著录与标引

档案著录与标引_文书处理与档案管理

一、认识档案著录

档案著录是指档案馆(室)编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷的特征，揭示其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和利用者了解档案，更好地管理和利用档案。

编制检索工具(目录或索引)，一般都经过档案的著录和档案目录的组织两个步骤:第一步，按照一定的规则，将每份文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个的条目;第二步，将许多条目，按照一定的方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。

档案著录是记录档案特征的过程，条目是档案著录的内容，是组成档案检索工具的基本单位。档案检索工具的质量，一方面取决于组织的方法，而更重要的是著录的质量。任何档案检索工具，要具备良好的存储和检索的功能，都必须以著录的详细具体、标引准确、格式与标志符合统一、方法一致、文字简明为条件。著录上的差错与混乱，会降低检索工具的效能，甚至会使其丧失作用。

二、掌握档案著录规则

档案著录所遵循的方法称为著录规则。为了实现著录工作的规范化，我国先后制订了两套《档案著录规则》。新《档案著录规则》是指国家档案局1999年5月31日批准，从1999年12月1日实施的《档案著录规则DA/T18-1999》，替代了国家标准局1985年5月10日发布的《档案著录规则GB/T3792.5-85》。新《规则》实际上是对老《规则》的修订。作为全国档案著录工作的依据，新《档案著录规则》主要内容有著录项目、标识符号、著录条目格式、著录信息源、著录项目细则等。

(一)著录项目

在档案的著录过程中，要以一定的记录事项对一份文件或案卷的内容和形式特征进行记录，这些记录事项就是著录项目。它是构成档案条目以及档案目录的最基本数据单元。

不同的目录，著录的项目是不相同的。根据《档案著录规则》的要求，档案著录项目共分7项，每项分若干著录单元(小项)。

1.题名与责任说明项

题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

(1)正题名。正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录;单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号;单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，根据其内容另拟题名附后，加“[]”号;单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“……”号表示;案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

(2)并列题名。并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。

(3)副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。副题名及说明题名文字前加“:”号。

(4)文件编号。文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号，科研试验报告流水号，标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号除年度用“[]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“:”号。联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用“;”号隔开。档案室一般应著录文件编号。

(5)责任者与责任说明著录。责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。必要时要著录责任者职责或身份(职务、职称等)。责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“;”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中，责任者之间以“，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。

【提醒您】

责任者著录的注意事项

1.机关团体责任者:(1)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。例如，中国共产党中央委员会/中共中央，中华人民共和国外交部/外交部，河北省人民政治协商会议/河北省政协，以上不应简称为“中央”“本部”“省政协”。(2)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号。

2.个人责任者:(1)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“()”号。(2)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。例如，毛泽东(中共中央主席)/毛泽东(国家主席)/毛泽东(中央军委主席)。(3)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“()”号。(4)少数民族的个人责任者称谓，尊重各民族间差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。(5)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。

文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“()”号。

未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]”号;考证无结果时，以三个“□”代之。文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[]”号。

文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[]”号。考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“[]”号。

(6)附件。附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠“+”号。文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“……”号表示，自拟附件题名加“[]”号。若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。

2.稿本与文种项

(1)稿本。稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项根据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“.一”号。

(2)文种。文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“:”号。

3.密级与保管期限项

(1)密级。密级是指文件保密程度的等级。密级按GB7156-2003第5章中的文献保密等级代码表划分为5个级别，名称与代码如表9-1所示。

表9-1 文献保密等级代码表

密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“.一”号。

(2)保管期限。保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期(或30年)、短期(或10年)。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“:”号，若己更改的，应著录新的保管期限。

4.时间项

时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.一”号。

(1)文件形成时间。一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

(2)时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7～8位数表示日。

(3)历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。例:.一清乾隆10年9月26日(17451021)。

(4)没有形成时间的文件，应据其内容、形式特征等考证出形成时间后著录，并加“[]”号。

(5)文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“[]”号。例:.一1945□□□□[19450815].一□□□□1209[19691209].一19□□□204[193□1204]。

(6)文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出时间附后，并加“[]”号。

(7)文件形成时间考证不出时，著录为“.一□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间，但应在附注项中说明。

(8)若考证出的时间依据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“[]”号内。

(9)文件起止日期。以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“一”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。例:.一19890107—19891015。

5.载体形态项

载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。

(1)载体类型。档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“.一”号。

(2)数量及单位。数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”“卷”“册”“张”“片”“盒”“米”等。著录时其前加“:”号。例:

.一缩微平片:2张:105mm×148mm

.一录像磁带:5盒:3/4英寸

.一磁盘:4片:3.5英寸

(3)规格。规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“:”号。

6.附注与提要项

(1)附注。附注项著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。每一条附注均以“一”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。各著录项目中需要注明的事项:①题名附注:注明同一文件的不同题名或其他称谓。②责任者附注:注明考评出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称。③时间附注:注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间。④载体形态附注:注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪变等情况。

著录项目以外需要注明的事项:①被著录文件有不同稿本者应予注明。②被著录文件另有其他载体形式者应予注明。③被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。④被著录文件经考证为赝品的应予注明。⑤被著录文件关系密切的相关文件应予注明。⑥除上述附注内容外，需要注明的其他事项。

(2)提要。提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)。提要在附注之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录。

7.排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。

(1)分类号。分类号依据《中国档案分类法》和GB/T15418-1994的有关规定著录，置于条目左上角第一行。

(2)档案馆代码。档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，置于条目右上角第一行。档案馆代码在建立目录中心或报道交流时必须著录。

(3)档号。档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头。档号中各号之间以“一”号相隔。

(4)电子文档号。电子文档号是档案馆(室)管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。

(5)缩微号。缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆代码齐头。

(6)主题词或关键词。主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。主题词按照DA/T19-1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。主题词或关键词著录于附注与提要项之后，另起一行齐头著录。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分作两行书写。

【小技巧】

档案著录标识符的适用与技巧

为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，需添加如下规定的标识符。

“.一”置于下列各著录项目之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

“=”置于并列题名之前。

“:”置于下列各著录单元之前:副题名及说明题名文字，文件编号、文种，保管期限、数量及单位、规格。

“/”置于第一个责任者之前。

“;”置于多个文件编号之间、多个责任者之间。

“，”用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

“+”置于每一个附件之前。

“[]”置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

“()”置于下列著录内容的两端:责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

“?”用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。

“一”用于下列著录内容之间:日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

“……”用于节略内容。

“□”用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

著录用标识符使用技巧如下:(1)除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠以“.一”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。(2)“.一”符占两格，在回行时不应拆开;“;”和“，”各占一格，前后均不再空格。(3)如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.一”。(4)凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。(5)不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

(二)著录条目格式

1.段落符号式条目格式

段落符号式条目格式是将著录项目划分为4个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与第一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。

2.表格式条目格式

实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与“段落符号式条目格式”基本相同，其排列顺序可参照使用。

3.卡片式条目格式

卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按“段落符号式条目格式”依次著录。

表9-2 文件级条目著录格式及实例

国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区部门制订改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。

(三)著录信息源

著录信息来源于被著录的档案。单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被著录档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料。

(四)著录详简级次

著录详简级次，是指著录时对档案著录项目的取舍程度。著录格式中所列的项目，是从总的要求上提出的，并不是每份文件或每个案卷都要求全部著录所有项目，有些项目要求必须著录，这些项目称为必要项目。有些项目可根据实际情况进行取舍，可著录也可不著录，这些项目称为选择项目。

必要项目包括:正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词(2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》取消了“主题词”这一要素，此项目内容可自拟或选择著录)。

选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标志、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、电子文档号、档案馆(室)代号。

档案著录详简级次分为详细级次和简要级次。简要级次是指在条目中仅著录必要项目。详细级次是指在条目中不仅著录必要项目，还部分或全部著录了选择项目。档案著录详简级次的选择使用，各机关档案室可根据情况自行选择。

三、认识档案标引

档案标引，就是对文件或案卷内容进行主题分析，从自然语言转换成规范化的检索语言的过程，即对内容分析结果赋予检索标志的过程。其中，给予文件或案卷以分类号标志的过程称为分类标引;给予文件或案卷以主题词标志的过程称为主题标引。

档案标引是档案著录最核心内容。只有通过标引，才能使档案的内容特征获得检索标志，才能组成各种各样的检索工具。

四、掌握档案标引步骤与方法

档案标引步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面，即通过对档案内容进行分析，明确档案的主要内容，然后用检索语言将其充分、准确、简明地表达出来。主题标引和分类标引都离不开这两个步骤。在主题分析方面，主题标引和分类标引的内容大体一致，只是根据标引方法的不同对主题的确认程度不同而已，但在概念转换方面二者有所不同。在标引之后应进行审校，以保证档案标引的质量。

(一)档案分类标引

1.档案分类标引的方法

档案分类标引，是指给每份文件或每一个案卷一个分类号，作为排列条目组织档案分类目录和索引的依据。分类标引的方法是:

首先，熟悉分类表，了解分类表的编制目的、使用范围、分类原则、体系和结构，这是正确进行分类标引的首要步骤。

其次，准确地掌握需要分类标引的文件或案卷的内容，细致地进行主题分析。主题分析是通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念的过程。正确的主题分析是保证档案标引质量的重要因素。

再次，根据其内容归入最恰当的类。通过分析题名和浏览正文后确定主题，查阅分类表，找到确切相符的类目，标出分类号，最后审校。在标引之后，应进行审核，以保证档案标引的质量。

2.主题分析与概念转换的基本步骤和做法

主题分析和概念转换是关键步骤，应予以高度重视。

主题分析的基本步骤:

第一，通过审核档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其他主题因素，一般可通过文件或案卷的题名获得。当档案无题名或题名不能全面、正确地反映档案主题时应浏览全文，重点阅读全文的开头、结束语、段落标题，必要时阅读批语、摘要、简介、目次、图表、备考表等内容。

第二，通过审读档案，确定档案或案卷的主题类型和主题结构。档案的主题类型可以分为单主题和多主题。单主题是指一件(卷)档案只表达一个问题，如《关于工资问题的若干规定》，用“工资”一个单元词即可表达其主题。多主题又称复合主题，是指一件(卷)档案表达两个以上的问题，要用若干个单元词组配或直接采用复合词才可以表达，如《人民银行调整储蓄利率的公告》一文，需要用“储蓄”和“利率”两个单元词组配才能表达其主题。主题结构是指构成主题的因素。

【知识拓展】

主题因素的分类与识别

主题因素大体可分为以下5种:

(1)主体因素，是指反映文件或案卷中所述的主题中的关键性概念，作为对该文件或案卷的检索入口。例如，《北京市与××地区购销合同》一文中，“购销”为主体因素。

(2)通用因素，是指某些通用的词汇或概念，与主体因素相结合，可以加强主体的专指性。例如，《地质勘查资质分类分级标准》一文中，“标准”为通用因素。

(3)位置因素，是指文件或案卷所论述对象的空间和地理位置的概念，包括国家、地区、机构等方面的主题词。例如，《深圳档案局档案征集公告》一文中，“深圳档案局”为位置因素。

(4)时间因素，是指文件或案卷所论述对象存在的时间概念，包括朝代、年度等方面的主题词。例如，《南通职业大学2008年招聘启事》一文中，“2008年”为时间因素。

(5)文件类型因素，是指文件类型和形式方面的概念。例如，《国务院关于机构设置的通知》一文中，“通知”为文件类型因素。

上述5种因素在一般意义上概括了文件或案卷主题的范畴和方面。但每一主题有所不同，有的主题包括了全部5种因素，有的主题仅包括其中的一种或几种因素。在标引过程中将主题划分为5种主题因素的主要目的在于确定标引的内容。在档案标引中，主体因素是最重要的，必须标出，时间因素一般也需要标出。例如，“××市教育局关于中小学生教育问题的指示”，“××市教育局”作为作者不予标出;“关于××市中小学生教育问题的调查报告”，“××市”作为论述对象应予以标出。通用因素和文件类型因素可酌情标引。

概念转换是指在确定了主题类型和主题结构的基础上，选定主题词或分类号的过程，也就是将主题概念转换成检索语言给出检索标志的过程。

分类标引概念转换的基本做法是:根据主题分析的结果，将正确的分类号赋予被标引文件。分类标引必须符合专指性的要求，应根据文件或案卷的内容给出最合适的分类号，既不能给予上位类号，也不能给予下位类号;当分类表上无恰当的分类号时，才能给予上位类号或与档案内容最密切相关的类号，必要时，也可以增设新类目;凡是一份文件或案卷涉及两个以上主题者，可以标引一个以上的分类号，但这种标引应控制使用，一般标引不能超过三个分类号。赋予被标引文件分类号时，应遵循前后一贯性的原则。由于有些档案内容的性质是相同的，所以会产生一些相同的条目，这些条目都应归入一个类目中，赋予相同的分类号，自始至终保持一致。

3.分类标引应遵循的基本规则

标引规则是在标引工作中运用标引语言的语法规范。制订标引规则的目的在于保证不同的标引人员遵守共同的方法进行标引，以保证标引工作的质量。为了保证档案分类标引的质量，《中国档案分类法》编辑委员会制订了《档案分类标引规则》，这个规则适用于编制分类目录、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作，其中也包括基本规则的内容。

档案分类标引必须以档案内容及其他特征为依据，对文件或案卷进行周密的主题分析，查明所论述的对象属于什么主题，有什么用途，不能单凭题名即赋予分类号。

分类标引必须依据档案检索专用的分类表及其使用规则，辨清类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定，孤立地理解类目的含义。

分类标引必须符合专指性的要求，依据文件或案卷内容给出最合适的分类号。分类标引必须为充分发挥档案的作用创造条件，为此，应根据档案的具体内容和成分，在检索工作中提供必要数量的检索途径，确定适当的标引深度。

分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。对某些难以分类和因分类表无相应主题类目而赋予相近的类号时均应做好记录，以供审核时研究参考。

(二)档案主题标引

档案主题标引，就是通过对文件或案卷内容的主题分析，从主题词表中选择相应的主题词来标志其内容主题，存储在检索工具中，作为检索的依据。

1.步骤

首先，审读文件，确定主题。在此基础上，确定主题类型与结构。

其次，对主题进行概念分析，选定主题词。在确定主题类型和结构后，从词表中选定相应的主题词标志文件或案卷主题。具体选择主题词时，应深入研究主题分析的全面性、概念分解的准确性，充分考虑利用者的检索需要，从主题词表中选择专指性强并能正确表达主题概念的主题词。

再次，给出主题标志。确定选用的主题词，并明确各主题词之间的关系，将主题词著录在条目上。

最后，审校。要审查对文件或案卷的主题分析是否正确，确定的主题概念是否恰当，选定的主题词是否确切表达了主题，著录有无错误，是否符合标引的组配规则。审校是主题标引工作中不可缺少的步骤，应由精通业务的人员担任。

2.基本规则

主题标引应以档案论述的客观事物和研究对象为依据，客观地反映档案主题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

(1)标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词，非正式主题词一般不能作为标引词使用。选词时，必须首先考虑选用最专指的主题词，不得以其上位词或下位词进行标引。当没有专指主题词时，则应选择最直接相关的几个主题词进行组配标引。

(2)如果组配标引仍无法达到要求时，可选用最邻近的上位词或下位词进行靠词标引。一般应依据词族索引选用最直接的上位概念主题词进行标引，不应使用越级上位主题词标引。另一种是用近义词进行靠词标引，应依据范畴索引选用与主题概念含义最相近的主题词进行标引。

(3)当上位主题词标引不合适时，可采用关键词进行标引。关键词标引又称为增词标引。关键词是主题词表以外的，未经规范化处理的自然语言。使用关键词一般要按照规定的手续作为后补主题词登录后方可使用，以后按照使用频率高低转入正式主题词。

(4)标引应以文件为单位进行，每份文件的标引深度，应根据文件主题的详略和重要程度而定，一般可标3～8个主题词，最少标引1个，最多不宜超过10个。手工检索系统应该控制词量，防止过度标引，以免造成系统负担过重，增大误检率。

3.主题词组配标引规则

所谓组配，是指在标引时，用两个以上主题词的合理组合来表示文件或案卷主题。组配是主题法灵活性的主要表现，它能用较少的主题词通过组配方式来表达档案的复杂主题。

常用的组配方法有概念限定组配、概念相交组配。前者使概念更专指，表达方式为:起修饰限定的放在后面，被限定的概念在前面，中间用“—”连接，如“污染—环境”。后者用以表示概念之间的交叉关系，方法是在两词之间加上“:”，如“钢铁企业:联合企业”，表达钢铁联合企业的概念。