文书与档案

第五节　文书与档案

文书与档案，虽然它们含有相同的成分，但它们之间是有区别的。文书是现行工作中正在使用、未经整理的文书，档案则是文书工作结束后停止使用、已经整理归档的文书。文书是现行工作的依据和记录，档案是过去工作的历史材料，对今后的工作起着查考作用。

文书是档案的前身，档案是文书的变体。文书是档案的重要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。但是，从文书到档案，中间有一个转化的过程，并且也不是所有的文书都能够转化为档案。文书转化为档案，是在文书处理完毕以后，剔除不必立卷归档的那一部分，而把那些有价值的、能够为社会提供查考利用的部分按照一定的规则，经过整理成为案卷(详见第八章)。案卷是按照一定规则组织起来的文书集合，已不再是文书本身了。组案完毕后，还需要提交档案馆(室)归档保存，并由档案馆(室)向社会提供利用。这是文书转化为档案的过程，即由文书形成档案的过程。在电子公文流转过程中，也是需要通过提交电子公文到档案馆、档案馆审查验收后才能成为档案保存。

从上述可以看出文书与档案的区别与关联，它含有如下几层含义:

(1)档案的来源是文书的一部分;由于社会生活的不断丰富，社会信息产生的主体不再局限于官方文书，档案的来源由原来以文书为唯一来源而发展为多元化，因此，文书只构成档案来源的一部分，当然还是重要的一部分。

(2)作为档案来源的文书是处理完毕、经过鉴定确认具有保存价值的文书，即能够提供人们查考利用的那一部分文书;也就是说，在机关工作中产生的文书只有一部分能转化为档案。

(3)经过整理，即经过立卷处理的文书从性质上看，已经不再是文书，而是案卷或者称为文书的集合了。作为文书已经完成了历史使命，开始履行新的社会职能。

(4)档案必须存放在特定场所，即档案馆(室)。档案由档案馆(室)向社会提供利用。

据此可以得到这样的结论:文书是国家机关、社会组织及个人在社会活动中，为了表达意图、进行联系和作为凭据而形成和使用的各种记录材料，它有待于转化为档案;而档案是处理完毕确认值得保存以供社会查考利用的、保存在特定档案机构的文书的总和。显然，上述关于档案的界定仅仅局限于文书转化为档案这个层面的考察，如果放在更加广阔的视野内，档案的含义则宽泛得多。参考有关档案学理论方面的论著，读者可以更加全面地解读档案的含义及其本质特征。

复习与思考

1.什么是文书?文书是如何产生的?

2.文书有哪些基本特点?

3.文书、文件和公文有何区别和联系?

4.如何理解公文?

5.如何认识公文的特点与作用?

6.如何理解文书与档案的关系?

7.如何认识文书转化为档案的条件?

8.从文件转化为档案的过程考察，如何理解档案的定义?

9.为什么说文书只是档案的来源之一?

10.在文书转化为档案的过程中，需要做好哪些工作?