文书档案时间管理

文书档案时间管理

办公室里的纸张，随着电子信息化的发展将无纸化，我们将用更有效率的方法来从事文书档案管理，但是在没有全面信息时代到来之前，文书档案无疑仍是时间管里的一大难题。我们往往是先写出草稿，再打印，再修改，然后再复印，然后再分发执行及存盘。这一连串的动作，花费许多操作时间。

档案有哪些？可以说是包罗万象，如公文、命令、制度、信函、报表、账册、印章、证明、奖状、史料、照片、图样、印刷品等等，用完之后就应该归档。否则，日子一长，一定是杂乱无章了。

为了让文书档案井井有条，节省我们的寻找时间，我们有以下的建议提供大家参考。

（1）尽量不用纸张。时间等于金钱。如果能用信息作业取代的表格、公文、报告，则尽可能不再使用纸张，可用磁盘或压缩性档案储存。

（2）尽量定期整理。每隔三个月办公室要大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西给翻出来，不要的就扔，要的就立即归档。

（3）格式尽量简单明了。无论是书信还是公文，都以最简单的格式、最明了的内容来进行，以便争取时间。

（4）制定档案的存期。一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里大部分的档案都只保存一年即可。财务相关凭证依税法规定保存七年，法律凭证保存十年或永久保存。一般会议记录及计划书也只要保存三年，所以实在不要等到公司搬家才来整理积压下来的档案，否则办公室无疑就是仓库的代名词。

（5）善用档案人员。许多单位把即将退休的长者，安排做档案管理工作，这有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成无足轻重的工作。其实，已发生的文书资料一般都不太重视，直到有一天想要调卷查找的时候，才急如星火。因此，档案管理人员及其工作应受到足够的重视。

（6）采用中央管理。中央管理就是将组织中的各种档案交由档案室或资料室共同管理，而非各部门管理，原因是这样才能有效率地归类编案编目。

（7）采用正确的分类。如果我们有足够的专业知识，才可能会正确地选出所需的分类法。例如，日期法、地域法、部首法、颜色法等等。没有专业档案管理经验，很可能一开始就弄得乱七八糟，之后想要再改，可就不那么简单了。

（8）注意编案编目。如果没有统一的人员管理档案，就很容易形成杂乱无章状况，而使人找不到要找的文件。现在我们用计算机存盘更要注意文件名的统一。

（9）注意存盘方式。如果用计算机储存档案，则必须有能够共同享用的空间。因为在局域网络里可以存查，所以我们要有主文件夹的观念。否则也许每个人都以为别人会存盘，而都不存盘，结果重要资料一旦删去就不会回来了。

电话、会议及文书可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。因此，在这三件大事上注意节约时间，一定能收到可观的效果。

数据文件与时间管理的关系因此十分密切，要注意及时存盘，统一编目，合理使用。