谈谈文书工作对档案质量的影响

王　芳

(交通运输部东海航海保障中心宁波航标处)

摘　要:档案主要来自文件材料，而文件材料是在文书处理工作中形成的，因此文书工作不仅直接影响文件材料的质量，而且也直接关系到档案的质量。

关键词:文书处理　档案质量

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在做好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。正是由于档案主要来自文件材料，而文件材料是在文书处理工作中形成的，因此文书工作不仅直接影响文件材料的质量，而且也直接关系到档案的质量，所以我们要树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，加强责任心，提高业务素质，积极主动地收集管理(形成)的文件，规范文件材料收发传阅工作，确保文件材料不散失。在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、文件书写材料对档案质量的影响

文件书写材料指纸张、墨水、印油等。用纸和字迹材料的质量如何，不仅影响文件的阅读，而且决定文件的保存寿命。文件的质量与档案质量有自然的一致性，文件用纸用墨决定着档案的寿命。一些同志为了一时方便，随便拿一张纸、一支笔就起草文件，没有考虑档案管理的需要，使某些档案“未老先衰”，保存时间不长，纸张便老化、发黄变脆，字迹褪色、油墨散发、模糊不清等，严重影响档案的长期保存。文件在制作时一定要考虑到档案的需要，文件用纸要选择质地坚韧、耐老化的纸张，规格要统一，对于永久保存的文件，应选择质量较好的纸张。另外，作为档案管理人员就应爱岗敬业，经常查看档案材料，看有无虫害、缺损，特别是天气潮湿、高温时应加强对库房温湿度的监控，防止档案变脆发霉，发现破损应及时裱糊或复制备件。

二、文件撰制质量对档案质量的影响

文件的体式包括文件的结构、各种附加标记及格式的安排等。各类文件都有一定的体式，有统一的要求和规定，不可以随意更改。所以，在制作文件时要严格按照规定要求标写清楚。文件撰制质量主要指文件起草、修改、各种记录等方面是否字迹清晰，语法修辞是否简练确切，是否便于阅读理解，标点符号是否运用得当，文件有没有标注主题词，制发文件是否履行签发手续，是否符合审批权限，文件标题是否确切，主送、抄送关系是否清楚，是否坚持一文一事制度，拟件人是否署名，是否注出密级及发文时间等。发文时必须要标明年、月、日，这不但关系到文件的时效性，在其转化为档案后直接关系到档案的凭证价值。文件除会议纪要外，一律加盖公章。没有公章的公文没有权威性，转化为档案后将失去凭证作用。文件形成机构名称应写全称，或规范化的简称，否则不但损害文件的严肃性，而且会破坏档案的真实完整性。对于未完成或无法完成的工作也要在文件处理单上书面注出原因，使文面完整。总之，在发文渠道中严格把关，严格审查各类文件的文种和格式是否符合规范。这不仅关系文件本身质量和单位工作效率，而且在其转化为档案后，对档案的提供利用也将产生深远的影响。

三、文书立卷工作对档案质量的影响

文书立卷就是根据一定的原则与方法，将组织或个人形成的文件组合成单位保管案卷的工作过程。要在“以我(本单位)为主”原则指导下确立立卷归档的重点。

我们在提供利用档案时，有时会发现文面残缺的现象。例如，有的请示无批复;有上级指示或单位发文，而没有办理情形或结果;案卷少标题、编号;发文时间和发送范围无注明;等等。以致单位发展过程中的一些重大事项在档案中都查不到批复、办理情况及时间。

有的文件格式不规范或文种选用错误，造成上级机关阅批困难。例如，需要向上级机关请示的问题，文书人员若不用“请示”这一文种，而采用“报告”文种，造成领导将其当作一般工作情况汇报而未做答复;有些机要档案由于文书处理时未按规定划分密级，则可能造成档案管理和利用时失密。这些情况的出现都直接或间接地造成了文书档案的文面不完整。

要杜绝档案文面的残缺，一是要求文书人员精通文书范畴的知识，二是文件起草人员要熟悉公文制发的规范和格式，三是要坚持文书处理部门(办公室)立卷制。凡上级批示或领导批办的文件，在传阅完毕后，均交由办公室归存，并将办理结果附于正文后，做到材料完整。部门主办的发文，在文书处理的发文过程完毕后，由办公室保存文稿和打印件，以备立卷归档。只有认真履行公文处理制度才能消除档案文件的不完整现象。

办理完毕的文件材料，应由文书人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写案卷类目，将其及时对号入座，使文件的立卷工作日常化。文书部门立卷主要是做好平时的归卷工作，关键在于“及时”二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。

准确把握文件立卷归档的时效性，原则上按年度归档，但实际操作中，要完成现行文件阶段任务的才能予以立卷或归档，没有完成的则不能立卷或归档，否则会造成档案管理的无序和混乱。例如跨年度的批复，应放在相应的批复年度归档。会议文件应在会议结束时及时收集归卷;联合办理的文件，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复印件或副本。文书人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，这样既方便平时查阅，又利于年终立卷。文件材料是经过文书部门处理的，文书部门熟悉本部门文件材料的形成原因、运转情况和实际效用，了解文件材料之间的内在联系和不同保存价值，清楚公文的来源和去向，这些正是进行档案立卷所必需的基本条件，因而能把握案卷的质量，提高工作效率。如果文书部门将未经立卷的文件材料移交给档案部门，档案人员由于不熟悉文书的处理程序和它们之间的有机联系，要花费很多时间进行清理、熟悉文件材料，分析文件材料，致使案卷的质量受到影响。文书部门集中立卷可以有效地防止文件的散失，有利于保证文件材料的完整齐全。文书部门将承办完毕的文件材料随时整理立卷，可以避免在每个承办人手中积存太多文件材料，不易查找且易散失的缺陷，并能在立卷过程中及时发现存在的问题，采取补救措施，这样有利于保证归档文件材料的完整准确性。如果将文书立卷工作直接交给档案部门办理，由于档案人员不熟悉文书工作，不能控制和掌握文件材料的承办情况，容易造成文件材料的散失，对于存在的问题也不易及时发现，这样容易形成档案质量的“先天不足”。所以，文书部门立卷是文书处理工作的终结(最后环节)，是档案工作的基础，它将决定档案的质量。需要指出的一点是，当遇到工作人员因故调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的文件材料，按照有关规定全部及时进行清缴，以保证档案材料的完整齐全。