文书与档案管理

项目二　文书与档案管理

◎学习目标

知识目标

●熟悉档案的含义、特点。

●掌握立卷归档的意义。

●掌握文书整理归档的对象、步骤、方法。能力目标

●能够对文书合理归档。

●能够按要求保管档案。

●能够合理利用档案。

◎工作任务

●任务一：文书的立卷与归档。

●任务二：档案的保管与利用。

◎导入案例

案例一　秘书文书管理

秘书一次忘事致百事公司被判罚十多亿美元

2009年9月30日据国外媒体报道，全球第二大汽水制造商百事（PePsiCo）因秘书的一次失职面临12.6亿美元的巨额赔偿。

来自威斯康星州的原告乔伊斯（Joyce）和福格特（Voigt）称，他们于1981年和百事分销商Carolina Canners和Wis-Pak签署了一份保密协议，推出一款名为U.P.的瓶装纯净水，但两家公司违反协议将资料泄露给百事，百事在15年后推出了瓶装水Aquafina。两人于今年4月提出索偿，将百事及两家分销商告上法庭，称百事在销售Aquafina之前就知道窃用了他们的机密资料。法院将起诉书发到北卡罗来纳州（百事注册地），要求百事出庭，但百事总部对此浑然不知，缺席庭审，威斯康星州法院最终判处百事败诉，赔款12.6亿美元，这个数字相当于百事每年盈利的20%。

百事事后称，在法院对其做出判决后的一周才知道这桩案件的存在，追查原因，原来是百事一名法律部秘书因太忙而忘记处理律师信造成了这一“不幸事件”。

法院将起诉书发到北卡罗来纳州（百事注册地），百事法律部门一名工龄20年的女秘书在接到起诉书后，因“忙于准备董事会会议而将它束之高阁，忘记转交律师”，直到本月5日收到法院判决书后才猛然惊醒。

思考题：本案例中，秘书在文书处理中应注意哪些问题？

◎理论导读

文书管理概述

一、档案的涵义

企业档案是企业各项活动的历史记录，是对企业依然具有保存、参考价值的文件。企业档案作为一种信息资源，是在特定企业活动范围内形成的具有凭证、依据等法律证据作用的企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，是与企业同步发展的无形资产。档案是由各种文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

二、档案的特点

档案内容反映了各种社会活动，具有如下特征。

1.广泛性

档案记载着企业各种各样的活动内容，档案的广泛性体现在档案内容来源、媒质形式、表达形式的多样性。档案内容包括：内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等。档案媒质形式分为纸质、电子化、数字化等。档案表达形式可以是文字、数据、图表、语言、图像、视频等。

2.复杂性

企业档案的内容构成是复杂的，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。企业的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，包括财务凭证档案、物品材料变动记录档案等数据型档案，科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等知识型档案，还有会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来账目文件档案，质量陈述文件档案等信息型档案。

3.价值性

档案是第一手的资料，是为完成某项工作自然形成的历史的原始记录，具有保存价值，有很大的凭证作用，这是档案的本质特点。文书归档的最终目的只有一个，利用文书承载的信息内容，了解工作情况，解决工作中的问题。如果没有保存利用价值，人们就没有必要花费如此多的人力、物力和时间来进行文书整理、保管、管理、开发信息等工作。

三、文书立卷归档的意义

文书立卷归档是将已办理完毕、有一定查考利用价值的文件，按文件在形成过程中的内在联系和一定规律组合成案卷，通过对案卷的收集、整理、保管、统计等环节进行科学归档。案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位，立卷为档案工作奠定了基础。文书立卷归档能够保持文件之间的历史联系，便于将来文件的查找利用，可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管。在现代企业管理中，文书立卷归档可以发挥如下的作用。

1.决策支持

文书立卷归档可以为领导者提供企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，便于领导对日常工作的查证，为领导进行决策提供最主要的依据和最有效的方法。文书立卷归档要与领导决策工作结合起来，让可利用资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供，保障决策的科学性、正确性。

2.员工管理依据

文书立卷归档可以成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源。文书立卷归档可以与员工的实际工作结合起来，让工作信息资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，要把归档信息资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地学习的内容、渠道与空间。

3.技术研究开发参考

文书立卷归档可以成为每一个新技术、新产品研究中的最主要参考资料，让档案信息成为具有知识产权的企业核心竞争信息。档案可以帮助我们考查既往情况，研究有关事物的发展进程和规律，为现有的技术研究开发提供有参考价值的信息资源，为企业的生产经营活动服务。

四、立卷归档文书的保管期限

立卷归档文书的保管期限有永久、长期、短期三种，永久保存就是无限期地保存下去，长期保存一般须保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。划分方法具体如下。

1.永久保存

永久保存是指那些反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业经营管理和历史研究有长远利用价值的文件材料。永久保存文件主要包括：企业经营活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要材料，如重要的请示、报告、总结、综合统计报表以及有关机构演变等文件。

2.长期保存

长期保存是指那些反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业经营管理工作有考查利用价值的文件材料。主要包括上级部门颁发的非本企业主管业务范围内的重要文件和下级部门报送的较重要的文件材料等。如：一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

3.短期保存

短期保存是指那些只在较短时间内对本企业有参考利用价值的文件材料。包括企业的一般事务性材料，与有关部门协商工作的一般往来文书。如月份工作计划，有参考价值的事务性文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。