文书和档案是一种社会现象，是社会发展的产物。在人类社会出现了文字以后，人们就凭借文书这一工具进行彼此之间的沟通和交流，处理各种事务，统治者和社会管理者也需要文书实行政治统治和国家管理。文书的保存就形成了档案。有了档案，人们就可以“疏通知远”，以史为鉴，更好地发挥文书的作用。正因为文书与档案有着重大的社会功能，这一社会现象成为人们研究的对象。
一、文书与档案的含义
(一)文书的含义
1.文书的历史渊源
在中国历史上，文书一词早在汉代即已使用，司马迁的《史记·匈奴传》中有“毋文书以言语为约束”的记载;西汉初期的贾谊在所著的《新书·过秦下》中有“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义”的字句;班固在其《汉书·刑法志》中写道:“文书盈于几阁，典者不能遍睹”;汉代王充在《论衡·别通》中也提到:“汉所以能制九州者，文书之力也”;等等。
2.文书的含义
文书一词一般有两个含义。
其一，是指一种记录信息、表达意图和相互交流的文字材料。古往今来，人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书交流信息，利用公布文书对公众发布信息等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。文书包括私人文书和公务文书两种。所谓私人文书，就是指个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。私人文书不是秘书学科研究的问题。关于公务文书，《国家行政机关公文处理办法》中曾下过一个定义，是指传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、部署和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公务文书才是秘书学科研究的对象。
其二，是指从事文书工作的人。我们可以把在机关单位从事文字工作和文书处理的人员称为文书人员，军队现今仍有“文书”这一专门职务，在其他机关单位，“文书”只是对从事文书撰制和处理工作的人员的一种称呼。
【提醒您】
文书的概念有广义与狭义之分。广义的文书概念包括公务文书与私人文书;狭义的文书概念就是指公文、文件。
3.文书、公文和文件三概念的联系和区别
在机关、单位中常常出现文书、公文和文件三个概念同时使用的情况。在一般情况下，文书、公文、文件的基本含义是一致的，都是指公务文书。这里需要说明，文书的概念有广义与狭义之分，从广义上说，文书包括公务文书与私人文书，不过，人们在日常工作中说到“文书”时，是不包括私用的文字材料在内的。《辞海》(1979年版)上说，文书是“各种公文的通称”，就是狭义的文书的概念。但是，文书、公文和文件三个概念在使用上有一些细微的差别。文书，是集合概念，通常用来泛指所有具有特定作用的应用文;公文，通常用来特指社会组织在公务活动中产生的文字材料;文件，通常用来专指上级机关下发的具有重要执行作用的公文。
文书，从广义上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。从这里可以看出，文书所包括的范围是很广泛的。
公文，是指公务活动中形成和使用的文书，通常把处理公务所使用的文书称之为公文。
文件，是指机关、团体、企事业单位之间，正式使用的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文的一部分，而且是公文的主要部分。
综上所述，文书、公文、文件这三个词的含义基本上是相同的。但严格地说， 它们之间既有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文件。我们习惯说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”，习惯说“文书处理程序”而不说“文件处理程序”，习惯说“中央文件”而不说“中央文书”“中央公文”。习惯用语，是约定俗成的。我们在这本书中，也尊重习惯用语，在不同的地方，分别使用了“公文”“文书”“文件”三个词。
4.文书的定义
文书是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
这个定义的要点可以从以下几个方面来把握。
第一，文书首先是一种文字材料，即书面材料。然而，并非所有的文字材料都可以叫作文书，如文学作品、图书情报等，就不能叫作文书。文书是行为主体在社会活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要形成的具有应用性和特定格式的文字材料。
第二，文书有特定的格式。文书是社会交际的工具，这就需要有统一的通用的格式要求，以便实现社会交际的功用。
第三，文书具有应用性。文书的功用主要是应用，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具，而且所涉及的事项除个别情况外，都是现行的，即正在进行或要进行的工作和事务。
第四，文书具有很强的目的性、针对性。文书作为处理事务的一种工具，有明确的目的，根据社会交际活动的需要而形成。同时，它定向、定范围传达意图，记载活动，推动工作，具有很强的针对性。
第五，文书的形成和使用的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等各种社会组织和具体的个人或家庭。
(二)档案的含义
1.档案的历史渊源
档案作为一种事物在我国早已有之，但我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”。
“档案”一词来源于清初。为何称“档案”，有两种解释。
一种意见认为，“档案”的名称是沿用了清军入关以前对档案事物的用语。成书于约康熙四十六年的杨宾《柳边纪略》对“档案”一词有所解释:“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也;存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字书写于纸者，也呼为牌子、档子矣。”意思是说，满清民族在建立清朝之前，大多在削得薄如纸牌的木片上书写文书，并将木片文书悬挂起来存档，档案日积月累，使得挂壁上的档案成连贯的条状，因而就被称为“档子”。入关后，清人虽然改用纸张书写文书，但“牌子”“档子”的用语没有改变。
第二种意见是用清朝建政后所使用的汉语词义来解释档案。在《康熙起居注》一书中有“部中无档案”之语。这里面的“档案”，不大可能是第一种解释。“档”字，按《康熙字典》的解释，为“横木框档”，就是木架框格的意思;《说文解字》解释为“几属”，就是像小桌子一类的东西，由此引申，把处理一桩事件的有关文件叫作一案，把收存的官方文件统称为“案卷”，再将“档”与“案”连用，“档案”就是存入档架的案卷。档案一词，历经三百多年，一直延续使用，现已成为一个科学概念，档案的第二种含义，在今天仍保留着清代所赋予它的形象的和内在的意义。
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文书与档案载体的演变
据史书记载，中国古代最早的文书是公元前2000年前帝舜时期史官所记的《虞书》，但原件早已不存。现存最早的古文书是清末开始在河南安阳出土的甲骨刻辞，是殷王室占卜时所刻的文字，属于公务文书，史书记载商代的文书还有册和典，是简的集合体。简以狭长竹、木片作载体。把长短相间的简用皮条或丝绳上下两道编连起来，就成为册。把册保存起来就成为典。典册所载内容是当时史官的记录。东晋后期(公元4世纪末、5世纪初)，纸张首先被用作官府往来文书的载体，而诏令文书和重要奏疏的载体仍用竹、木简，到隋代竹、木简才废弃不用。从周代到清末，文书载体还曾使用金、玉、铜、铁、石、缣帛等物，是为了长期保存或在某些特殊情况下使用。文书载体用纸以后，诏书用染黄纸，直至清末。明、清时期向上级官员祝贺的禀启用红纸，一般文书都用白纸。历代文书纸式幅面大小不一。纸张载体用折叠式从元代开始，明代的奏疏沿用，称为本，其余文书用单幅纸，作为官员身份证的诰命文书用卷轴式。清初纸式仍沿明制。中叶以后除诏令文书和个别下行文种外，都改用折式。
档案是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。
甲骨档案:甲骨档案是我国现存历史的档案中年代最久远的，出土数量达15万片以上。商代留给我们的最早的档案文字材料是这种甲骨档案，它也是我国现存最早的系统的官府文书。该种档案制成材料之特殊，年代之远，数量之多，在世界范围也是绝无仅有的。
金文档案:金文档案是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案。青铜器上铭文铸字在商朝就已出现，到了西周，中国的青铜器进入极盛时期，此时刻于青铜器上的文字数量增多，记事广泛，具有了书史的性质。古代先民以金属统称为“金”，刻于青铜器上的文字称作“金文”或“铭文”，具有书史记事特点的青铜器铭文就称为“金文档案”。从出土的金文档案记事范围看，它比甲骨档案更为广泛而详细，对研究当时的历史具有极其重要的史料价值。
缣帛档案:中国是丝绸的故乡，缣帛档案自然也占有一席之地。随着丝织业的发展，战国时期已开始用缣帛作为书写材料，秦汉时使用更多。缣帛作为书写材料有许多优点，可以随意裁剪，质地坚韧轻柔，便于携带和保管，故多用于绘制舆图或抄写经典。由于其价格昂贵，无法普及使用，到了魏晋南北朝，随纸张的广泛应用，缣帛的使用量锐减。但是封建王朝的一些重要文书仍用丝织品书写。直到清代，朝廷颁授文武官员的诰命、赦命等封赠文书还在使用绫锦。
简牍档案:简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“简”是指狭长的竹片或木片;“牍”是指方形木片，主要用于一般公务文书。“策”是指若干片简编联在一起，用于记录国家重大政事和书写典籍。从现存史籍看，由于纸张出现之前，竹片、木片多用作书写材料，因而文书档案常被称作“册”“典”“中”“简册”“简牍”“典籍”等。
石刻档案:树碑立传的传统习俗，使中国古代石刻档案的遗存多姿多彩，浩如烟海。早在先秦时期，就开始用石材作为记事材料，到了秦朝，石刻不仅形制扩大，且数量增多，内容广泛。此时的刻石完全具有了档案的性质。石刻档案自秦代大兴后，历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料。这是因为刻石取材容易，传世久远，便于保存，弥补了青铜器需要铸造，易于腐蚀，容字有限之不足。与甲骨、金文、简牍档案不同的是，这三者因时代进步而随之逐渐作古，只有石刻档案至今仍有其生命力。
纸质档案:我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。
进入工业社会以后，开始出现声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。20世纪中期以后，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件，这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生，是档案领域最剧烈的一次变革，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。
图1-1 各种档案资料
2.档案的定义
1987年颁布的《中华人民共和国档案法》对档案下的定义为:档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。
2000年12月国家档案局发布的行业标准《档案工作基本术语》将档案的定义表述为:“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
对上述两个权威的档案定义的要点，我们做如下解读:
第一，档案的原始记录性。“直接形成”说明档案继承了文书等不同形式的资料的原始性，“历史记录”说明档案还继承了文书等不同形式的资料的记录性，因此，档案是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文书等资料的原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。
第二，档案主体的多元性。档案是由过去和现在的政府机关、社会组织以及一定的个人等行为主体在各种社会实践活动中形成的。档案的主体不是单一的，不仅有党政机关，还有各种社会组织，像企业、事业、社会团体以及个人、家族等。同时，这些多元化的主体不仅指现行的，还包括过去的、历史上的。多元行为主体在各种社会实践活动的过程中形成档案，因此，档案是现在的和过去的多元主体在社会实践活动中产生的。
第三，档案与文书的同源性。档案的前身是文书。这里的“文书”是指广义的文书，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案与文书是同一事物在不同阶段的表现，两者具有同源性，同时也具有实效、功用、排列上的差别。从信息的内容和形式来说，两者完全相同，但从实效、价值和系统性上来说，又有所不同。首先，档案是已经办理完毕的文书;其次，档案是办理完毕的文书中具有保存价值的部分;最后，档案是把分散状态的文书按一定规律整理而成的有序整体。
第四，档案保存的价值性。档案源自文书，但并非所有的文书都能转化为档案，文书转化为档案是需要条件的，就是看其是否对国家、社会和组织具有保存价值。只有经过鉴定，确认具有参考利用价值的文书，才能成为档案。
第五，档案形式的多样性。档案是不同形式的历史记录。档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
二、文书与档案的分类
(一)文书的种类
文书可以分为私人文书和公务文书两大类。
1.私人文书
私人文书指的是个人、家庭(或家族)根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。如来往书信、契约合同、收支账目、自传、遗嘱、家谱等。
私人文书的行文对象如果是法定的机关与组织，那么私人文书被这些机关与组织受理以后，也就变成了这些机关和组织的公文。例如，法院受理了某人的起诉书，被受理的起诉书就成了法院公文的组成部分。
2.公务文书
公务文书简称公文，是指党政机关、企事业单位、群众团体等法定机关与组织为了一定的目的，在社会活动中，为处理公务而形成并使用的，具有特定格式应用性文字材料。
(二)档案的种类
档案一般分为四大类:文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案。其中，文书档案占主导地位。
(1)文书档案。文书档案是各级机关、企事业单位、群众团体及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。一般包括党政档案、人物档案及家庭档案等。党政档案主要是党政机关、社会团体、企事业单位在履行职能活动中所形成的档案。一般来说，党政档案是档案中最重要的一种。人物档案主要是指出生在本地区或曾在本地区工作过的、有重大贡献的、有一定影响的人物以及历史名人在活动中形成的人员档案。家庭档案是社会单个家庭成员保存的对其家庭有利用价值的活动记录。
(2)科技档案。科技档案也称技术档案，它是记述和反映基本建设以及生产技术和自然科学研究等活动的、具有保存价值的、按照一定的归档制度作为真实历史记录集中保管起来的技术文书材料。一般来说，科技档案是大量的图纸、报表、图像、数据等，但要和文字说明材料共同构成。科技档案目前大体有:工程设计技术档案、基本建设技术档案、生产技术档案、设备档案、自然科学研究技术档案，以及其他专门性技术档案如地质、水文、气象档案等。
(3)专门档案。专门档案是各机关单位在进行某种专门业务工作中形成的档案。专门档案主要有:干部档案、人事档案、会计档案、军事档案、诉讼档案、医疗档案、艺术档案、教学档案等。
(4)特殊载体档案。特殊载体档案是现代社会非纸质化的、载体形态比较特殊的档案，主要有声像档案和数字档案。声像档案是以视听形式记录和保存起来的档案，主要包括影片、照片、录音、录像、唱片等。数字档案是建立在现代计算机、信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段形成和保存的档案。
三、文书与档案的性质、特点和作用
(一)文书与档案的性质
1.文书的本质属性
文书有若干属性，如政治性、机密性、信息性等，但本质属性是现实执行性，这是文书独有的特性，也是区别于其他文字材料的内在依据。
所谓现实执行性，主要具有两个方面的含义:一是说文书有执行性。文书总是为反映一定的现象，解决一定的问题而产生和形成的。并且，在一定的职权范围内，文书(公务文书)一旦制发，就必须立即处理或执行;二是说在当下的一定时间内有执行性，也就是现实执行性。没有一份文书是永远有效、永远被执行的，随着形势的发展，情况的变化，任务的完成，又会产生新的文书，原先的文书的执行性就被新的文书的执行性取代，原有文书的执行性也就终止了。每份文书的时效长短不等，有的时效长达几十年，如法律性文件、长远规划等;有的时效很短，如具体事项的通知等。
2.档案的本质属性
档案除了同样具有政治性、机密性、信息性的属性外，还具有利用价值性。档案保存的目的是为了查考和利用，因此，档案的价值性也就成为档案的重要属性。价值属性影响着档案的形成和管理过程，决定着档案的形式与存毁。
但是档案的本质属性是原始记录性。档案是历史的记录，是人们真实活动的记载。档案无论从形式或内容特征上都表现出原始记录性，档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。也只有这种原始记录性才能真正反映历史的原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，最为宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是档案区别于其他文字和音像材料的根本特征。
【提醒您】
档案是原始记录、第一手资料，档案的真实性决定了档案不可随意更改、加工、编造。篡改和伪造的档案毫无价值可言。
(二)文书与档案的特点
1.文书的特点
文书的特点主要是:
(1)由法定的作者制发。所谓“法定的作者”，主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织。国家和地方各级行政机关、企事业单位、群众团体，都是依据法律法规建立起来和合法存在的，这些法定的机关和组织可以在自己的职权范围内制发公文。
法定的作者主要指的是发文的名义。公文一般以机关组织的名义制发。也有一些公文是以机关组织内的部门名义发的，但须注意:以部门名义发文的部门，必须要有相应的下属部门，没有下属部门，不能制发文件。例如企业机关的科室是最低一级部门，科室以下不再设立部门，发文时就应以企业机关，即公司的名义发文。政府各部门可以相互行文或向下一级政府的相关业务部门行文，但一般不得向下一级政府正式行文，只有办公厅(室)除外。
各机关单位在发文时，有时也有以领导人名义发文的情况，这里需要注意，以领导人名义发文，并不是个人行为，而是领导人行使职权的一种表现，因而代表的是机关单位，因此，以领导人名义发文，应在个人姓名前冠以机关单位的名称和本人职务。以领导人名义发文主要是一些需要领导人签署的公文。至于机关内从事公文撰拟的文书人员，不能视为公文的法定作者。
(2)公文具有法定的权威和效力。公文作为机关的喉舌，可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威，可以作为工作的依据，因此公文也就具有法定的效力。公文的这种法定的权威和效力来源于法定的作者和其法定的职权。如中共中央文件，是代表党中央的意见的。通过中央文件制定和传达的党的路线、方针和政策，是各条战线工作的依据和准绳。又如，国家行政领导机关发布的文件，代表了人民政府的职权和意图，具有行政领导和行政指挥的权威，它是通过一定的立法程序产生的，违反了就要受到法律制裁，这就是法定的权威性，也叫作法规的强制力。
(3)公文具有特定的程式性。为了维护公文的严肃性、便于公文的处理以及保证其通行，公文的形成必须按照规范的程式进行，公文的处理必须按照规范的程序进行。公文特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。公文的这种特定程式是公文在形成过程中的特点。
2.档案的特点
档案的特点主要表现在三个方面:
(1)系统性。档案是对办理完毕的文书进行系统整理后形成的，未经系统整理的零散的文书材料，不能称其为档案。档案的系统整理要经过分类、排列、编号、组卷或装盒，便于保管和查找利用。
(2)选择性。不是所有的文书都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书才能转化为档案。因此，对文书的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点。文书不整理归档是不对的，“有文必档”也是不必要的。
(3)保存性。档案是保存起来的文书，没有保存，也就没有档案。而且这种保存必须保持历史的原貌，符合一定的条件。
(三)文书与档案的作用
1.文书的作用
(1)领导指导作用。在一个社会组织中，管理者对基层组织的领导和指导不外乎两种方式:一是书面领导，即利用公文进行领导与指导;二是实行面对面的领导。但是，一般来说，对于重大问题的处理、决策等，适宜于采用书面领导的方式，因为这样可以避免面对面领导存在的随意性。
(2)行为规范作用。党和国家的各种法规都是以文件的形式制定和发布的，这些法规文件一经发布，便成为人们的行为规范，必须坚决遵照执行，不得违反。它对于维护正常的社会秩序，安定社会生活，保障人民的合法权益有着极其重要的作用。有些单位无权制定法规，但仍然可以根据本单位的实际情况，制定一些规定、办法等，这些规定、办法同样具有规范作用。
(3)联系知照作用。各机关单位在处理日常事务工作时，经常要与上下左右的有关机关单位进行公务联系，公文往来则是机关单位之间协商和联系工作的一种方式。这种公务联系作用是公文最常见、最普遍的作用。同时，公文在机关单位之间互相知照意图、协调关系以及协调机关内部关系等方面都起着重要的作用。
(4)凭证记载作用。公文是机关单位职能和公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数公文在传达意图、联系公务的同时，也具有一定的凭据作用。这是因为，既然每一份公文都反映了发文者的意图，那么，对于受文者来说，就可以将公文作为安排工作、处理问题的依据。有些公文，本身就具有凭证作用，如经当事人双方共同签订的协议书、合同等文书。可以说，形成这类文书的目的，就是为了作文字凭证的。还有一些公文，本身就是凭证，如会计文书中的会计凭证、借据等。另有一些公文具有明显的记载作用，如会议记录、谈话记录、会议纪要、大事记等，它们都是机关工作活动的真实记录，可以日后利用和查考。
(5)宣传教育作用。公文具有很强的政策性，有些公文还蕴含着丰富的知识，对于各机关、单位都是良好的宣传教育材料。当文书传播开后，对接触到的干部、群众也是非常好的教育读本。党政领导机关制发的方针政策性的、领导性的重要文件，不仅是进行各种宣传教育工作的重要依据，也是很好的教材，具有重要的宣传教育作用。有些会议印发一些重要文件作为会议的学习材料，许多重要文件也可以通过报刊、广播、电视加以公布，或者印发到各级机关有组织地进行传达、宣传和学习。
2.档案的价值和作用
档案的价值，是指档案对国家、社会、组织和个人的有用性。档案的价值性，是档案被保存起来的唯一理由，也是档案事业得以发展的根本动力。
档案的价值有两个方面:一是凭证价值，二是参考价值。
(1)凭证价值。档案是历史的真凭实据，这是由档案的本质属性——原始记录性——所决定的。从档案的形成看，它是形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是原本地、客观地记录了人们当时的思想和行为，是令人信服的历史证据。从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历史凭证，可以成为查考、研究、争辩、维权和处理问题时具有法律效力的依据。
【范例阅读】
档案续工龄 收入加倍涨
铁通公司职工张少伟，1958年因父亲错划右派随家下放到稠桑乡，父亲平反后，本人按知青对待于1980年招工，工龄一直从1980年算起。本人是1971年初中毕业，按政策应该从1971年算起，现在面临退休，在我馆查到知青办介绍信，证明本人是随家下乡知青，这样工龄从1971年算起，补发工资从1991年算起补到现在。查到证明，工资一下子翻了几倍，解决了大问题。“原来没觉得档案有多重要，没想到你们把老百姓的事情做得这么认真，这么细致，解决了我的后顾之忧，我回去一定好好宣传宣传，档案工作太重要了！”张少伟高兴地说。
资料来源:“档案利用效果实例选编35例”，耀州档案信息网，2013年4月25日。
互动问题:本案中的张少伟为什么说“档案工作太重要了”?
(2)参考价值。档案反映人类社会实践活动的正反两方面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于人们查考既往实践、探索事物发展的过程及其规律，总结和吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
【范例阅读】
天然富锌茶 得益于土壤普查
“天然富锌茶”，为潘家湾乡人民，甚至湖北宜都市人民都带来了巨大经济效益、社会效益。这个著名茶叶品牌，最初得益于20世纪80年代的“宜都县第二次土壤普查”。
90年代初，湖北省宜都市山区乡潘家湾乡盛产茶叶，因地理位置偏僻、交通区位闭塞等，茶叶始终卖不出好价钱。时任该市拔尖人才，著名茶叶专家、高级农艺师翁寿楠看在眼里，急在心里。他苦思冥想，始终找不到突破口。1993年，正在金盆山等地现场考察的翁老偶然听说这里的土壤富含锌，他顿时豁然开朗，一边组织人员采取土样，一边到县农业局档案室查取土壤普查资料。当翁老看到“宜都县第二次土壤普查”档案后欣喜若狂，连声大叫“好！好！好！”“有了这些档案资料，潘家湾人民将省去好多的人、财、物投入”。在翁老等特产技术人员的不懈努力下，今天的“天然富锌茶”成了潘家湾乡农民的致富敲门砖，成了潘家湾乡的支柱产业。现如今，生活在这片土地的农民在谈到茶叶时还津津乐道，翁老说:“如果不是土壤普查的详细资料，天然富锌茶最少迟10年甚至20年才能出道。”
资料来源:档案利用效果实例选编，中国乡村网，2009年8月10日。
互动问题:为什么说“天然富锌茶”品牌的创立得益于档案材料?
档案的作用是多方面的，概括起来主要有以下几个方面:
(1)各项工作的查考依据。档案记录了各种机关、单位过去管理活动的情况，包括行使管理职责的法律依据，处理管理事务的方式、措施、过程及其结果，各项工作的经验教训，已有的规章制度等，这些历史记录是任何一个机关单位持续工作必不可少的查考凭据。平常人们所谓的“有案可查”，说的就是档案在管理工作中具有查考作用。
(2)维护权益的历史凭据。档案所记录的各种具体的社会活动，真实地反映了当事者应有的合法权益，起到历史书证的作用。档案是千年会说话的工具，是解决历史问题的重要凭证，大到国家疆界的认定，小到社会组织之间的纠纷、个人政策的落实，这些保存下来的历史记录，都为当事者维护合法权益起到了积极的作用。
(3)科学研究的可靠资料。科学研究都是踩在前面巨人的肩膀上不断前进的，档案记录了前人丰富的科学研究的历史资料，是每个人进行科学研究和技术革新的必要条件。没有档案资料，任何科学都无法进行，我国开展航天试验，探测宇宙奥秘，没有以往的技术档案作为基础，是不可能进步的。因此，科技工作者把档案比作从事科学研究不可缺少的“粮食”。
(4)宣传教育的生动材料。档案记录了一个国家和民族认识、改造自然和社会、创造历史的奋斗历程，是开展爱国主义、民族传统和革命英雄主义宣传教育的生动素材。如南京大屠杀史料展览、我国改革开放伟大成就展览等，展出了大量的历史档案，广大人民群众在观看这些展览的过程中无不受到强烈的震撼和深刻的教育。
四、文书与档案的联系与区别
文书与档案有着内在的亲缘关系、因果关系，两者从主体、内容到形式完全相同，但它们毕竟是不同性质的事物，不能混为一谈。
1.文书与档案的联系
文书与档案的密切联系主要表现在三个方面。
第一，两者的行为主体和形成方式相同。文书与档案都是国家机关、社会组织以及个人在政治、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中直接形成的。
第二，两者记录的内容和载体形态相同。文书是人们对于现实社会活动的记录，而档案是把记录保存起来，成为历史活动的记录，因此记录的内容完全是相同的。档案来源于文书，因此昔日文书的载体就是明日档案的载体，两者在形式上也完全相同。
第三，两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的延续，有了文书才有档案，没有文书就没有档案，在这个意义上可以说，文书是因，档案是果。但档案也能反过来成为文书的原因，这是因为文书的形成往往需要查考档案，这样档案又为文书的形成提供了条件。
2.文书与档案的区别
文书与档案的区别也主要表现为三个方面。
第一，两者的性质和目的不同。文书具有现实执行性，是为了现行应用而产生的，在处理公务及社会交际活动中具有针对性、指导性、执行性;档案具有原始记录性，是为了今后的查考利用才保存起来，在查考利用时显示凭证和参考价值。形成文书的目的在于处理现实事务，形成档案的目的在于发挥历史的价值作用。
第二，两者的功能和效用不同。文书由于具有现实执行性，对处理当下的事务具有很强的应用性，但当它把事务处理完毕以后，就失去了效用;而档案由于具有以备查考的功能，因而效用持续很长，而且在通常情况下，其价值随着存放时间递增，存放越久，价值越高。
第三，两者在保管形态上有所不同。文书是单份的、零散的，分散在各个单位、部门;档案是整理过的，是组合的、集中的、系统的。
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