文书档案管理

第二节　文书档案管理

一、主要内容及归档范围

（一）主要内容

1．凡能准确反映老年护理院各项业务活动的文件、材料、音像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

2．档案内容包括从成立老年护理院之日起每年在管理工作中形成老年护理院执发的应归档的文件材料。

3．负责档案管理的专（兼）职人员必须坚持随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

（二）归档范围

1．行政综合类。包括重要的会议材料；制定内部制度、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料、发展规划、工作总结汇报，政府及卫生行政部门颁发的重要文件。

2．组织人事／教育培训类。员工个人档案、员工变化表、员工花名册、培训登记表、继续医学教育登记簿等。

3．护理医疗业务类。卫生部门统计年、季报表，本院主要护理医疗业务材料等。

4．会计统计类。年度计划、财务会计预算报表及其说明、卫生行政部门下发的有关文件材料。

二、文书档案的收集管理

文书档案的收集管理需坚持院办收集管理文件材料制度。

（一）文书收发文

凡本老年护理院印发的公文（批复请示、转发文件会被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

1．在发文时，要将发文的印件与定稿、正件与附件等收集齐全。

2．在收文时，要将经过登记、批办、承办、注办等环节处理过的文件材料，按照收文登记簿及时清退收集。

（二）收集文件范围

1．重要会议、工作会议、专业会议所形成的请示报告卡、预算、会议通知、会议记录、纪要、领导讲话、总结、典型材料等均应收集齐全。

2．外出开会。凡单位领导、各部门负责人或一般干部外出开会带回来的材料，应及时催收、登记、清理。

3．内部文件材料。主要指的是单位内部形成的工作计划、总结、规章制度、各种统计报表、员工名册、向上级部门上报的典型材料、汇报资料、调研材料等，文书人员都应及时收集。

三、文书档案的整理

（一）档案整理工作的内容

档案整理工作的内容包括：档案的分类、立卷、卷内文件整理、卷宗封面的编目、案卷装订、案卷的排列和案卷目录等。

（二）文书档案整理的基本原则

1．按照档案形成的特点和规律，保持档案间的历史、整理出反映老年护理院严格的历史真实面貌，便于保管和利用。

2．历史联系的原则。

3．便于保管和利用的原则。

（三）文书档案分类的要求

1．客观性。即从实际出发，使分类能够反映老年护理院真实面貌。

2．逻辑性。分类体系要有严密的逻辑性。

3．实用性。档案的分类，必须便于保管、检索和利用。

（四）文书档案整理的方法

1．文书立卷是将已经处理完毕的文件组合为各个案卷，以案卷作为档案的基本保管单位。该方法具有较强的科学性和实用性。

2．文书立卷的步骤：收集文件→分年度分类→划分保管期限→组织案卷→排列卷内文件→编写页号，登记卷内文件目录，填写备考表→装订→拟写案卷标题→排列案卷→编制目录。

3．归档文件。

归档文件是相对于传统的立卷方式，是文书立卷的改革。它是在“简化立卷、深化检索”的思想指导下，破除卷的概念，直接以单份文件为单位归档整理，最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机管理和应用，逐步与办公自动化（随办随归档）相结合的一种归档文件整理方法。

归档文件整理工作步骤：收集文件→分类（按年度、划分保管期限、分问题）→排列编号→目录录入→装盒。

四、文书档案的积累及归档

（一）文书档案的积累的特点

1．文书档案的特点是：

（1）专业技术性强。医学护理技术档案其内容和形式具有很强的专业技术性。

（2）形式多样化。

2．文书档案的积累即收集工作，即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求材料齐全完整、内容真实准确。

3．文书文件材料的积累工作始终贯穿于职能活动的形成过程中，其方法有：

（1）科室积累。

（2）专业积累。

（3）个人积累。

（二）文书档案归档的范围与时间

1．文书立卷归档的范围。凡属档案种类所涵盖的文件资料，均应立卷归档。

2．立卷归档的时间。

（1）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在3日内递交院办公室立卷归档。

（2）明确归档范围。凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

（3）归档时间。可由各护理院自行拟定，或按照上级主管部门要求安排归档时间。为确保按时完成，一般运用3种形式结合收集：随办随归、定期收集、年终集中收集。

（三）归档要求

1．归档的文件材料应齐全完整，内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹清楚。

2．收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。

3．底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。

4．附件随正件收集归档。

5．关于同一问题的请示和批复应一起归档。

（四）关于文书档案确定“件”

1．文件正本与定稿为一件；

2．计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；

3．正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部分；

4．原件与复制件为一件；

5．转发文与被转发文为一件；

6．会议记录一本为一件，如党支部会议记录、行政会议记录等；

7．成套的会议材料分别为一件；

8．重要文件的正文与历次修改稿各为一件；

9．正文与文件处理单（办文单）为一件；

10．来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为一件；

11．报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；

12．未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；

13．介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其他特征划分成若干件。

（五）件的装订、排序与分类

1．正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后。文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。

2．件的分类。

（1）分类是归档文件整理工作的基本步骤，是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

（2）按年度归档。

①一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度；②跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；③跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档；④几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。

（六）编制归档文件目录

编目是指对归档文件编制目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。填写归档文件目录的要求有：

1．件号。填写文件的编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。

2．责任者。填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本单位、本部门”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。

3．文号。填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。

4．题名。即文件标题，一般应如实填写。

（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“［ ］”号；如干部任免、表彰先进等文件。

（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便快速检索。

5．日期。文件形成时间以阿拉伯数字标注年月日，如“20110611”，若文件无日期，可用“0000”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则安排在最前面的文件形成时间填写。

6．页数。填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。

7．备注。注释文件需说明的情况。

归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置统一格式的归档文件目录和封面，之后放入档案盒内保管。

（七）装盒

将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：

1．不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；

2．不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；

3．装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲；

4．统一使用当地档案局监制的无酸化档案盒。有厚为2、3、4cm的档案盒。一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。

（八）档案排架

1．编制盒号。用铅笔分保管期限编制年度流水号。

2．排架方法。在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。

五、声像档案管理

老年护理院的声像档案是指老年护理院在护理实践活动中直接形成的有保存价值的录音、录像、照片、VCD（影片）等辅助文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片（底片）等文字说明两部分组成。

（一）照片档案

1．照片档案是以感光或数码材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记载。

2．照片档案的收集。收集范围有：老年护理院工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；老年护理院领导活动的照片；社会知名人士在本院工作、学习的照片；老年护理院重要外事活动的照片；其他具有保存价值的照片。归档的照片应附有文字说明材料，作为照片档案的组成部分。

3．照片档案的整理。

（1）按内容分类是常用的分类方法。

（2）照片的分类可以按反映的内容或专题进行。

4．照片档案的保管及销毁。采用照相册保管，在每张照片下方或右下方注明照片的内容、时间、地点、人物和案卷号。照片属专门档案，如要销毁照片档案必须编制清单，报请院领导审批后方可销毁。

（二）录音、录像档案

1．声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其成为系统，便于保管和利用。

2．按年代、问题分类，按内容编号。

3．声像档案的保管。底片、照片、录音、录像带应竖放，存放磁带最好不用铁皮柜。声像档案包括照片档案要两年检查1次。