会议文书概述

第一节　会议文书概述

一、会议文书的概念及特点

（一）会议文书的概念

1．关于会议

会议主要是指三人以上共同参与，有组织地聚集在一起，商量事情、解决问题的一种行为或过程。这种行为或过程是有组织、有目标、有规范、有秩序、有领导的。各级、各单位通过会议来传达贯彻党的路线方针政策、部署工作、指定规章制度、统一思想认识，从而推动工作。与会者通过会议互通信息、集思广益、研究问题、制定对策、协调关系、布置工作、表彰先进、鼓舞士气、调动积极性等。从国家机关到企事业单位，各级、各部门、各单位，上至国家大事，下至百姓生活，都需要通过会议来解决问题。会议，已经在我们的社会生活中占了重要的地位。

根据不同的标准，可以将会议分为许多种。如：按组织类型分，可以把会议分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；按出席会议的对象分，可以把会议分为联席会、代表会、群众会等；按议题性质分，可以把会议分为专业性、专题性、综合性等；按规模大小分，可以把会议分为特大型、大型、中型、小型等。

2．会议文书的概念

会议文书，就是指围绕着会议形成和使用的，为会议服务，直接反映会议精神，全面、真实地记载会议活动的文字材料。

在会议进行过程中，会议文书可以引导与会人员的思想认识，协调会议各项活动，使会议取得预期效果。会后，通过会议文书对有关问题作出相关规定，会议文书还可以在认识和执行时消除对某些问题的不确定性。

（二）会议文书的特点

1．专门性

会议文书是专门为会议的进行过程而准备的各种书面材料。它为实现会议的目标，采用多种表述方式，从不同的角度共同反映出会议的主题、进程、结果等；使会议按照原定议题、议程顺利进行。从这个角度来讲，会议文书是一种专用文书。

2．时限性

会议文书有明显的时限性。会议文书是在会议的召开期间使用和起作用的，使用期相对固定。在会议进程的每个阶段使用什么会议文书，都有明确的时间上的要求。

3．系列性

会议文书是一整套的系列文书，它按照会议进程的各个环节，紧紧围绕会议的主题，由会议主办者组织编写、分发送达。会议文书的形成和使用贯穿着从会议筹备到会议结束的系列过程。如：会议方案、会议通知、会议开幕词、会议报告、会议闭幕词、会议纪要等。

二、会议文书的分类

围绕一个会议，会形成多种文书，可以按照不同的标准划分成不同的类型。主要有以下两种：

（一）按时间顺序可分为

1．会前文书，即作用于会议召开之前，是会议组织者为会议的顺利召开，事先把会议情况进行组织计划，或将需要与会者事前了解的事项书面告知的文书。包括会议方案、会议通知、会议须知、会议指南、会议日程、会徽、会标等。

2．会中文书，即作用于会议召开过程中，反映会议各项进程，表现会议主题，记录会议内容的文书。包括会议主持词、开幕词、会议工作报告、会议记录等。

3．会后文书，即作用于会议结束之后，用于记载会议形成的决议、决定，总结会议内容的文书。包括会议纪要、会议公报等。

（二）按用途可分为

1．主旨性文书，即体现会议主题和成果的文书。包括开幕词、会议工作报告、专题讲话、会议决定、决议、闭幕词、会议纪要、会议公报等。主旨性文书是会议的主体文书。

2．管理性文书，即对会议的程序和步骤进行管理的文书，包括会议计划、会议方案、会议通知、会议议程、会议日程、会议指南等。管理性文书大多具有规定性，与会人员必须遵守，对保证会议的顺利进行有重要作用。

3．动态记录性文书，即在会议进行过程中产生的、对会议内容进行如实记录的、反映会议动态的文书。动态记录性文书分为会议记录和会议简报两大类。会议记录有分组会记录、大会记录等。简报有专题简报、会议快报等。

4．参考性文书，即提供给与会人员参考的、与会议内容相关的材料。分为：

（1）与会议有关议题相关的参考材料，如各种情况说明、调查报告、统计报表等；

（2）与会议有关的背景材料，如历史档案材料、文件汇编、报刊资料等。

5．宣传礼仪文书，即为会议的进行宣传造势，以确保会议能达到某种效果而采用必要的礼仪活动中形成的文书。包括祝词、贺信（电）、欢迎词、答谢词、会议宣传报道、会议口号、会徽、会标等。

三、会议文书的写作要求

会议文书对会议的质量和效果都有重要的影响。想要提高会议质量，改善会议效能，就必须有高质量的会议文书。在会议文书的写作中，要注意以下几点：

（一）会议文书要保持与会议的一致性

会议文书词语选择必须与会议的性质、氛围相一致。会议文书的具体内容必须与会议主题相一致，紧密围绕主题展开，要避免偏题。

（二）会议文书要客观真实

只有客观真实地反映会议的议题内容，会议文书才能真正起到总结工作，指导工作、推动工作开展的作用。如果抱着马虎草率的态度，甚至对其内容进行编造和篡改，不仅不会起到良好的作用，还会给工作造成损失。

（三）会议文书要注重时效

会议文书为会议服务，围绕会议进程进行制作。不同的会议文书在不同的会议阶段发挥作用。因此，会议文书的制作一定要快速及时，不能影响会议的顺利开展。

（四）会议文书要简明扼要

会议因为其形式、内容、性质的不同而有长有短，但无论其长短，会议文书的内容都应避免冗长，减少套话、题外话，而要简明扼要，突出重点。

（五）会议文书要表达高效

在会议中，与会者是通过听觉和视觉同时接受信息。因此，会议文书在表达上要保证信息传递的明白和准确，注重条理性，讲究文间过渡，克服表达中的歧义，以提高表达效果，让与会者易听、易读、易记。

【思考与练习】

简答题：

1．什么是会议文书，会议文书有哪些特点？

2．会议文书的写作有什么要求？