会议材料类文书

第六章　会议材料类文书

会议是有组织有领导地商议事情的集会，是各类机关、团体、企事业单位经常性的活动之一。会议材料类文书，是在会议召开的前、中、后三个时段内为保障会议的如期举行、圆满成功及其内容的传达贯彻、存档备查而形成的书面文字。会议材料类文书有四个主要特点：一是语言的兼用性。主要指会议的各种讲话稿，既要适合口头表述的需要，又要适合书面阅读的需要。二是文体的议论性。会议的主要任务是传达上级精神，总结上一阶段的情况，安排下一阶段的工作。表达的方式以议论为主，但又必须辅之以其他方式，使之有机结合，灵活运用，形成合力。三是内容的针对性。任何会议，都是为解决某些具体问题并取得近期成果而召开的，具有明显的功利性。所以，会议规模的大小、时间的长短、材料的撰写、活动的安排，都要集中针对会议的主题进行。四是语言的鼓动性。召开会议只是手段，落实精神才是目的。为了统一全员的思想认识和行动步调，就要以通俗性、鼓动性的语言在大会发言、小组讨论以及在参观考察中晓之以理、动之以情，达到阐明主旨、鼓舞人心、激励斗志的目的。

会议材料类文书按照内容可以划分为若干种。一是指导性材料，如党和国家的有关方针政策，上级机关的指示精神、总体部署及领导讲话材料，对本次会议主题具有依据作用的法律、法规等。二是主题性材料，如主持词、开幕词、闭幕词、大会报告、领导讲话、专题报告、小组发言、有关说明等。三是规定性材料，如会议程序、日程安排、选举程序、表决程序等。四是成果性材料，如会议记录、会议简报、会议决定（决议）、选举结果、会议总结、会议纪要、会议公报等。五是参考性材料，如典型经验、参考文件、调查报告、协调意见、查办反馈信息、审核说明等。六是管理性材料，如会议通知、会议须知、议事规则、保密要求等。七是建议性、提案性材料。其中的许多文种如会议通知、纪要等在其他篇章中已设专节说明。本章仅对主持词、开幕词、闭幕词、会议报告等文种的写作技法加以介绍。