论文书档案的价值鉴定

论文书档案的价值鉴定

陈作明

新中国成立40多年了，档案界较少系统地研究档案价值鉴定的理论和技术问题。20世纪60年代初，鉴于当时国际紧张形势，有关部门仓促地对文书档案进行了一次大规模的鉴定工作。通过那次鉴定工作，虽然精练了档案，提高了档案质量，并且积累了一些经验，但也发生了不少问题：对档案定错保管期限的，乃至错误销毁了的，绝不是个别现象。所积累的工作经验，也因为不久爆发了“文化大革命”而没有进行系统的总结。而且，那次鉴定工作基本上局限于文书档案而很少触及科技档案。至今，距那次鉴定工作已30多年了。在这30多年中又形成了比当时更多的文书档案，再加上大量的、从未系统鉴定过的科技档案，使我们面临着繁重而紧迫的档案鉴定工作任务，极有必要抓紧研究档案价值鉴定的理论和技术问题，以适应实际工作的需要。

档案价值鉴定理论与技术，涉及许多方面的知识，研究难度很大，要不断地探索，不断地加深认识，不可能一蹴而就，但必须及早启动，不能拖延。本文仅就档案价值鉴定的一般问题和文书档案的鉴定问题加以阐述（关于科技档案的价值鉴定问题将另外撰文论述）。

一、总论

所谓总论，就是论述各门类档案鉴定工作中具有共同性的问题，主要有以下几个方面：

（一）档案价值的含义

档案价值实为档案使用价值，就是档案能满足人们某种需要的效用。其具体内容可以概括为史料价值、日常工作查考价值和文物收藏价值三个方面。所谓史料价值就是可以作为历史凭证、载入史册的价值。史料价值是多层次的，能载入全国史、行业史、地方史、单位历史的档案内容，都可以说具有史料价值。所谓日常工作查考价值，指的是档案对于人们的物质产品生产活动、精神产品生产活动，以及包括军事、政治在内的各项管理活动所具有的借鉴、启迪、仿照等价值。所谓文物收藏价值，是指有些档案具有文物性质的纪念价值和欣赏价值。

对档案使用价值的久暂程度，人们用档案保管期限来表达。具有长效使用价值的，保管期限就长；只有短效使用价值的，保管期限就短；无使用价值的就不必保管。一般地说，具有史料价值和文物收藏价值的，都是长效的，要永久保管；只有日常工作查考价值的，有的长效、有的短效，保管期限有长有短，不能划一。正因为如此，档案使用价值也被叫做档案保管价值。有些同志把档案保管价值解释成档案使用价值与档案保管费用相比较的结果，认为档案使用价值超过档案保管费用时才有保管价值。这不太符合实际情况，也难以测定。因为档案使用价值不完全表现在经济效益方面，它在很多情况下与保管费用是一个不可比的因素。即使从它可能产生经济效益的情况来说，具体效益的大小也是未知数，所谓与保管费用相比较也只能是一句空话。实际情况是，只要判定它有使用价值就要保管，也就是有保管价值，没有谁去与保管费用作比较的。当然，如果遇到战争等特殊情况，为保障档案机密的安全，会考虑是否值得花大力气转移而决定档案的存毁，那是一个需要另行研究的特殊问题。

（二）档案价值之特点

从档案价值鉴定工作的角度考虑问题，必须研究档案价值的若干特点，借以指导档案鉴定工作。

1.档案价值的多元性。这就是说，档案作用是多方面的，不仅是档案的整体如此，而且单份档案也往往如此。比如，一份在经济活动中形成的档案，它可能在政治、经济、文化、军事等方面都会有使用价值；同一份档案可能既有史料价值，又有日常工作查考价值，有的甚至还会有文物收藏价值。为此，在开展档案价值鉴定工作时，应当全面分析档案各种使用价值，防止片面性。只不过在多种使用价值中，有的长效、有的短效，每一份档案的保管期限应当根据其中长效价值来确定，不能取任何“平均数”。

2.档案价值的相对性。这指的是档案价值的大小，除了有客观标准之外，还常常受环境条件的影响而发生变化。在一个立档单位里，重要档案不完整时，相关次要档案要递补上升为重要档案；反之，孤立地看某一份档案似乎很重要，但在同一单位里有众多同类型的更重要的档案，那么那份“似乎很重要的档案”有可能降低为次要档案。笔者在实际工作中遇到过这样两种情况：（1）某家企业的档案很不完整，不知道已召开过几次职工代表大会，不得已找人回忆，有的说开过三次，有的说开过四次。后来在残存的档案中找到了各次职代会的代表名单、会议日程、会议作息时间表等文件，证实已开过五次职代会。尽管这些不都是职代会的重要文件，但也可以从中证实职代会的届次，因此都作为重要文件保存起来。（2）在鉴定省民政厅的解放初期的档案时，先接触到一卷该厅工作组写的在某乡进行民主建政的试点报告，原被定为“短期”保存。笔者当时认为在解放初期的民主建政是一项很重要的工作，拟改为永久保管。后来又发现一卷以该厅名义向上级机关报告的全省民主建政工作总结，内容有全省民主建政工作的情况概述，还有各个试点乡的民主建政情况的基本统计数据，被定为“永久”保管。这一发现使笔者认识到先前接触到的那一卷工作组的试点报告定为短期是合理的。从而也启发了笔者：有些档案孤立地看似乎很重要，但联系到档案整体，已有更重要的同类档案时，就显得不很重要了。

根据这种档案价值相对性的特点，在开展档案价值鉴定工作时，一定要全面观察一个立档单位的档案整体状况，才能正确确定单份档案的保管价值。

3.档案价值的隐含性。档案的使用价值不像现行文件那样有明确的规定性，而是具有隐含的特性。首先，档案不是为了获得使用价值而“生产”的，而是由现行文件转化的。因此，档案的使用价值只是由文件的使用价值所转换和扩展的。所谓转换，就是由现行文件所具有的处理相关问题的作用，转换成为查证该问题的处理过程的作用；所谓扩展，就是查证该问题的处理过程，不局限于为了补充处理该问题，还可以为处理其他问题起参考、借鉴、仿照等作用。然而，是否一定会查证这一问题的处理过程，以及查证时能起多大的作用等，都不是明显确定的，完全靠人们的主观预测。当人们预测不周密时，就会对档案的某些使用价值视而不见，甚至将其当作一堆废纸。其次，档案使用价值的实际发挥也是不规则的。同类档案，有的可能经常查用，有的却很少有查用的机会。一方面要有机遇，另一方面要靠人们去发掘。若是尚未出现这种机遇，或者人们没有抓住已经出现过的机遇，更不去主动发掘，那么就可能产生档案无使用价值的假象。其三，显示档案使用价值的大小时，又常有现象与本质的差异。有些档案使用频繁，但不一定是很重要的；有些很重要的档案又不一定经常使用，一旦被使用则效益显著。所以，识别档案使用价值的大小不能以使用频率高低为标准，应当以档案对人们解决问题的重要程度，以及它的使用有效期的长短为依据。

明确了档案使用价值的隐含性，就应当在档案价值鉴定工作中透过现象，抓住本质，全面地、深入地分析被鉴定的档案在各个领域中可能发生的作用，而不被现象所迷惑。

4.档案价值的层次性。档案价值的层次性可以概括为立档单位的使用价值和全社会的使用价值两个层次。不同内容的档案在立档单位里有不同的使用价值，不同立档单位的档案在社会上有不同的使用价值。在档案价值鉴定时，除了下面即将研究的文物收藏价值的鉴定之外，都是立足于立档单位来确定保管期限的。这是因为：（1）立档单位的使用价值是档案最基本的价值，档案只要在立档单位里有使用价值就要保管，对于立档单位有史料价值的话则更要永久保管。（2）档案在社会上的使用价值是其在立档单位中的使用价值的伸展，两个层次的价值鉴定不是隔绝的，而是有联系的。一般地说，正确确定档案在立档单位中的使用价值，也会兼顾到其在社会上的使用价值。（3）档案鉴定工作是以立档单位为单元开展的，只有立足于立档单位，才能概括出可供各个立档单位共同遵守的档案保管期限表或划分档案保管期限的标准。而且，每个立档单位的档案在社会上的不同的使用价值，又会在档案馆里通过区分重要全宗和次要全宗来解决，只不过人们没有把这种区分活动列入档案价值鉴定工作之中。

（三）档案保管期限的划分

我国现行制度把档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。但档案界人士对此有不同的看法，中国人民大学和宝荣教授著文归纳为三种：“三分法”、“两分法”、“标时法”（见《中国档案》1995年第2期）。总之，是划分得粗一点好还是细一点好，回答这个问题恐怕不宜“一刀切”，要具体情况具体分析。

若是作为鉴定档案的法律（或法规）依据，保管期限当然是划分得细一点好。这能使鉴定人和批准销毁的人有明确的依据，减少他们的工作差错和顾虑。但是，这种保管期限必须定得相当准确（这里不说十分准确，因为办不到），其难度很大。因为档案内容包罗万象，而且档案价值的发挥也受到客观机遇和主观努力等因素的制约。比如会计档案，由于类型比较单纯（无非是凭证、账簿、报表三大类），保管期限定得比较具体、明确，而且又是财政部和国家档案局这样的权威机关制定的，但有时候仍难以此为据。笔者曾多次听到过这样的反映：“有些会计凭证早过了保管期限，但仍有不少人来查阅。涉外的会计凭证明显地不必一律永久保管。”类型简单的会计档案尚且如此，类型复杂的其他档案更难办了。由此可见，用作鉴定工作法规依据的、比较详细的档案保管期限表，可以作为一种努力方向，在充分总结实践经验并进行理论研究的基础上，分别从不同门类的档案，由易到难地逐步实现。现在的问题是，实践探索和理论研究都要有步骤、有计划地启动，否则实现这一目标将会是遥遥无期。

若是作为指导性的、参考性的文件，保管期限不妨划分得粗一些，“三分法”甚至“两分法”都可以。这是因为档案的价值鉴定是一种预测而不是实测，只能是概略性的，难以做到具体细致。而且，档案应当定期鉴定，除了确定其是否可以销毁之外，还可以根据实践考验调整其保管期限。在现实工作中，对于一份刚刚办理完毕的文件，要确定它保存10年还是15年是比较困难的。但是在保存10年之后，确定它该不该继续保存就比较容易了。欧美有些国家，在鉴定档案是否需要永久保管时，都是经过了原立档单位和国家文件中心保存四五十年之后的事。经过这么长时间的考验，当然比我们在文件形成后的第二年进行鉴定更有把握。笔者曾于1981年撰文（刊于《浙江档案工作》）说过：“我个人主张，把长期与短期合并为定期，分为永久和定期两档。对于定期保管的档案，规定若干年鉴定一次，其中尚有查找价值的继续保存，失去查找价值的剔除销毁。如此反复多次，长期和短期自然分明。”现在看来，这个想法仍有一定的研究价值。

综上所述，我国在今后相当长的一段时间里，档案保管期限表很可能还得分为两类：一类是类型简单一些的专门档案保管期限表，如会计档案、司法案件档案等的保管期限表。它们内容详尽细致、保管期限的划分具体可行，可以作为档案鉴定工作的法律（或法规）依据。另一类是类型复杂的一般文书档案和科技档案的保管期限表，暂时只能划定一些概略性的保管期限的粗杠子，作为档案鉴定工作一般性的指导文件。

（四）关于文物收藏价值因素的鉴定

文物收藏价值因素可能存在于各种门类的档案之中，所以只好在这“总论”里研究。

有些档案论其内容不十分重要，但从其他多种因素分析，判定其具有文物收藏价值的话，也需要永久保管。文物收藏价值大致上由下列两种因素构成：

1.档案形成时间因素。许多国家的档案价值鉴定理论中，都有一条“高龄档案必须受到尊重”的原则。也就是说，凡在确定的年份之前所形成的档案，不论其内容重要与否，都永久保管。比如，法国规定为1830年，德国规定为1700年，英国规定为1750年，意大利规定为1861年，美国也规定为1861年。我国虽然没有明确规定，但是在实际工作中革命历史档案和民国之前（不含民国）的旧政权时期的档案也是受到重视的，哪怕是片纸只字也不轻易销毁。为什么有这样的共识呢？其一，年代久远的档案幸存下来的不多，即使内容不重要，也能起到提供史实踪迹的作用。我们常见报纸报导：发现一纸文书，把某一方面的历史推前了若干年。其二，年代久远的档案因为数量少，常常具有文物特征的纪念价值和欣赏价值。当然，年代久远的档案必须是原件而不是复制件，除非复制件也是高龄的。

2.档案作者因素。即档案中含有名人手迹。这里所谓的名人，包括政治家、科学家、文学家、教育家等，都应当是全国知名度极大的人士，他们不仅仅是行业内或地区内的知名人士，也不能以是否收入名人录为标准。这是因为某一份档案有没有文物收藏价值是要全国认可的，所以只是在行业范围内或地区范围内知名是不够的。当然，这仅仅是笔者个人的认识，没有法定的根据。名人手迹也必须是原件，非原件就毫无意义，除非复制的人也是一位名人。

（五）鉴定后剔出档案的销毁

经过鉴定剔出销毁档案的行动，要合法、果断、慎重。所谓合法，就是拟毁的档案都要编制清册，并且报请有关领导人书面批准。这一手续绝对不能省略。因为销毁档案是一件大事，除档案工作者一丝不苟地做好鉴定工作之外，还要请有关领导人审核把关，以利于从领导者的角度再次审定剔出拟毁的档案有无误差。同时，从职责权限来说，也必须经过有权批准销毁的领导人书面批准之后才能合法地销毁。在领导人未批准之前，拟毁的档案必须有序存放，以备复查。有一个单位在鉴定档案工作中，嫌编制销毁清册太麻烦，只是口头向有关领导人汇报请示，经领导人口头表示同意之后就实施销毁，后来引出了许多纠纷。这是应当引以为戒的。所谓果断，就是经过书面批准销毁的档案，应当抓紧付诸实施，不应再犹豫不决。否则，只能是无谓地加重档案库房的压力，而且还可能发生失密事故。所谓慎重，就是在实施销毁的过程中，为慎重起见，可以分批进行。对于外来文件，包括上级和下级来文，可以立即销毁。因为这部分文件万一有少数被误毁了，还可以找原发文单位弥补，当然这种情况应当是极少数。对于本单位自制的文件，一般可以暂存两三年之后再销毁，万一在这期间发现差错还可以挽回，这叫做“批准销毁，暂缓执行，以观后效”。这些想法也只是经验之谈，不是成熟的理论。

（六）档案价值鉴定过程中可以结合完成一些其他工作任务

因为开展档案价值鉴定工作必然要逐件地审阅档案，许多单位在开展档案鉴定工作时，有意或无意地结合完成了下列任务：

1.弥补档案不完整的问题。某县水利局通过对水库档案的价值鉴定，发现原先收集的档案很不完整，而且判定有不少档案还散失在个人或部门之中，于是开展了一场收集补充档案的工作，结果共收得图纸1200多张，技术文件104份。某省档案馆通过对某全宗文书档案的价值鉴定，将剔除拟毁的下级上报文件列清单通报给原上报单位，让原上报单位核对这些文件的存档情况，结果有些下级单位领回它们档案中残缺的部分。某设计院通过对设计档案的鉴定工作，将拟毁的零星设计项目的档案通报给原委托设计单位，有的委托设计单位真的缺这部分档案，就领了回去，充实它们的基建档案之中。

2.纠正原档案整理中的缺陷。某省档案馆在鉴定某一全宗的档案时，发现了一份查找多年未有结果的文件。原来这份文件被分错了类而且又未列入卷内文件目录，以致被淹没在档案的“海洋”之中。有一个单位在鉴定工程设计档案时，也发现了结构专业的设计图误入了建筑专业的设计图案卷之中，从而对其进行了纠正。总之，在鉴定工作中发现原档案整理不当的不是个别现象。

此外，如有必要还可以结合开展审核档案密级的工作，对档案作降密、解密或升密处理，以利于更好地开发利用档案。

二、文书档案的价值鉴定

文书档案的价值鉴定，可以从分析前述三种价值因素入手。即分析哪些档案具有史料价值和文物收藏价值，从而需要永久保存；哪些档案只有日常工作查考价值，并且根据这种价值的大小，具体确定它们的保管期限。但这样分析难度较大。除文物收藏价值已在前面作了分析之外，对于史料价值难以全面阐述，大有挂一漏万之虑，特别是只有日常工作查考价值的档案，要分清其具体的保管期限更不容易。笔者从档案鉴定工作的实践中体会到，从分析档案内容与本单位职能活动的关系入手，不失为一种比较容易掌握的方法。每一个立档单位的档案，从它们同本单位职能活动的关系来分析，大致上可以划分出下列几条粗杠子：

（一）划分为记述与不记述本单位职能活动两部分

前者主要是本单位制发的文件和少量外单位发来的记述着本单位活动的文件，如上级发来的任免或奖惩本单位干部及通报本单位工作得失的文件，还有与本单位的请示或批复有相互依存关系的上下级文件，等等。后者都是外单位发来的文件，如上级普发的指示、通知及下级上报供参考备案的文件，等等。一般地说，前者比后者重要，但还要分别根据下列诸因素做具体分析。

（二）对于记述本单位职能活动的档案

这是本单位档案中的精华，但大致上又可以划分为下列三部分：

1.记述本单位主要职能活动的档案。主要职能活动指的是该单位所主管的职能活动。例如，民政厅的主要职能活动是社会福利和优抚等民政工作活动；水产厅的主要职能活动是水产的养殖、捕捞、加工、供销活动，以及渔港的监督管理活动等；各级人民政府的主要职能活动则是工、农、商、学、兵等的全面行政管理活动。由于各级政府的主要职能活动范围比其他各部门的主要职能活动范围广，所以各级政府的重要档案的比重也必然超过其各部门的比重。

在记述本单位主要职能活动的档案中，又大致上可以分为记述型（如报告、总结、报表等）和指导型（如指示、规定等）两大类，每一类中还有重要与次要的区别。

在记述型的档案中，有综合性、典型性和零星材料的区别。所谓综合性，指的是内容涉及面较宽或时间跨度较大（年度以上）的档案；所谓典型性，指的是内容上具有代表性、首创性，或者在时间方面属于关键时刻及历史转折点上形成的档案。这两类档案往往具有史料价值，通常要永久保管。所谓零星材料，指的是内容涉及面小或者时间跨度短（月、季度），又无典型意义的档案。这类档案通常只有日常工作查考价值，多数只要短期保管，少数可能要长期保管。然而，如前所述，这种划分是相对的而不是绝对的。当综合性、典型性的档案不完整时，零星材料的保管期限可以上升。同样的道理，当孤立地判断为综合性、典型性的档案，若有更高程度的综合的、典型的档案代替时，它也可以作为零星材料处理，降低它的保管期限。

在指导型的档案中，有重要与一般的区别。其中重要的大致上有：（1）对某一方面的主要职能作出全面的、系统的规定；（2）需报请上级机关批转和需报请权力机关表决通过的文件；（3）有效期很长、影响很大的文件等。这类文件记述的总是履行本单位主要职能活动的重大决策，一般都要永久保管。所谓一般指的是本单位制发的临时性或小范围内需要执行的规定，以及针对某些具体事项的批复等档案文件。这些档案文件在失效后尚需短期或长期保存，因为有许多事情办理完毕之后常常还要复查，而且复查时又常常要以是否符合当时的指导型文件为标准。

2.记述本单位辅助职能活动的档案。所谓辅助职能活动，指的是为开展主要职能活动服务的一切工作活动，主要有财务、统计、文秘、档案和行政事务等工作活动。记述辅助职能活动的档案，也有记述型和指导型两大类，每一大类中也都有重要与次要的区别。只不过，它们的保管期限都可以比记述主要职能活动的同类型档案低一个档次。重要的通常要长期保管，次要的通常只要短期保管，有的可以不归档。但是必须注意：这里仅指纯属记述辅助职能活动自身的档案，不包括在辅助职能活动中形成的但却是记述主要职能活动的档案。例如，在财务和统计工作中形成的、记述和反映主要职能活动的财务和统计报表，应当属于主要职能活动的档案。笔者在鉴定浙江省民政厅档案时，发现该厅有两类财务决算报表：一类是民政事业费的决算报表，另一类是民政厅机关经费决算报表。前者反映了全省民政事业的规模，我们把它视为记述主要职能活动的档案而永久保管；后者仅反映民政厅自身的行政事务工作情况，是记述辅助职能活动的档案，我们把它定为短期保存。

3.记述机关（单位）历史和人事变迁情况的档案。记述机关（单位）历史变迁的主要是机关的成立和撤销、内部机构的设置和调整、机构编制的增减等活动中所形成的档案。这里既有本机关制发的文件，也有上级批文。这类档案是研究机构沿革的基本史料，绝大多数要永久保管，少数零星材料或者经过汇总整理的第二手材料，可以短期保存。关于人事变迁的档案，主要是人事任免、奖惩、考核等方面形成的档案。这类档案记载着有关人员的政治历史情况，一般都要长期保管，有的还是研究机关历史沿革的史料，如领导人的任免文件等，需要永久保管。只不过，在实际工作中记述人事变迁的档案有两类：一类是源于文书档案之中的，如本机关或上级机关制发的任免通知和奖惩决定等，前面提到的、需要长期或永久保管的就是指这一类档案；另一类是为了工作需要从人事（干部）档案摘录、整理出来的，属于第二手材料，这类材料一般只要短期保管，有的可以不归档，这是必须区分清楚的。

记述机关（单位）历史和人事变迁的档案，其实质也属于反映辅助职能活动的档案，只是因其重要性，又有相当的专门性，所以有必要单列一类阐述。

（二）对于不记述本机关（单位）活动的档案

这都是外来文件，比较次要，可以按照其作者划分，确定其保管期限。

1.上级和不相隶属单位的来文。这部分档案中可分为两类：第一类是政策和规范型档案。这些档案虽然不直接记述本单位的活动情况，但却是本单位开展各项工作的依据，在其有效期限内必须保存，即使在其失效之后也有一定的保存价值。这就如前面所讲的，有些事在时过境迁之后，还有可能要依据当时的政策和规范查核其合法性。第二类是参考型的档案，即上级和不相隶属单位发来的不反映本单位情况的简报、通报等一类文件。这类文件仅供本单位参考和借鉴，绝大部分只有短期保存价值，有的可以不归档。

2.下级单位的来文。下级单位的来文大致上有三种情况：

（1）贯彻执行本机关文件（或会议）精神的汇报。这类文件可以作为本机关指挥性活动的反馈信息，其中少量特别重要的并且与本单位文件有相互依存关系的，可以与本机关相关文件一起长期或永久保存；绝大部分文件只需短期保存，有的可以不归档。

（2）报请备案的文件。这主要是下级单位自己制订的重要文件，包括指挥性的和契约类的文件。其中按照行文规则理应备案的可以短期保存，不必备案的文件可以不归档。

（3）请示性文件。这类文件凡主送本单位的均应办理批复，与本单位的批复文件一起保存。但是在实际工作中常见有口头或电话答复，有的甚至不予批复，对于这些文件都应短期保存。这是因为这类文件往往不很重要，否则不会口头或电话答复，甚至不答复。但是，这需要接受时间的检验，所以必须暂存备查。

笔者在实践活动中体会到，按照上述方法开展文书档案的鉴定工作，比较容易掌握，特别是区分主要职能活动与辅助职能活动及机构人事变迁情况等，即使是缺乏档案专业知识的人也能办到。而且，把这三种类型的档案区分清楚之后，就能使档案价值鉴定工作不发生大的偏差。即使今后要制订详尽细致的档案保管期限表，若是划清这些粗杠子，也可以使执行者便于掌握。

（原载《档案学通讯》1996年第6期）