人员档案设置

5.2.4　人员档案设置

人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息。此外员工的增减变动都必须先在本功能中处理。

在工资管理主界面单击“设置”|“人员档案”，即可进行人员档案的增加、修改、删除、替换、定位等操作。人员档案的操作是针对某个工资类别的，在操作时应先打开相应的工资类别。

1.增加人员

在增加档案时有关项目说明如下：

(1)计税选项是根据个人所得税税法，对外方人员在中国境内工作的薪金缴纳个人所得税的某些规定，以及某些单位个人所得税扣缴的特殊情况而设置的。若选择“计税”，则系统自动对该员工进行个人所得税扣缴、申报。

(2)中方人员选项主要是为实行个人所得税扣缴且有外方人员的单位设置。中外员工个人所得税的计算方法不同，扣税金额也不同。

2.修改人员档案

选择要修改的人员记录，单击【修改】按钮，可对人员档案进行修改。可单击【第一人】、【上一人】、【下一人】、【末一人】，修改其他人员信息。

(1)人员调离与停发

在修改状态下，“停发工资”和“调出”两项成为可编辑状态。当某一人员调出、退休或离休后，在人员档案中，可打上“调出”或“工资停发”标志。已做调出标志的人员，所有档案信息不可修改，其编号可以再次使用。调出人员可在当月未做月末结算前，取消调出标志，但编号已被其他人员使用时，不可取消。有工资停发标志的人员不再进行工资发放，但保留人员档案，以后可恢复发放。标志为停发或调出人员，将不再参与工资的发放和汇总。

(2)数据档案

如果需要在此直接输入职工工资，可单击【数据档案】按钮，进入“工资数据录入—页编辑”界面。在页编辑状态下，窗口中显示每个职工的所有基本数据。双击要录入或修改的工资项目数据，输入相关内容，单击【保存】按钮保存。

3.删除人员档案

在没有做工资变动的情况下，也就是尚未录入该人员的工资数据时，可单击【删除】，删除光标所在行的人员。在年中有人员调出时，当年调出人员不可删除，可打上“调出”标志，并只能在进行年末处理后，在新的一年开始时，才能将此人删除。

4.导入、导出人员档案

此项功能可导入一套以.TXT文件格式保存的人员档案信息，减少录入工作量；并可以将本账套的人员信息以.TXT文本格式导出，既可保存人员档案信息，以防遭到破坏时数据丢失，又可以为其他账套提供档案资源。

5.数据替换

当个别人员的档案需要修改时，在人员档案界面可直接修改。当一批人员的某个工资项目同时需要修改时，可利用数据替换功能，即将符合条件人员的某个工资项目的内容，统一替换为某个数据，以提高人员信息的修改速度。

6.筛选查询

数据筛选，即按照某个项目的某个数据(可等于或不等于)的值进行数据处理。例如，查询“部门=总经理办公室”且“人员类别=管理人员”的员工。

7.定位查询

人员的筛选与定位，都是为缩小人员档案查询信息而设。定位查询可按人员、部门两种方式进行。