基础性档案设置

3．3．2　基础性档案设置

所谓基础性参数，是指与用户单位的业务核算和日常业务管理相关的各类项目内容。如单位内的部门分类与目录、职员档案信息、往来单位的分类与目录、会计科目表、货款结算方式、银行账号等。

设置基础性参数关键是对各项内容的编码的设置。

编码设置经常采用群码与顺序码相结合的方式。

主要基础性档案有：

（1）部门编码及其设置。

（2）职员编码及其设置。

（3）客户（供应商）编码及其设置。

（4）原材料及其商品编码及其设置。

（5）凭证类型设置　常见凭证分类方式有：

①按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收、付、转3类。可进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付4种类型。

②按凭证是否涉及现金或银行存款的内容来划分，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。

也可把由系统根据用户定义自动生成的凭证专门设置成一类，通常称为机制凭证。

设置凭证类型的限定条件，如“借方必有科目”、“贷方必有科目”、“借方必无科目”、“贷方必无科目”等。例如，将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目”“1001，1002”，将转账科目的约束条件设定为“借贷必无科目”“1001，1002”。

（6）外币及汇率设置

外币及汇率设置的内容有：

①汇率方式选择：即选择使用固定汇率还是浮动汇率。

②折算方式设置：外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。

直接汇率的折算公式为：本位币＝外币×汇率

间接汇率的折算公式为：外币＝本位币÷汇率

③币别设置：用于定义所使用外币的符号与名称，如美元符号为“USD”或“＄”，名称为“美元”；日元货币符号为“JPY”；港币符号为“HKD”等。

④汇率小数位数设置：用来定义各种外币汇率的小数位数。

⑤最大折算误差设置：即确定系统折算误差警示功能的误差极限。

⑥记账汇率设置：记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。

⑦调整汇率设置：即月末时以该汇率对外币进行折算，并将折算额与外币账户的期末余额进行比较，从而计算出该期汇兑损益额的汇率。