基础档案的设置内容

3.3.2　基础档案的设置内容

基础档案的内容共有30多项，可以在“企业门户”|“基础信息”|“基础档案”中设置，也可以在进入各个子系统后进行设置，其结果都由各个模块共享。

设置基础档案之前应首先确定基础档案的分类编码方案，基础档案的设置必须遵循分类编码方案中的级次和各级编码长度的设定。

以下说明部分基础档案的设置内容。

1.部门档案

部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。“部门档案”用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。

2.职员档案

这里的职员是指企业的各个职能部门中参与企业业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的人员。

设置人员档案前，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的人员档案。除了固定资产和成本管理产品外，其他产品均需要使用人员档案。如果企业不需要对职员进行核算和管理，则可以不设置人员档案。

3.客户及供应商分类

企业可以从自身管理要求出发对客户、供应商进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对客户、供应商进行划分。建立起“客户、供应商分类”后，必须将客户、供应商设置在最末级的“客户、供应商分类”之下。如果在建账时选择了客户、供应商分类，就必须先建立客户、供应商分类，再增加客户、供应商档案；若对客户、供应商没有进行分类管理的需求，则可以直接建立客户、供应商档案。

4.客户及供应商档案

客户(供应商)档案主要用于设置往来客户(供应商)的档案信息，便于客户(供应商)资料的管理及对业务数据进行统计分析。如果在建立账套时选择了客户(供应商)分类，则必须在设置完成客户(供应商)分类档案情况下才能编辑客户(供应商)档案。

建立客户(供应商)档案主要是为企业的销售管理(采购管理)、库存管理、应收(应付)管理服务的。在填制销售出库单(采购入库单)、销售发票(采购发票)和进行应收(应付)款结算以及有关购(供)货单位统计时都会用到客户(供应商)档案，因此必须先设立客户(供应商)档案，以减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的购(供)货单位不在客户(供应商)档案中，则必须在此建立该客户(供应商)档案。

客户(供应商)档案管理包括新增客户(供应商)档案、修改客户(供应商)档案和删除客户(供应商)档案。

5.地区分类

企业可以根据自身的管理要求对客户、供应商所属的地区进行相应分类，以便于对业务数据的统计、分析。

6.付款条件

付款条件也叫现金折扣，用来设置企业在经营过程中与往来单位协商的收、付款折扣方法。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30，它的意思是客户在10天内偿还货款，可得到5%的折扣；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣；在30天内偿还货款，则须按全额支付货款；在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款利息或违约金。系统最多同时支持4个时间段的折扣。

7.外币设置

如果企业的业务还需用外币进行核算，那么在填制凭证处理业务中所用的汇率应先在基础档案的外币设置中进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，也应预先在此进行定义，否则制单时不能正确调入汇率。

对于使用固定汇率作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。

8.会计科目设置

会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，会计科目设置的层次直接影响会计核算的详细程度。

会计科目设置功能完成对会计科目的设立和管理。用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。

(1)增加会计科目

如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目基本一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。

如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

为了加快建立会计科目的速度和准确性，系统提供了复制会计科目的功能，可以对下级科目或者同级属性相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。

(2)修改会计科目

如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，如科目名称、账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。

(3)指定现金、银行及现金流量会计科目

“指定会计科目”是确定出纳的专管科目。被指定为现金、银行总账科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记账，进行银行对账，以及在制单中进行支票控制和资金赤字控制，从而实现现金、银行管理的保密性。

一般情况下，现金科目要设为日记账，银行存款科目要设为银行账和日记账。

此处指定的现金流量科目供UFO编制现金流量表时取数函数时使用，所以在输入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口，要求指定当前输入分录的现金流量项目。

(4)定义科目自由项

科目自定义项由用户自由设置，并在填制凭证时输入内容。在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还可能有许多辅助信息来说明此项业务的情况。这些信息并不是凭证的主要信息，又无法通过辅助账实现，而在制单时又希望对这些信息提供输入的地方，并在查询时可以进行统计。此时利用科目自定义项，就可以很方便地实现这些功能。

9.凭证类别设置

根据企业管理和核算要求，将会计凭证进行分类编制，系统提供了设置凭证类别的功能，以便于管理、记账和汇总。然而无论如何，分类都不会影响记账结果。

第一次使用总账系统，首先应正确选择凭证类别的分类方式。

(1)选择凭证类别

用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。如果是第一次进行凭证类别设置，可以按以下几种常用分类方式进行定义：

①记账凭证；

②收款、付款、转账凭证；

③现金、银行、转账凭证；

④现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；

⑤自定义凭证类别。

(2)确定限制条件

选择“分类方式”后，可以设置该种凭证的限制条件，以便提高凭证处理的准确性。凭证类别的限制条件是指限制该凭证类别的使用范围。如某企业选择“收、付、转凭证分类”，并设置限制类型，如表3-1所示。

表3-1　凭证类别

10.结算方式设置

为便于管理和提高银行对账的效率，系统提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。

结算方式设置的主要内容包括结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。

(1)结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序进行输入，输入值必须唯一。

(2)结算方式名称：指其汉字名称，用于显示输出。用户根据企业的实际情况，必须输入所用结算方式的名称，输入值必须唯一。

(3)票据管理标志：是为出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。用户可根据实际情况，选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理。

11.项目目录设置

一个单位项目核算的种类可能多种多样，如在建工程、对外投资、技术开发、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等。为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。

系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。

“项目目录”功能用于项目大类的设置及项目目录分类的维护。企业可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构以及项目目录。

(1)定义项目大类

定义项目大类的内容包括：

①项目大类名称：是该类项目的总称，而不是会计科目名称。

②定义项目级次：项目级次即项目编码规则，项目分类最多分8级，总级长不超过22位，单级级长不能超过9位。

③定义项目栏目：编辑项目栏目的名称和各栏目的属性。系统默认的栏目有“项目编号”、“项目名称”、“是否结算”及“所属分类码”，用户可根据需要，单击【增加】、【删除】按钮，编辑栏目内容。

(2)指定核算科目

指定核算科目就是具体指定核算此大类项目所使用的会计科目。

指定核算科目之前，必须在总账系统的会计科目设置中，将需要进行项目核算的科目的辅助核算属性设置为项目核算。

(3)定义项目分类

为了便于统计，可对同一项目大类下的项目作进一步划分，这就需要进行项目分类的定义，如工程项目大类下的分类项目及明细项目。

(4)定义项目目录

定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统，而具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称。在项目目录下，系统将列出所选项目大类下的所有项目，其中“所属分类码”为此项目所属的最末级项目分类的编码。