档案编研的基础

档案编研_文书处理与档案管理

档案编研工作就是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用需要为主要目的，在研究的基础上编辑史料、编写参考资料、参加编史修志以及撰写专门著作的工作。

一、档案编研工作的内容

档案编研成果最常用的有四种分类。

按表达形式划分:可以分为文字式、图形式、数据式和声像式四种。

按加工层次划分:可以分为一次加工、二次加工和三次加工三种。

按选题范围划分:可以分为综合型和专题型两种。

按体裁特征划分:可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。

1.编辑历史档案史料和现行文件汇编

编辑档案史料和现行文件汇编也是“档案文献编纂”，按照一定作者、专题、时间或文中等特征，将档案史料、现行文件进行汇编成册，在一定范围内使用或公开出版，属于一次性文献。例如，《中华人民共和国政策法令选编》为重要文件汇编;《日本掠夺华北劳工档案史料集》为专题性档案史料汇编;《中国加入世界贸易组织法律文件》为现行性文件汇编等。

(1)发文汇集

发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文(一般是原始文件的重份文件)编成一套汇集(要求在收集时，单位的所有发文应保存两份)。

发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是其他档案编研成果所无法代替的。

对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位，可以一年编几本。假如有必要编几本的，可以按发文时间划分或发文字号的不同划分。

(2)专题汇编

专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。

专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起。如有的单位编制的《安全生产操作规程汇编》就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。其他如《人员任免汇编》《荣誉汇编》《标准汇编》《质量管理文件汇编》等。

(3)图样汇编

图样汇编是按专业将各种有关的图样汇集成册的一种一次加工档案编研成果。人们在进行图样设计时通过利用图样汇编，可以受到启发，甚至可以套用其中的材料，提高设计工作效率。

一般单位都是通过复制技术图样的办法编制图样汇编的。图样汇编可以是综合性的，也可以是专题性的。如《工艺设备图集》《主要零部件图汇集》《民间住宅户型标准设计图册》《大型电机通用件汇编》。

(4)文集

文集是将特定作者的作品、科研论文汇编成册的一种一次加工档案编研成果。文集既可是一个作者的作品、科研论文单独编制而成，也可是几个作者的作品、论文合在一起编制而成。如《应用现代化管理方法论文选编》《报刊选编》《领导讲话汇集》。

2.编辑档案文摘汇编

档案文摘汇编是档案馆(室)根据一定的专题对档案原始文摘进行汇总编辑形成的编研成果。档案文摘是对档案原文的缩写，即以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容，不加任何评论与补充解释，是档案的二次文献形式。如:学术论文文摘汇编，科技成果文摘汇编，专业档案文摘汇编等。其特点为:信息量大，针对性强，更新及时。

3.编写档案参考资料

编写档案参考资料是档案馆(室)根据一定的选题，根据档案内容加工编写而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集等。档案参考资料的编写是依据档案原件，但其表现形式已经改变了档案原件的面貌，属于三次性文献。其特点表现为:问题集中、内容系统、概括性强，介乎于档案文献与学术论著之间，内容具有参考作用，但不指明内容出处。

4.编史修志

编史修志是档案馆(室)以馆藏档案为基础，参加历史研究、编修史书、撰写文章或著作、探索历史发展规律的工作。它可以将档案部门与社会的研究力量结合起来，共同开发出更高层次的档案知识产品。

二、档案编研工作的原则

1.存真性原则

存真性原则是指档案编研工作要保证编研材料的真实性和可靠性。维护历史的真实面貌，是档案工作的共性要求。在编研工作中坚持存真性原则，最根本的就是要坚持实事求是的科学态度。在任何情况下都不准以任何借口歪曲更改档案原文，同时，编辑过程中，每一细节都要有根有据，避免任何主观随意性。

2.实用性原则

实用性原则是指档案编研成品必须适合社会各方面工作的客观需要。从编研课题的选定、选材范围与标准、编研材料的加工方式、印制数量、发放、交流范围等，都应当在了解实际需求的基础上进行，切合实际需要，注重实用性。

3.可行性原则

可行性原则是指档案编研工作必须在依托档案馆(室)藏的实际状况和必须遵守相关法规的前提下进行。任何编研课题的选定，除了根据实际需要外，只有在馆(室)藏档案内容所覆盖的范围内才是可行的。此外，即使是馆(室)藏内容许可，由于受到档案法规制度的限制，凡属不符合开放利用规定范围内的档案，都不可选用。

三、几种常见档案参考资料的种类及编写

档案参考资料是档案编研工作的主要内容，档案参考资料的种类主要有大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要(含会议情况简介)等。下面主要介绍档案室的编研工作常见的种类大事记和组织沿革的编写要点。

(一)大事记

大事记是党政机关、企事业单位、社会团体记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。作为一种公务文书，大事记忠实地记载着一个地区、一个部门的重要工作活动和重大事件，因此，它首先可以为本地区、本部门的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握面上情况提供系统的、轮廓性的材料。其次，大事记具有史料价值，可以起到录以备查的作用。

1.大事记的种类

(1)从范围和性质上，可分为机关大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人生平大事记(亦称个人生平年谱)等。

(2)从内容上，可分为综合性大事记与专题性大事记。

(3)从编写形式(即体例)上，可分为“以时系事”的大事记、“以事系时”的大事记和“时事结合”的大事记。

此外，从体裁(即表现形式)上可分为条目式大事记、表格式大事记;从名称上可分为大事记述、大事年表、大事年谱、大事月表、大事日志等。

2.大事记的内容结构

大事记的格式单一、固定，由标题和主体两部分组成。此外，还可以根据大事记的编写目的、对象、篇幅大小、年限长短等因素，设置前言(或编辑说明)、目录、材料出处和注释等。

标题由制文单位、事由和文种构成，如《中国医学大事记》;由制文单位和文种构成，如《××人民政府大事记》;由事由和文种构成，如《解放以后中国科技发展大事记》;由制文单位、时间和文种构成，如《××市人民政府八月份大事记》等。

大事记主体主要由大事时间和大事记述两部分组成。

(1)大事时间一般要求记载准确的日期，不用或少用“最近”“近日”“月初”“上旬”等不确定的日期来记述，而且对每件大事均须写明某年、某月、某日，然后再按大事发生的时间顺序的先后进行排列。对某些大事时间的记述，甚至还要写明确切的时、分、秒。对某些历史事件除了写明公元年号外，同时还须标明朝代年号。

(2)大事记述。通过对许多重大历史事件的记述，反映历史发展的概貌及其规律性。在大事记中应选用确属重大事件的材料，避免事无巨细地罗列材料。因此，在记述大事时，应注意如下几个问题:

①一条一事。大事记述要求一条一事，不能将若干事件放在一个条目中综述。即使在同一时期内有许多事件需要记载，也应该各立条目，或在该日期之下分段记述，以保证条目清晰，便于阅读。

②观点正确，用材真实。在分析人、物、事时，必须坚持实事求是，取舍合理，详略得当，褒贬公允，如实地反映事物的本来面貌。用材力求真实可靠、有根有据，对每件材料的形成时间、地点以及内容的正确性都要认真加以鉴别。如关于重大会议的叙述应明确具体的时间、地点及参加会议的重要任务，并对会议内容进行客观精练的概括，词语表达上不应带有个人的感情色彩。

③大事突出，要事不漏，小事不要。大事是指事件涉及的范围广、影响大，不仅在当时属重大事件，而且事后影响久远的事情和事件。要事是指在一定的范围、一定的时间有较大影响，事后仍有一定参考意义。小事是指那些局部性的、只有一般意义的事情和活动。编写大事记时，应坚持大事突出、要事不漏的原则，记载要事是对大事的补充、衬托，使大事记内容完整、充实。如在编写一个学校的大事记时，对于省级以上获奖情况较多时，那些市级及以下的奖项就不必进行罗列。

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××大学大事记

2005年

1月4日，学校召开第六届校学位委员会第二次会议。

1月5日，学校举行 2004 年下半年度学位授予仪式。共授予×××等 128人博士学位……

1月5日，学校举行首届“MPA/MPA大家庭暨2004届毕业庆典”，××省委常委、常务副省长×××出席庆典并致词。

1月 20日，××市政府副市长×××一行7人来我校访问。

……

资料来源:张虹、姬瑞环:《档案管理基础》，中国人民大学出版社2008年版。

3.大事记的选材

(1)属大事、要事的记录范围

①人事变动事。包括该地区和本机关批准的主要领导人的任免、调动;本机关所属干部的重要奖励、处分、离休、退休和逝世等事。

②组织变动事。包括该地区和本机关批准的机构的成立、撤销、合并;本机关及所属下级名称的更改、职权范围的调整、内部组织机构的变更、办公地址的迁移，人员编制增减等事。

③其他事。包括该地区、本机关之外发生的重大事件在该地区、本机关发生的影响，以及该地区、本机关发生的重大社会动态、事故;气象的重大变化，以及遭受严重的自然灾害与善后处理等事。

(2)属日常重要工作或活动的记录范围

①上级对本级重要领导工作活动。包括上级对本级的工作活动重要的书面或电话指示、指导;领导人亲临视察、检查以及提出的主要意见;上级发来的重要文件以及文件的主要精神是什么等。

②本级重要领导工作活动。包括对上级重要指示、指导、意见、精神的贯彻情况;本级机关发出的重要文件;重要决策和决议事项;本级领导人对机关部门或下属单位所做的重要批示、指示;该地区、本机关的重要会议:本级机关主要负责人参加的重大活动，重要的外事活动和出访等。

③其他工作和活动。包括本级机关的主要工作和主要工作成就，例如在工农业生产方面、城市建设方面、财政贸易方面、文教卫生方面取得的重大成绩，以及科学技术的重大发明创造等;本级机关在工作活动中发生的重大失误以及上级的批评和本级对失误所采取的措施、办法等。

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雅虎大事记

2007年9月7日中国雅虎正式推出了有史以来第一款“终生邮箱”。这个邮箱容量无限，采用@yahoo.cn的全新域名，并于10日凌晨向全体网民开放ID的抢注。

2007年6月5日在中国雅虎推出全球首个实现了“一页到位”全新体验的搜索平台OmniSearch，开始向着智能化的搜索领域前进。

2007年5月15日雅虎中国宣布，从即日起正式更名为中国雅虎。同时，中国雅虎全新的业务体系也调整完毕，形成了“三驾马车”式的事业部制架构。

2006年11月28日原阿里巴巴集团参谋部资深副总裁曾鸣正式出任雅虎中国总裁，同时兼任阿里巴巴集团执行副总裁。

2006年9月28日阿里巴巴雅虎举办“2006雅虎搜索创意盛典三导广告片首映礼”，三位国内著名导演——陈凯歌、冯小刚、张纪中拍摄的三支“雅虎搜索广告片”举行了全球首映。

2006年9月19日阿里巴巴雅虎宣布在雅虎搜索(www.yahoo.cn)启动为期一个月的搜索质量大检——雅虎“搜虫”行动(fun.yahoo.cn)，旨在借助全国1.23亿互联网用户的智慧进一步提升搜索质量。

2006年8月15日雅虎搜索新产品正式推出，新产品包括两方面:一方面雅虎首页(www.yahoo.com.cn)围绕社区化搜索进行调整，另一方面雅虎专业的搜索引擎独立域名www.yahoo.cn正式启用，满足个人化搜索的需求。

2006年7月13日雅虎和微软开始在包括中国市场的全球局部范围内，进行双方即时通信工具之间互联互通的公开测试。双方将共同打造全球最大的个人用户即时通讯社区，其用户数超过3.5亿。

2006年5月18日阿里巴巴雅虎推出全球首个专门针对世界杯的垂直搜索项目雅虎世界杯搜索(http://fifaworldcup.cn.yahoo.com)，据悉这是搜索技术首次引入体育领域。

2006年5月9日阿里巴巴雅虎推出3.5G大容量邮箱，同时用户还可获得20M超大附件服务。

2006年1月16日阿里巴巴雅虎推出其知识搜索产品——“知识堂”(ks.yahoo.com. cn)——公测版。

2006年1月4日阿里巴巴雅虎宣布，启动“2006雅虎搜索创意盛典”，投资3 000万之之人民币，盛邀陈凯歌、冯小刚、张纪中三大国内著名导演围绕“雅虎搜索”的主题，各自创作一支时长不短于2分钟的视频广告短片。

2005年11月阿里巴巴宣布未来阿里巴巴雅虎的业务重点全面转向搜索领域。

2005年8月阿里巴巴和雅虎全球达成战略合作，全资收购雅虎中国，并更名为阿里巴巴雅虎。

2004年11月 Yahoo&3721发布搜索竞价产品线，雅虎中国成为中国最大、最综合的搜索营销服务提供商。

2004年7月雅虎中国率先推出1G电子邮箱，开创中国电子邮箱G时代。

2003年11月雅虎中国出资1.2亿美金全资收购提供中文上网服务领导公司3721公司(www.3721.com)，该公司占据中文上网服务市场90%以上市场份额。

1999年9月雅虎网正式开通。

资料来源:http://tech.sina.com.cn/i/2011-09-07/10046034388.shtml。

(二)组织沿革的编写

组织沿革是系统地记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料。组织沿革主要包括如下内容:地区、专业系统或机关的历史概况、行政区划、建制变更情况;机关成立、合并、撤销的时间、原因，机关名称的变更，办公地点的迁移;机关的性质、任务、职权范围、隶属关系以及领导人的任免情况;机关内部组织机构的设置及变化情况，职权范围，机构负责人的姓名、任职情况;机关及内部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。

1.组织沿革的种类

(1)记载一个单位的工作、生产发展及其体制、内部组织机构和人员编制的演变情况。

(2)记载一定地区内所属的党、政机关和群众团体等各种组织的设置及其变化或行政区划演变情况。

(3)记载某一专业系统所属组织机构的设置及其变化情况。

2.组织沿革的体例

(1)编年法。编年法是按年代顺序逐年编列出某一机关或地区或专业系统的内部组织机构设置及其负责人情况的方法。比较适用于组织机构常有变化的机关或地区或专业系统的组织沿革的编写。

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××现代服饰有限公司组织沿革

1988年

10月22日，经××市工商管理局批准，××现代服饰有限公司正式成立，为股份有限责任公司。公司地址在××市××区××街××号。

公司领导:

总经理:×××

副总经理:×××

员工人数:26人

机构设置:办公室、销售处、设计处、采购处、生产技术处、财务处

……

2008年

10月20日，公司迁址到××市××工业开发区××大厦。

公司领导:

总经理:×××

副总经理:×××

员工人数:120人

机构设置:行政部、市场部、设计部、采购部、生产技术部、人事部、财务部

……

资料来源:张虹，姬瑞环:《档案管理基础》，中国人民大学出版社2008年版。

(2)系列法。系列法是以组织机构为主线，对每一组织机构及其主要负责人沿袭变化的始末进行系列编写的方法，比较适用于组织机构相对稳定、变化不大的机关组织沿革的编写。

(3)阶段法。阶段法是根据机关或地区或专业系统发展历史上的重大变化，自然地分为若干阶段，然后在每一个阶段内划分为若干系列进行编写的方法。

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××市档案学会组织沿革

第一届理事会(1981～1985年)

××市档案学会(简称学会，下同)筹备委员会(简称筹委会，下同)于1981年2月成立， ×××任筹委会主任。5月3日，学会筹委会加入××市社会科学联合会(后改成××市社会科学学会联合会、××市社会科学界联合会)筹备委员会，为其团体会员。10月8日，中共××市委办公厅印发×办通〔1981〕31号文件，批准建立××市档案学会。

10月23日，学会召开成立大会。会议通过了《××市档案学会章程》，选举产生由26名理事组成的第一届理事会。

……

第二届理事会(1985～1995年)

1985 年4月 16日，学会召开第二次会员代表大会，81名代表、55名列席代表出席会议。会议通过了重新修订的《××市档案学会章程》，选举产生由35名理事组成的第二届理事会。

4月17日，学会召开第二届理事会第一次会议，选举……

第三届理事会(1995～2000年)

1995年3月16日，学会召开第三次会员代表大会……

资料来源:张虹、姬瑞环:《档案管理基础》，中国人民大学出版社2008年版。

3.组织沿革的形式

组织沿革的形式有以下几种:文字叙述的形式、图表的形式和文图并用的形式。通常对历史沿革、主要职能和任务部分多用文字叙述，对机构、人员变化情况则多用图表。这样文图并茂，既能减少篇幅，又条理清楚、便于查找。

(三)统计数字汇集

基础数字汇编就是反映一定机关、企业、地区、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。由于这种材料简单明了，形式灵活，因而是了解情况、研究问题、制订计划、指导工作和总结经验不可缺少的依据和参考。

基础数字汇编按其内容可分为综合性和专题性两种。综合性的基础数字汇编是记载和反映一个机关、企业、地区、系统全面情况的数字汇集，其包容性强，篇幅较大。如《××县基础数字汇编》应包括该县土地面积、资源分布、人口、工农业产值、产值、利润、文化教育设施等多方面的数字情况。专题性的基础数字汇编则是记载一个机关、企业、地区或系统某方面基本情况的，如××市医药卫生基础数字汇编。

编写基础数字汇编，最重要的是统计数据必须准确可靠。对统计报表，调查的数字要认真核对，征询业务部门的意见，请他们参加核实，最好使用统计部门的材料。因此，编写基础数字汇编，可以由档案部门编，也可以与统计部门、有关业务部门合编，以保证各种数字的完整、准确，提高汇编的质量。

(四)专题概要

1.专题概要含义

专题概要是以文字叙述的形式简要地记述和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展、变化情况的档案参考资料。它的一般称呼和具体名称很多，如“××市历年工业发展基本情况”“××省历届政协会简介”等。

专题概要用途很广，它既可为机关领导和有关人员系统、扼要地提供某一方面的工作、生产和其他方面的历史材料，又能为编写地方志、历史研究和科学研究等提供具有参考价值的素材。专题概要的种类主要有会议简介，产品、工程设备、科研项目简介，地区(机关)综合情况简介，专门问题简介等。

2.会议简介的编写方法

会议基本情况简介(又称会议简介)是专题概要的常用形式之一。它是利用会议文件简要叙述会议过程、反映出每一次会议基本情况的档案参考资料。

(1)会议简介编制以会议基本情况(也称会议简介)为基础，是利用会议文件简要叙述会议全过程，反映出每一次会议基本情况的参考资料，是专题概要常用形式之一。

(2)会议简介的内容主要包括会议的届次、召开的时间、地点、主持人、参加人(代表分配名额和列席范围)，会议议程和开法、讨论与决议事项，以及选举结果等。

(3)编制按时间或届次的先后，将每次会议的内容、议题、决议事项等依次编排列述。即可一年一编，也可随时积累，逐渐形成。

【知识拓展】

序言的作用

序言(或前言、导言、说明、编辑说明、编者的话等)用来说明编写档案参考资料的目的和用途、档案参考资料的材料来源和可靠程度、选择材料的原则和编写结构以及在编写过程中遇到的需交代和说明的问题等，以帮助读者顺利、正确地利用参考资料。

资料来源:刘萌:《文书与档案管理》，电子工业出版社2011年版。

【小技巧】

网上档案展览

随着网络的发展，越来越多的档案馆将档案展览“搬”到网上，开辟“网上展厅”栏目。随着鼠标轻点、页面变化，市民就可以轻松地参观展览了。

【法规链接】

《中华人民共和国档案法》(节选)

(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)

第四章 档案的利用和公布

第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。

档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。

中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。

第二十条机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。

利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。

第二十一条向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。

第二十二条属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第二十三条各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。