全方位开发利用之深层次编研

第三节　全方位开发利用之深层次编研

档案编研就是档案信息资源的开发,信息资源和能源、原材料资源组成国家的三大资源,档案信息资源的开发利用被中央、省二级档案局列入国家信息资源开发利用的总规划中,企业档案的信息资源开发同样是重要内容之一,档案编研成果是其中的一种开发利用方式。

档案编研成果是对档案进行加工,非档案原件,也非档案复制品,它有以下特点:具有工作成果的研究性,提供方式的主动性,材料的系统性,作用的广泛性。

一、编研工作的重要性和意义

国内、国外档案信息资源开发情况和扩展服务的实践证明了:信息时代,档案工作者继续扮演看门人是一种错误的观念,档案的建立就是为了用,档案工作的声誉和社会地位依赖于档案的利用。档案的高层次开发利用就是根据库藏档案的实际情况,结合企业和社会对档案利用的需求,进行档案资源开发和编研工作,档案的编研工作也是档案工作管理水平的实际体现。

加强档案信息资源开发利用力度为生产经营服务,搞好档案编研工作,有利于提高企业经济效益。当前,经济效益的好坏,是企业管理工作的体现,要提高企业经济效益,离不开档案。档案作为一种信息资源,已成为人们的共识,切实加强档案管理,充分利用档案信息资源,大力开发编研,充分发挥企业档案在企业生产建设中的作用,对于促进企业发展,开创档案工作新局面,提高档案管理水平,具有十分重要的意义。

二、编研工作的具体内容

档案的编研工作包括通用编研和深层次加工编研两部分,通用编研的主要内容有:企业简介、大事记、组织机构沿革、全宗介绍等。深层次编研的主要内容有:统计数字会计、专题概要、企业年鉴、检修分析、设备缺陷统计及可靠性分析、生产系统故障诊断及寿命预测分析、企业志书、计划统计年鉴、企业资产管理评估报告等,下面将举例说明具体的内容组成。

大事记体例有三种,即编年体大事记,如“十五”期间大事记;记事本末大事记:以事叙实,以事情为脉络按照问题再以问题按年月日进行编写,如重要活动、重要项目等;编年记事本末体大事记:时与事紧密结合,以时间为主适当集中部分具有连续性的事件和问题。

组织机构沿革是记载一个企业组织机构变化、人员编制变动情况的编研材料,体例有编年法,按年度记述企业的组织概况、组织机构沿革;系列法,以组织机构或问题形成系列再按每个系列按年度记述;阶段法,分若干历史阶段编,阶段中再按年度记述。

统计数字会计是以数字形式反映企业基本情况,可以用作分析评价,可以是表格式的也可以是示意图的。统计数字会计分专题性和综合性两种,年限可以较长,专题性比较多,效果比较好。

专题概要是简要说明和反映某一情况的编研材料,其特点是:主题要鲜明,内容单一,有特定的读者和作用范围;材料系统,重点突出,利用者通过概要了解群貌,领略要点;体裁灵活,适应性强,可以是生产、技术、综合问题等,也可以是介绍文件,或综述一个行业,可长可短。种类有会议简介、产品工程设备科研项目简介等。

企业年鉴是全面、系统、准确地反映该年度企业安全生产、经营管理、精神文明建设等方面的新情况、新经验、新成果、新信息,为企业领导科学决策提供依据,为部门工作提供咨询,为员工进一步了解企业、宣传企业提供教材,也为今后的修志工作积累翔实的资料。编纂工作是一项承上启下、继往开来的工作。年鉴大致由特载、专文(包括文献、文选)、大事记、概况、百科(社会生活或学科、行业的各个方面)、专栏(荣誉、人物、统计资料等)、附录及目录等构成。

三、全方位开发档案资源之做好深层次编研工作

1.做好资源开发利用服务,做好正常的接待利用工作

改变传统的观念,变被动提供借阅利用为主动服务,对档案的接待利用要做到创新,技术和手段都要更新。特别是对利用需求的调查统计工作,这对档案的编研工作是一个很好的基础,如对库藏档案利用频度高的就说明这些材料是现阶段价值体现最明显的,是被利用者需要的内容,是对企业适用的材料。档案人员通过统计分析,找出与之相关的材料,进行整理编研,管用并重,不断提高档案工作的整体水平。

如档案人员了解生产技术人员和经营管理人员对档案的需求,利用计算机网络,提供档案信息服务,将各类档案目录、科技图书目录上网,征订、发放进行动态管理;将国家及行业部门发行的与企业生产有关的技术标准、规范、制度及《合同示范文本》等全文上网,同时对企业开架阅览。又如,电力企业为提高档案的准确率,组织力量为生产部门制作系统流程图、大修网络图等,并将档案室内经过修改替换的最新版本的图纸扫描入电子档案库上网,实现资源共享,并制作标准版竣工图发放。达到工程图纸的“实时化”管理,方便档案的存储统计、分类、检索、保护、开发、利用,更好地为企业经济建设服务。

2.有计划有重点,做好档案编研工作

根据需要进行选题,编研有实用价值的成果。深入挖掘档案资源,积极开展深层次的编研工作,我们结合电力企业的特点,每年形成惯例,必须完成通用性编研,如编纂出版《大事记》、《组织机构沿革》、《企业概况》、《全宗介绍》、《企业年鉴》等。通过挖掘档案中的文史材料,进一步开展深层次编研。对深层编研要有计划有重点,根据需要进行选题。很重要的一点是,根据年度的工作主题,工作目标任务进行针对性的选题。

如企业年初职代会总经理报告明确该年度的主题是:“管理效益年”,则选题就要侧重企业管理方面,在年初就要制订计划,订出档案编研工作的选题目标,在工作过程中注意收集材料,将企业各项管理工作的亮点、特点、管理的成果、管理评价、管理出效益的相关材料及案例进行选编,进行分析编撰,这个编研成果有丰富的内容、有实际的时效性,又围绕企业的中心工作,一定会是受领导和员工欢迎的。

又如,若企业正将开展扩建工程建设,企业档案部门的选题就可以侧重基本建设方面,根据库藏档案资源,结合以往的经验和管理技术,编撰《基本建设项目管理手册》、《工程管理程序各类记录表式汇编》等,提供给工程建设者作为参考,既有利于工程管理工作的顺利开展,又有利于避免走弯路,起到培训学习资料的作用。

再如,创建学习型组织、企业文化建设为主题的,就在选题时结合企业的文化建设方面,如《企业的成长和发展》、《企业的大事概览》、《先行者的足迹》、《企业荣誉录》等,使其成为企业文化产品,成为电力企业文化教育和企业培训的必修课题,使广大员工产生巨大的荣誉感、自豪感、使命感和责任感,对员工的爱岗敬业,弘扬企业传统、传承企业精神,努力创新起到了很大的激励作用。

3.联合业务部门一起开展档案编研工作,做好档案咨询服务

档案的编研工作结合企业各类业务工作实际,与业务部门联合组织档案编研工作,这样既能使编研材料选题更符合利用者的需求,收集材料更有广泛性和经验性,又使编研成果更有实际效用,同时可以使档案专业与企业的业务部门各专业互补,将之融合在一起,并很好地与其他部门的工作衔接,更进一步促进档案工作顺利开展,为企业的主要任务和职能工作服务,发挥档案编研成果的作用。

如与工会一起编撰关于企业民主管理方面的材料,将有关政务文件汇编成册,并在企业局域网公布。在企业厂务公开民主管理工作编研材料中,收集企业信用资质依据及其他相关资料,紧密结合依法行政、政务公开的要求,通过企业现行电子文件开放阅览浏览平台开放,尤其是涉及企业发展的重大决策文件,电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等,以及与员工个人利益相关的货币分房、调资、晋级、职称评定等都进行收集并在企业局域网平台上公开发布,从而增强企业民主管理、民主决策的透明度,对企业获得员工的理解、支持、配合和协作,对促进电力企业经营与发展起到很好的促进作用,进而形成团结进取的企业精神。

又如:拓宽工作领域,与企业宣传部门联合,编撰提升企业的历史厚重感和文化品位的材料,档案工作的本身就是一种文化产品,这是对档案及档案工作功能的非常重要的定位。参与企业形象标志(BIS、CIS、VIS)的推行工作,重点对有关企业文化档案资料开展了编研工作,编辑出版一系列具有浓郁企业特色的成果,为确立企业的个性化形象,积蓄厚重的文化产品。

再如:与生产技术管理部门协作,编撰技改项目成果分析、影响安全生产的故障分析,大、中、小项目检修记录分类汇编等,对今后的技术改造、科技项目工作以及生产、运行和检修工作起借鉴作用。

例:企业档案编研成果目录(以发电厂为例)

1.通用编研成果

(1)　企业历年机组中修资料汇编。(按机组按不同年度分卷编写)

(2)　企业历年机组大修资料汇编。(按机组按不同年度分卷编写)

(3)　组织机构沿革。(每次更新后重出版)

(4)　企业大事记。(每年出版)

(5)　企业全宗介绍。(每年出版)

(6)　企业简介。(定期更新)

(7)　企业扩建工程简介。(按工程编写)

(8)　企业荣誉录。(按年度、集体、个人分卷编写)

2.深层次加工编研成果

(1)　机组连锁试验操作卡。(按机组、项目分卷编写)

(2)　机组PLC柜I/O信号汇编。

(3)　机组系统及设备说明书。(按机组、项目分卷编写)

(4)　机组仪控保护设定值汇编。(按机组、项目分卷编写)

(5)　企业年鉴。(按年度编写)

(6)　项目工程介绍。(按不同工程分卷编写)

(7)　机组历年来锅炉爆管分析汇编。(按年度、机组分卷编写)

(8)　典型事故案例分析。(按年度分卷编写)

(9)　企业及个人奖惩索引。(按年度分卷编写)

(10)　企业土地征用总况。(按年度、项目分卷编写)

(11)　历年科技技改项目效益分析。(按年度、项目编写)

(12)　机组技术改造概况。(按机组、年度分卷编写)

(13)　企业档案利用实例效果分析选编。(按年度编写)

(14)　机组非计划停运分析及处理。(按年度、机组分卷编写)

(15)　锅炉空预器运行差压及变化状况分析。(按年度、机组分卷编写)

(16)　一座3000MW特大型火力发电厂的诞生。(按项目编写可延续更新)

(17)　机组检修综合验评汇编。(按机组、检修项目编写)

(18)　企业的成长历程。(按项目编写可延续更新)

(19)　企业厂志——档案管理长篇。(按阶段编写可延续更新)

(20)　基建工程项目管理手册档案管理分册。(使用标准形式可更新)