常用档案编研材料的类型及编辑

档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料的收集、挑选、编辑和评介而编制的一种档案编研成果。它以书册形式或在报刊上发表的形式为利用者提供较为完整的档案文献原貌，是我国档案部门开展编研工作的最基本形式，具有原始性、专题性、系统性、易读性的特点。

档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、目录和正文（即档案原文）等构成，而正文以全录式转录为主，按一定体例进行编排。根据选题不同可分为以下几种主要类型：

1.法规文件汇编

法规文件汇编是将党和国家各级权力机关及具有一定权限部门颁发的以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件，如将法律、法规、规章和规范性文件等，按照一定的选题汇集成册的档案文献汇编。

编辑法规文件汇编的主要目的就是提高机关依法行政水平，用法规性文件来规范行政行为，是各级领导和业务部门开展工作的重要依据；同时也是广大人民群众提高法治观念、监督行政机关工作的重要依据。

法规文件汇编有综合性汇集和专题性汇集之分，前者是将某一级别政府机关颁发的各种法规文件加以汇集，如《中华人民共和国法规汇编》；后者是将某一专业领域的法规文件加以汇集，如《林业法令汇编》等。

法规文件汇编具有权威性、准确性、资料性等特点，因此，编辑法规文件汇编是一项严肃的工作，必须对所选取的法规文件逐件进行认真审阅，以确保所收录的文件准确、全面、真实，尤其要注意以下两点：

（1）收录的文件应是按照法定程序发布的法律、法规、规章和规范性文件，非规范性文件不应收录其中。

（2）收录的文件应现行有效，对于已经废止的失效文件可将其目录附后供参考，但不需收录原文。

编辑法规文件汇编要有明确的时间断限，为便于查找利用，通常对收录的文件按内容分类后再按时间排列，但也可视汇编内收录的文件的性质、数量情况按文种等进行分类排列，也可直接按时间顺序进行排列。

2.重要文件汇编

重要文件汇编是将属于指导性的、方针政策性的，或反映本机关主要职能活动的文件汇集成册的档案文献汇编。

重要文件汇编收录的文件范围主要是反映领导指导活动的、属于方针政策性的、机关日常工作需要经常查考的重要文件材料，具体包括：重要的报告、决议、决定、总结、规定、通知、请示、批复、工作意见、计划、领导人的重要讲话等，这些文件可以是上级机关文件，也可以是本机关形成的文件。

编辑重要文件汇编，首先要根据编辑意图和文件状况确定好收录范围，可在综合考虑文件内容的重要性和查阅利用的经常性这两个因素的基础上，与业务部门共同制定一个较为具体的选材方案，以避免实际选材中的盲目性。

重要文件汇编的内容大多是综合性的，编辑时须分门别类后按时间顺序排列。

3.发文汇编

发文汇编是发文机关将本机关的发文定期（通常按年度）按发文号排列而汇编成册的档案文献汇编，以便于利用者按发文号查阅某一单位文件内容。

发文汇编收录的是本机关一定时期的全部发文，必要时还可收录本机关主要领导的重要报告、讲话、总结，以及与某一发文密切相关的上级批复或下级请示等。

编辑发文汇编时，可视收录文件的数量情况，按发文代字先分门别类后再按发文顺序号排列，也可以直接按发文顺序号排列。

发文汇编一般仅供本机关内部使用，因为有些文件在形成汇编时仍具有一定的机密性或不宜公开，因此要加强对发文汇编的管理。

4.会议文件汇编

会议文件汇编是将一些重要会议所产生的、具有一定查考价值的文件汇集成册的档案文献汇编。

会议文件汇编不需要将一次会议的全部文件都收录进来，要选择能够反映会议基本情况的、具有查考价值的文件加以汇编。可以考虑收录的文件范围有会议通知、代表名单、会议议程、开幕词、工作报告、领导重要讲话、大会重要发言、提案、提案审查报告、选举办法、选举结果、会议讨论通过的决议、大会闭幕词、代表资格审查报告、大会主席团、正副秘书长、各组正副组长及各委员会名单、会议纪要、会议公报、会议简报及大会照片等，而对于一般贺信、贺电、小组会议记录、参阅文件、会务文件等则不需要收录。

会议文件汇编一般由召开会议的机关编辑，编辑的方法可以是一次会议的文件汇集，也可以是历届会议的文件汇集，编辑时应分门别类后按时间顺序或重要程度排列。

5.专题文件汇编

专题文件汇编是将集中反映某一专题的文件汇集成册的档案文献汇编。

专题文件汇编在选材时特别要注意：一要专，不要把其他问题的文件混杂其中；二要精，要选择具有较高参考价值的、现实有效的文件。

编辑专题文件汇编可按内容特点分类或按时间顺序排列。

档案参考资料是档案部门根据一定的题目对馆（室）藏档案的有关内容进行研究、综合、加工而编写的一种档案编研成果。它与档案文献汇编不同，它不提供档案原件或复制副本或摘录，而是根据一定的题目对有关档案材料的内容进行分析、综合加工编写而成的系统材料，已经改变档案原来面貌，具有问题集中、内容准确、文字简练、概括性强的特点。根据档案参考资料的性质不同，主要可分为：

1.大事记

大事记是指按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。有时也称大事年表、大事记述、大事编年、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。它简洁地勾勒出一个地区、一个机关或某一方面事物发展的历史轨迹，对于实际工作和历史研究都有重要的参考价值。

（1）大事记类型

大事记的类型很多，按其性质来分，可分为：

①机关大事记。主要是记载一个机关在一定时期内的重大事件和重要活动。如《中共浙江省委大事记》。

②国家或地区大事记。主要是记载一个国家或一个地区在一定时期内的重大事件和重要活动。如《浙江省改革开放三十年大事记》。

③专题大事记。主要是按照专题记载一个国家或某一地区、某一机关在一定时期内某一方面的重大事件和重要活动。如《浙江省档案工作大事记》。

④个人大事记，也称个人年谱。主要是记载某些重要人物在一定时期内的重要活动。如《李大钊年谱》。

（2）大事记内容

大事记内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。

大事记述是对重大事件和重要活动史实的记述，一般包括史实内容和概括评述，是大事记中最重要的部分。在具体选择记述内容时，要从实际出发，立足于本地区、本系统、本机关，突出反映其本身工作活动。

大事时间是记载重大事件和重要活动发生的准确日期，即某年、某月、某日，或精确到时、分、秒，也是大事记的主要组成部分。

附录

机关大事记的主要内容

①本机关贯彻执行党和国家方针政策中所采取的重大部署、措施及作出的决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；

②本地区、本系统的大事、要事在本机关的反映；

③本机关召开的重要会议和举办的重要活动；

④本机关的组织变动情况，包括本机关成立、撤销、合并、复设以及内部机构设置、变化情况，本机关隶属关系和职能范围的变化情况，主要领导的调动、任免、奖惩以及人员编制变化情况等；

⑤本机关颁发的和上级领导对本机关作出的重要指示、决定、规定、通知等文件；

⑥本机关中心工作取得的重要成绩；

⑦上级领导以及主管部门领导到本机关视察和检查工作情况，以及作出的重要指示；

⑧本机关主要领导参加重大活动、重要外事活动、与兄弟单位来往的重要活动等。

企业大事记的主要内容

①本企业生产、经营、技术改造、科研成果、重点建设项目的情况；

②本企业召开的重要会议、制定的重要政策和规章制度、发布的重要文件等；

③本企业成立、撤销、复建情况，以及主要领导人任免，内部机构设置及变化情况；

④本企业重要协议、合同的签订情况；

⑤本企业发生的重大、恶性事故；

⑥本企业及职工受奖惩的主要情况；

⑦本企业开展的重要文艺、体育、教育活动；

⑧本企业开展或参与的重要外事、外贸活动；

⑨上级领导机关和业务主管机关来本企业视察、调研的主要情况。

（3）大事记编写体例

大事记的编写体例，主要有以下三种：

①编年体式。即按年、月、日的时间先后顺序编写的大事记。其优点是只需将事件置于相应的时间之后即可，易编易写，时序脉络清楚，便于纵观通览。缺点是将同一事件或相互有关联的不同事件之间的相互联系前后割裂，使事物的因果关系不易反映出来，特别在内容极其广泛的大事记中，这一缺点表现得特别明显。

②纪事本末体式。即以事件的发生、发展和结束的始末为纲，编写成短文或条目，再按时间先后顺序加以排列。其长处是记叙事件较为完整，对同一事件前后变化表现清楚，但对同一时期各事件之间的联系难以反映，且记事条目在时间上前后交叉，时序条理欠佳。

③编年纪事本末体式。即将按时序记载与按事件始末记载的方法结合编写成的大事记，兼具编年体式和纪事本末体式两种大事记的长处，并可弥补两者短处，但编纂难度较大。一般情况下它以编年体式为主，而当需要时则采取在同一条目的前半部分为编年体式，后半部分为纪事本末体式的编写。

编写大事记采用何种体例，应根据具体情况来决定。编年体式大事记比较适合编写即时性的实录用之；采用编年体与纪事本末体相结合的体例通常适宜于记载时间跨度较大者。如《全国教育大事记》中1966年6月27日的一个条目即为一例：

高等教育部发出通知：因“文化大革命运动”，1966年、1967年研究生招生工作暂停。自本年起，全国研究生停止招生工作，达12年之久。

此条目前半部分是按通知发出时间编写的编年体写法，后半部分说明该通知造成的影响，到12年之后才结束，属纪事本末体写法。这种不同体例结合使用的办法，可使事件前因后果显得条理清楚、记事完整。

（4）大事记编写要求

编写大事记应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重事实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。

第一，观点正确、用材真实。大事记内容广泛，涉及不同的历史时期，不同的人物和事件、正反两方面的档案材料。历史上发生的大事中有些受当时特定社会条件的影响，不符合人民的根本利益，甚至是混淆是非，颠倒黑白的冤假错案。在编写大事条目时，不能不加分析地照抄这种事件的当时记录，而要站在正确的立场上还历史之真实面貌。大事记中遣词之褒贬，用句之正反必然表现出编写者对历史事实的不同认识、不同立场或不同倾向，必须仔细推敲。用材要真实可靠，有根有据。内容不实，根据不详者一般不予采用。

第二，大事突出、要事不漏、小事不要。所谓大事，即事件涉及的范围极广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较久、较深的事情或事件。所谓要事，即在一定的范围，一定的时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义。同时，大事、要事是受一定时间和空间制约相对而言的概念。一个地区、一个机关，每年会发生很多事件，但大事是少数，多数是要事和小事。编写大事记，应坚持小事不要的原则，如果不区分大事和小事，凡事都记，材料罗列，大事记就成了明细账，就没有什么参考价值了；只记大事，不记要事，就会使大事记内容孤单，记载要事，是对大事的补充和衬托，是对大事记内容的丰富和充实。

第三，系统条理、简明扼要。大事记要按时间顺序记述，一事一条，不要数事一条，但事与事之间要前后照应，首尾关联，脉络清楚，给人以条理清晰之感。记述大事要提纲挈领，文字简明，切忌冗长，但必须把大事的始末因果交待清楚。大事时间力求准确，尽量不用或少用“最近、近日、月初、月底、上旬、中旬、下旬”等不确切的日期表述；对原材料来源中没有注明时间或者时间不准确的事件，应力求进行考证；时间确实考证不出的，在对大事条目排列时，日不清者附于月末，称为“是月”或“本月”，月不清者附于年末，称为“是年”或“本年”，年不清者一般不记。

2.组织沿革

组织沿革是指系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。它的主要功能是方便利用者查考和研究本地区、本系统、本机关的机构及人员发展变化情况，为研究国家机关史、地方史、革命史和专业史提供组织建设方面的系统的、全面的参考资料。

（1）组织沿革类型

①机关组织沿革。记载一个机关及其内部组织机构和人员的演变情况。如《浙江省档案局组织沿革》。

②地区组织沿革。记载一定区域内（如省、市、地、县、区、乡镇）所属党、政、群各级组织的设置和变化。如《浙江省杭州市组织沿革》。

③专业系统组织沿革。记载一个专业系统（如工业系统、商业系统、文化系统等）所属组织的设置和变化。如《浙江省金融系统组织沿革》。

（2）组织沿革内容

组织沿革内容一般包括以下几个方面：

①机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；

②机关的性质、任务、职权范围、隶属关系；

③机关内部组织机构的设置和人员编制的变化；

④机关领导人的任免情况；

⑤机关名称的变更、印信的启用与废止、机关办公地点的迁移等。

（3）组织沿革编写体例

组织沿革编写体例常用的有三种：

①编年法。即按年度逐年记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况。把每年的组织机构部门名称、每个机构部门正副职名称及任职人员姓名、每个机构部门人数及其主要职能等说明清楚，再按年代先后排列。编年法适用于机构部门变动频繁的单位，可随时按年代去查寻有关情况。其缺点是内容分散、重复较多，难以直接反映机构部门人员的纵向历史演变。

②系列法。即依照组织系统的纵向历史演变情况，将各个机构或部门的沿袭变化始末概况分别作为一个系列进行记述。这种编写方法能够较清楚地反映出机构的纵向发展变化，对机构较稳定，或机构内部各部门系列不多的单位比较适用。但对于机构变动较大、较频繁的单位来说，采用系列法不太适宜。

③阶段法。即将机关（地区、专业系统）的全部发展历程，根据不同的特点划分为若干个历史阶段，然后在每个阶段中按系列法分别记述各方面的情况。具体编写方法是：先用文字或图表表述该机关（地区、专业系统）的历史沿革概况，介绍其由来、性质、主要职能及发展过程的几个阶段；然后按阶段编写，每一阶段先介绍本阶段的起止日期、背景等综合性内容，再分别按系列法分述各机构情况。阶段法的优点是容易编写，既可以清楚地反映各个重要发展阶段之间组织设置的变化情况，又能比较细致地反映各阶段内组织设置的调整、人员的变动情况，因此应用较为广泛。

（4）组织沿革编写要求

组织沿革通常由标题、序言（或编辑说明）、目录和正文组成，根据需要可增加注释，在编写正文时应注意以下几点：

①内容全面、材料翔实。编写中应注意对有关问题记载的完整性与准确性，不能遗漏组织建设中的重要方面和主要事实，不能在沿革中有断线，不能含糊其辞，更不能张冠李戴。编写组织沿革语言要规范，文字要简练。

②结构合理，脉络清晰。由于组织沿革涉及内容较多、变化复杂，因此要求突出条理性、易查性。因为要为用户从一个角度提供查阅问题的明确线索，所以要切忌随意堆砌、眉目不清。

③组织沿革的具体表达方法有三种：图示法，即用示意图反映组织机构设置及演变，常见的为树杈式示意图；表格法，即用表格列出组织机构序列、名称、负责人姓名、编制人数及分工；文章法，即用文章形式记述组织及人员情况，分章节作文字叙述。这三种表达方法可根据实际情况选择使用，或结合运用。

3.专题概要

专题概要是指简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。它可为利用者集中提供某一方面的专门材料，因此要做到概其全貌，领其要点。

（1）专题概要类型

①会议简介。简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。如《浙江省历届党代会简介》。

②产品、工程设备、科研项目简介。如《浙江大学获奖科研成果简介》。

③地区（机关）综合情况简介。如《浙江省情》。

④专门问题简介。如《浙江金融》。

（2）专题概要选题与选材

专题概要的适用性在很大程度上取决于选题，科学合理的选题可以使专题概要具有明显的利用价值，而不切实际的选题往往使专题概要无人问津。因此在编写专题概要时首先应把好选题关。一般而言，专题概要的选题要充分了解和认真分析领导决策、本单位工作以及社会各方面的需要，为科学决策、解决实际问题或者满足历史文化研究需求提供有价值的参考、借鉴、学习。选择的题目可以是雪中送炭，针对已经出现的工作实际需要提供素材和经验；也可以是未雨绸缪，根据对领导决策、工作开展等未来需要的预测，超前提供系统信息；还可以是历史性、常用性专题，对历史研究、文化教育、实际工作提供长远的参考价值。

专题概要作为一种向利用者集中提供某一方面基本情况的档案参考资料，主题鲜明，重点突出，因此要求把好选材关。一要专，必须紧紧围绕选定的题目查找材料，正式选用的材料必须与题目所需诠释的问题密切相关；二要全，不能拘泥于馆藏档案资料，而应通过各种渠道力求将有关该题目的材料收集齐全、完整；三要实，不能选用根据不足的材料，也不能将某些反映事件过程的材料作为结果性材料来使用。

（3）专题概要编写要求

①内容全面，材料真实。编写时应力求将有关专题的来龙去脉、因果始终、经验教训等叙述清楚，使利用者一经通览即可知晓该专题的基本情况。为此，编写人员要事先拟定编写大纲，确定基本框架和内容范围，以防止事实不清，以偏概全。

②叙中有议，评介得当。专题概要要以档案等真实的史料记载为基础，以综合记述这些史料为主要内容，但又不是单纯的史料介绍，在介绍中反映编者对有关专题的理解和认识，在叙述中对某些情况作重点说明，对有关问题的历史意义、成败得失、特色之处给予适当的评述，可对利用者起到一定的提示和启发作用。但应注意专题概要不是学术论文，文中的点评是为了使利用者更好地了解专题情况，目的在于提示和说明，因此要求一要公正，符合历史史实；二要简洁精练，寓评于述，不可展开论证，喧宾夺主。

③叙述准确，文字朴实。编者在确定题目以后，应学习和了解与此专题领域有关的基本知识，避免写出外行话或犯常识性错误，如有不懂之处要多向有关专家请教，成稿之后请有关专家把关，确保专题概要之“专”；同时专题概要通常是一篇结构完整的专题文章，在编写中要讲究行文技巧，对标题、段落、文字等都要认真推敲，力求达到科学性与可读性的统一。

④文图结合，不拘一格。专题概要的体例不求千篇一律，而是根据题目特点自由选择。通常以文字叙述为主，同时根据需要用一些表格、图示、公式、照片、附录等予以辅助。

4.会议简介

会议简介是利用有关会议的档案材料，将会议的全过程简明扼要地加以叙述，以反映某一次会议基本情况的一种档案参考资料。会议简介也是专题概要的一种。

（1）会议简介主要内容

①会议名称及届次。

②会议时间、地点、主持人。

③会议参加人员。对于出席会议的重要领导人及来宾可标明姓名及职务，其他代表一般只标明人数即可，需要时可将与会人员名单以附录形式附后。

④会议主要议程及内容。这是会议简介的主体部分，其中应着重记述会议主要报告的题目及内容要点、会议讨论的有关问题、会议通过的决议、报告、提案等事项的名称及内容要点、选举结果等。对于选举结果，一般只标明选举出的主要领导人姓名及职务以及委员、候补委员的人数即可，需要时可将全部选举结果以附录形式附后。

（2）会议简介编写方法

会议简介的具体编写方法有三种：

①文字叙述式。即以文字叙述的形式，简要地叙述会议简介的各项内容，是会议简介最常用的形式。

②条目式。即以条目形式简要列出会议简介的内容。

③表格式。即用表格形式列出会议简介的有关内容。

一般来说，条目式和表格式会议简介，在内容项目上少于文字叙述式，但它们具有简明扼要、一目了然的优点，尤其适用于编辑内容和形式相近的会议简介汇编。

（3）会议简介编写要求

①事实清楚、准确，无论是会议基本情况还是会议内容都不能出现重要遗漏或失实现象。

②语言简练，要点突出，会议情况可从简，会议报告、决议可稍详。为避免历次会议介绍的大同小异，面目相似，要特别注意对每次会议的特色加以介绍，必要时可对会议的意义、效果等作简要评价。

③一次会议的简介要眉目清楚，对于同类历届会议的简介，可按届次顺序依次排列，汇集成册。

5.基础数字汇集

基础数字汇集，又称统计数字汇集，是指以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。它把档案中分散记述的各方面数据按专题汇集起来，用真实的数据来反映某一方面的发展和变化情况，可为利用者了解情况、研究问题、总结经验、制订计划和指导工作提供系统数据。

（1）基础数字汇集类型

①综合性统计数字汇集。系统记载和反映某一机关（地区、专业系统）全面情况的统计数字汇集。如《宁波市基础数字汇集》。

②专题性统计数字汇集。系统记载和反映某一方面或某一专题基本情况的统计数字汇集。如《浙江省人口统计数字汇集》。

（2）基础数字汇集编写方法

根据基础数字汇集的用途及原统计资料的特点，编写基础数字汇集常用的表达形式有：

①表格式。表格具有信息容量大，可以处理较为复杂的比较关系，因此在编写基础数字汇集时最为常用。一般来说，需要先设计表格的标题和纵横栏目名称。标题应反映出表格内各项内容的共同特征，具有高度的概括性和准确性，文字简练明确。纵向栏目标题写在表的上方，是统计指标的名称，横向栏目标题写在表的左方，代表统计表所要说明的对象。然后按栏目分别填入相应的统计资料数据。

②图示法。采用曲线或条形示意图来反映数列，具有形象、生动的特点，也为基础数字汇集所经常采用。

③文字叙述式。即以文字叙述的方式，说明数据的来龙去脉，比较适用于调查分析材料类的基础数字汇集。一般由标题、前言、数列、说明四部分构成。标题是汇集的名称，概括汇集所反映的内容。前言则概略地阐述汇集所反映的主要内容，涉及的空间范围和起止时间，统计的依据和完整情况。数列是汇集的主体部分，根据标题所限定的内容，分组立项进行编制，包括统计对象、时间或空间范围、统计指标、统计数值等四个方面的内容。

（3）基础数字汇集编写要求

①科学确定统计指标。应对专题内容及其利用者范围进行认真分析，选择能揭示专题实质、具有研究或实用价值的统计指标。

②明确数据采集的时间断限。根据专题的不同，选择的时间有些应跨度大些，以反映历史变迁；有些需具有代表性，以反映一定时期中的变化；还有的应确定时点，以保证数据的可靠性和一致性。

③力求数据准确。采用的数据以来自权威部门正式公布的数据为首选。

④进行适当的统计分析。统计数字汇集不能仅停留于集中现有的数据，还应对数据进行合理的归纳比较，计算出数据间的增减幅度或比率，有助于揭示事物的发展变化情况。

⑤表式清晰。无论采用表格式，还是示意图，都要认真地加以设计，使表格条理清晰、一目了然，示意图规范、示意性能好。

6.年鉴

年鉴是按年编印的反映某一地区政治、经济、文化、社会等诸方面或某一方面一年内发展变化情况的一种参考工具书。

（1）年鉴类型

①综合性年鉴。以地域为特征，涉及的内容范围广泛，收录的资料丰富，如《浙江年鉴》。

②专门年鉴。以行业或学科为特征，如《档案年鉴》。

（2）年鉴体例

年鉴的体例结构较为复杂，通常有四种形式：

①栏目式。即设置类似期刊那样相对固定的栏目，按栏目编排经过加工的信息材料。这种形式的体例在地方年鉴的编写中较为常见。

②篇目式。即把全部内容分成并列的若干篇，每篇内平列有关材料。如《东南大学年鉴》分设10篇，包括学校机构及负责人、工作报告、人员情况、教学、科研、国际交流、重要文件、大事记、统计资料等，全面地概括和总结该校所有情况。

③条目式。即将各方面情况编写成条目，按类排列。

④资料汇总式。即将各类名单、表格、统计资料和有关文章排列后打印，没有固定栏目和概述及经过加工的条目。其实际上属于“基本情况资料汇编”性质，是不很规范的初级形式的年鉴。

（3）年鉴结构

年鉴的整体结构，通常包括前言、凡例、目录、正文、注释、附录等几部分，有些年鉴还有广告。其中前言、凡例、注释属于辅文，其性质、作用和编写要求等，与其他档案文献参考资料以及其他出版物的辅文没有什么本质的区别。

正文是年鉴的主体部分。由于年鉴只着重记载和反映对象一年中的情况，时间上的延伸性并不明显，而空间上的广泛性特点却十分突出，因此年鉴正文通常采取类编的体制，即按问题或机构、地区、重要程度等设部类，以部类为单元，横向排列的形式来记述有关内容，组织有关材料。也有些年鉴采用章节体，即分章设节的形式，但各个章节仍然是以某个问题为轴心的，所以这种形式本质上依然属于类编体例，却不如类编体例的运用灵活。

而附录虽名曰“附录”，实际上却是全书不可缺少的组成部分，具有十分突出的作用。

年鉴的正文和附录，以文字叙述为主，具体包括以下内容：

①专文、特载或重要文献辑存。主要用来辑录某些十分重要的领导人讲话、署名文章、文件以及其他文献。其目的是为了突出所录文献的重要性，以引起读者注意。

②统计图表。为了更准确地反映情况，年鉴中大多要向读者提供大量统计数字，绘制各种统计图表。这些统计图表有的分散附于年鉴的有关条目之间，有的集中排在正文之后，作为全书“附录”的一部分。

③照片、图表。为了更形象地说明问题，并收到图文并茂的效果，许多年鉴选录了大量照片。而图表则包含了图和表两种形式，图是指除照片以外的各种地图、示意图、线路图和各种图片；表是指有别于统计表的其他各种各样的表，如机构名称表、组织系统表、人名表、一览表等。

④大事记。由于年鉴内容基本上按部类横排，因此绝大多数年鉴都同时编写了大事记，以便有纵有横，互为补充。年鉴大事记可以作为正文的一个部类或一章，也可以作为全书“附录”的一部分。

⑤索引。年鉴作为一种信息密集型的出版物，内容很丰富，但读者实际查阅利用时，如果仅有书前目录，往往颇觉不便，因此应编制相应的索引。

（4）年鉴编写要求

①实。年鉴的任务是记事，是实录，是具有较高权威性的、可信赖的工具书，因此要求年鉴的内容记述应翔实、准确、可公开，所有材料的出处都必须有根有据。

②全。就是要把一年之内完成的重要工作、主要成绩、经验教训等全面、科学地记载反映出来，使一览年鉴便知本系统、本行业、本企业发展变化的基本面貌。

③新。就是要有特色。改革开放的形势使得各行各业的建设与业务发展很快，新事物层出不穷，要反映新情况、新成就、新经验、新问题，要详新略旧，凡是新事物、重大举措、重点项目、重要事件就详，凡是日常工作则略。

④精。就是突出主要的东西。每年方方面面的工作很多，要抓住工作中的大事、取得的主要成绩以及困难和问题，不能包罗万象，切忌西瓜芝麻一起抓。同时应做到文字精练。

⑤规范。即行文要规范，一律采用现代语体文。按专题分成条目，突出亮点，应采用第三人称叙述，不做主观评价。文字要简洁、精练、流畅，不要运用夸张、感叹等修辞用语，避免夹杂不规范的口头语，切忌空话、套话或带有宣传色彩的语言，也不宜使用论证性的语言，同时专用词的使用要规范、统一。

附录

企业年鉴的编写方法

企业年鉴是记录和汇集一个企业范围内一年间生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片、统计数据等的综合性参考资料。主要内容有：

（1）生产和经营工作总结。

（2）基本建设施工、设备引进购置、技术改造或其他技术工作的专题总结。

（3）各项基础数据统计报表。如产品、产量和质量、原材料和能源消耗、劳动生产率、成本、利润、流动资金等经济技术报表；动力设备分类统计表；建筑面积分类统计表；职工总数、各类人员比例数、技术人员素质和技术工人等级表、各类人员平均工资数、职工增减变化数等劳动工资方面的报表；劳动安全事故比较报表等。

（4）重要会议的报告、总结和决议案。

（5）重大的外事活动材料。

（6）先进班组、车间和劳动模范事迹材料。

（7）职工待遇，包括工资收入和其他福利设施、劳动保护等材料。

（8）企业内其他重大事项，如获奖、受表彰等情况的材料。

（9）与企业活动有关的重要图片、照片等。

（10）一年的大事记。

企业年鉴通过各种文字总结、数据报表、照片图画等，综合记述和反映了一个企业的发展状况，对于企业领导、职能部门和有关人员了解企业的综合情况和掌握某一方面具体材料数据，进行工作总结、预测未来、计划决策，以及进行科学研究和编史修志等，可以提供比较系统、全面的素材，被人们誉为办公桌上的档案数据库。

科技年鉴的编写方法

科技年鉴主要收录有关科技活动及其管理方面的情况，具体包括：

（1）科研工作情况。包括当年已完成课题及其基本内容，正在进行的课题和进展情况，从事课题研究的组织与人员，其概算、预算和决算，以及经济效益和社会效益等。

（2）基本建设情况。包括当年本地本单位与科技有关的新建、改建、扩建项目及拆除工程等情况，如竣工交付面积、在建面积、管线安装和改修、待建准备、工程质量等。

（3）产品生产的情况。包括新产品设计、工艺设计的主要内容与进度、投产情况、产品设计和工艺上重大修改（修改前后情况）、产品完成交付使用和库存、质量反馈等情况。

（4）生产、维修和检修各种仪器设备的情况。包括原有设备一览，它们的报废、淘汰、大修、改装情况，新购设备及其安装、调试、使用的情况等等。

（5）科技人员的重要成果。包括公开出版、内部印发、音像记录的各种著作、专论、国内外评价、介绍材料等。

（6）其他与本单位、本地区、本系统有关的科技活动情况。

专业年鉴的编写方法

专业年鉴主要反映某一方面事业的新发展和新成果。其主要内容可分为：

（1）特载。刊登有该专业工作的发展规划、领导人讲话、重要工作报告、管理办法、重要文献等，主要采用转载原文的办法。

（2）综述。主要为该专业工作的专题性综合评述。

（3）条目。该专业工作的具体撰述。

（4）附录。有关该专业工作的其他材料，如数据、图表等。