档案编研材料的加工

档案编研材料的加工是指档案人员按照一定的原则和方法，将档案文献的信息内容如实地转移到其他载体上，并对档案文献的文字、符号、图形以及款式等外形特征进行必要的技术性处理，它直接关系到档案编研成果的质量。

（1）存真原则。即要求在加工过程中必须忠于原文，注意维护档案内容的历史真实性，保存档案文献的原文原意，切不可妄行增删改易。

（2）求实原则。即要求自觉地把加工工作建立在科学研究的基础上，对每一处需要加工之处，都应仔细揣摸和严谨校勘考订，做到有根有据、合情合理，力求转达加工的准确无误，最大限度地符合或接近档案文献的客观实际。

（3）慎改原则。加工时，凡遇可疑之处，应多闻阙疑，慎于下笔，绝不能凭主观臆测轻易更改，凡改无确据或可改可不改者，不可强改。

（4）标注原则。凡经过编者加工的部分，须以加工符号或文字标示注明，必要时还应向读者交待加工原因和依据，使档案文献的原貌与编者所作的加工区别开来，方便读者利用。

（5）规范原则。在同一编研成果内必须要有统一、规范的加工要求，如加工符号、数字标法等都必须规范、统一。

1.原文转录

将选用的档案材料的正文内容转载到其他载体时，在保证档案内容与原文保持一致的前提下，文献的形式往往会发生一些变化，主要有三种形式：

（1）全文转录，即一字不漏地照录档案文献的全部正文；

（2）原文节录，即在一定条件下，对档案原文有选择地保留，照录一部分，删除一部分。需删除的部分一般为：第一，文件内容过多重复，删去重复的内容；第二，原文反映问题较多，删除与编研题目无关的内容；第三，文件内容大部分可以公开，删除不宜公开的部分内容。

（3）综合提炼，即对档案文献进行分析、综合，提取忠于档案文献基本内容的档案原文的观点、事实等基本要素。

2.格式加工

档案原件格式各异，但编研成果要求格式统一，因此必须对格式各异的档案文献在转录过程中规范其转录格式。一般而言，档案原件中除出自重要人物的标记可以保留外，其他一般阅批人员留下的标记和文书处理过程中留下的标记一般都可以删除；文件中的批语应视其具体性质、内容和作用而决定是否保留，对于出自重要人物的、交待办事结果的批语应该予以保留；档案文献中的特定行文款式，上款、下款及印信、时间分别为档案文献的受文者、作者和成文时间，对于反映文件的价值很重要，因此，编者在修改、拟制标题时应充分表达这些内容，而其他特定款式一般情况下不予保留或重复出现。

3.点校加工

“点”即给档案文献加标点或改标点，也包括分段。“校”即文字的校勘与恢复。历史文件、电报等往往不加标点、不分段落，不便于利用者阅读利用，因此编者需进行标点、分段。而由于各种原因，档案材料中会有错字、漏字等文字错误，这些都应进行必要的校正和恢复。但按照加工的标注原则，校勘中发现的文字错误，不能直接改动原文，而应采取文字注释或加工符号标示的办法进行说明。

4.拟制或修改标题

档案文献中有些没有标题，或标题不能概括反映档案文献内容，或因为格式加工需要，应该拟制标题或修改标题，使之能准确、概括反映档案文献的主要内容。

选定的档案文献经过加工后，要将它们组成一个整体，形成条理清楚、层次分明的编研成果，就需要对档案文献进行必要的分类编排，包括确定体例、档案文献的分类和排列。分类编排的目的在于把编研成果内的档案文献或内容按一定原则组成一个具有一定逻辑联系的有机整体，从而固定每份档案文献或相应内容在编研成果中的位置，便于系统地反映题目的内容，也便于读者的查找及利用。

1.体例

组成档案编研成果的档案文献或其相关内容，虽已经过挑选和加工，但仍然是纷繁复杂的、无序的，必须将它们按照一定的组织形式分类和排列，这种组织形式就是体例。编研成果的多样性，档案文献内容成分的复杂性，以及文献数量的多寡等因素，决定了体例的多样性。一般来说，主要有以下几种常见的体例：

（1）按时间分类编排。即以档案文献的成文时间为划分标准，把编研成果内的档案文献完全按照时间先后顺序进行排列，或把档案文献先分为若干部分，然后再按时间顺序进行排列。

（2）按问题分类编排。即以问题为划分标准，把编研成果内的档案文献分成若干专题，然后再按时间或按作者进行排列。

（3）按责任者（或受文者）分类编排。即以档案文献的责任者（受文者）为划分标准，把编研成果内的档案文献划分成若干部分，然后再按时间顺序或按问题等进行排列。

（4）按文种分类编排。即以文种为划分标准，把档案文献划分为若干部分，然后再按时间顺序或问题等进行排列。

（5）按地区分类编排。即以档案文献所涉及的地区为划分标准，把文献划分成若干部分，然后再按时间顺序等进行排列。

（6）按题目发展的历史阶段性分类编排。即以题目发展的历史阶段性为划分标准，把档案文献划分成若干部分，然后再按问题或时间等进行排列。

2.分类排列

（1）分类排列原则

第一，最大限度体现档案文献之间的最主要或最基本的联系。档案文献之间的联系是多方面的，有历史的联系（如发生的时间先后、反映事物的发展过程等），有问题的联系，有责任者的联系，有受文者的联系，有文种的联系，有地区的联系等，档案文献的分类编排就是要体现档案文献之间的一定联系。但在一部编研成果的同一级类别中，编者只能选择一种联系，而不能同时保持多种联系，这就需要编者根据题目的具体特点，选择最能反映档案文献之间的最主要的联系。

第二，要遵守分类的逻辑原则。即要保持各层次类别之间正确的逻辑关系，包括辩证逻辑与形式逻辑两方面的关系。一是要依据唯物辩证法的观点进行科学分类设项。要贯彻历史与逻辑统一的原则，正确反映经济基础与上层建筑之间的辩证关系，正确反映事物发展的因果关系。二是要遵守形式逻辑的划分规则。同一级类别按同一标准划分；同一级各类别应当界限明确，不能互相交叉、包括或从属；层次较多的分类，应按类级的从属关系逐级划分；所设类项名称的内涵或外延应与该类项内所包括的档案文献的内容范围相符，即类名不能大于或小于该类档案文献的内容范围。

第三，编排档案文献还要体现一定的思想性原则。如果所收录的文献及其内容的性质不同、重要程度不同，则应在编排的先后顺序上体现出正确的思想观点，即正确的思想倾向性。

（2）科学归类

如何对具体文献或其反映的内容进行正确归类，特别是对于一份文献既可归于此类，也可归于彼类的情况，如何正确归类？这就要求编者在分析研究档案文献内容的基础上作出正确的判断，采用适当的方法加以处理。

第一，要注意档案文献的内容与所属类别的内在联系。

第二，要分清档案文献内容的主次，然后进行分类。即一份档案文献反映的内容较多时，应分清主次，按其主要内容归入相应的类别之中。

第三，如果档案文献属于全面的、综合的、概括性的，不宜归入某个具体的、局部的类别，则可在各类别之前设置综合的类别，以收录此类文献。

第四，对于与题目的性质、目的和要求存在某些不完全吻合之处的材料，如不直接属于题目收录范围但与题目有一定联系的具有一定参考价值的档案文献，可考虑设置附录，以收录此类文献。

档案编研成果除了有正文，即档案文献或根据档案文献而编写的参考资料外，还应有相应的辅助性材料，以便于利用者阅读理解和查找利用编研成果的内容。档案编研成果的辅文根据其性质和功能，可分为注释、按语、序言等评述性材料，年表、插图、备考、编辑说明等查考性材料，以及目录、索引等检索性材料。这些辅文在档案编研成果中不可缺少。主要有：

1.编辑说明

编辑说明，又称编者的话、编辑例言、出版说明、凡例等，其作用是介绍编研成果内档案文献的状况和编者进行编辑加工的情况，帮助利用者顺利阅读和利用编研成果内的档案资料。编辑说明是档案编研成果的必要组成部分，是任何一部档案编研成果都必须具备的，否则，读者在阅读、利用编研成果时，就难以了解编研成果的读者对象、编辑目的、选材原则、加工符号用法，编排原则及注释对象的选择，以及编者所做的对阅读和利用档案史料有益的工作、存在的问题或不足等。

编辑说明的内容要根据档案史料的状况及编者所做的工作来决定，一般包括三个方面：

一是有关编辑加工情况的说明。它包括对正文采用的体例及其编排方法，编辑加工的原则与加工符号的使用，由编者拟制或修改的标题与原有标题相区别所使用的符号，注释、按语、题解等使用的注码区别与注文位置等。

二是有关编研成果内档案文献状况的说明。总的说明档案文献的收录范围，包括材料的来源、种类、完整程度、数量、时间断限及其流传情况，概括介绍编研成果的取材标准、删节原则以及某些材料重新选录或不予选录的原因等。

三是有关编辑人员情况的说明。它包括对参与编辑工作的主编和协作编辑人员及单位的介绍。

2.序言

序言，又称序、前言等，是编者对所编辑的编研成果的总评述和总说明，是指导利用者阅读、分析和利用档案文献编研成果的有力武器。好的序言是利用者的良师益友，对于利用者理解题目可起到画龙点睛的提示和引导作用。

序言的基本内容包括：说明选题的意义、目的、读者对象；概括评述题目的历史背景和基本内容；对于反映个人性质的编研成果，可概括介绍此人物的身份、社会地位、经历、是非功过等；概括介绍和评述档案文献的状况和价值；对档案文献所反映的某些观点作必要的评述、补充、修正或说明；公布某些重要文献，可评介其版本流传情况及各版本的不同价值；可细致叙述编者所做的编辑工作。

序言一般置于编研成果的正文之前。置于正文之后的称“跋”或“后记”。因序言的编写要求较高，并且其内容与编辑说明又有共同性，因此，除特别重要的编研成果外，现在许多编研成果没有单独编写的序言。

3.目录

目录是按编研成果的编排体例和档案史料的排列顺序，列出其标题或分类特征，并注明其在编研成果中的准确页次的一种检索性辅助材料。它是任何类型的编研成果中都不可缺少的部分，可以帮助利用者综览档案史料的概况和迅速找到自己所需的材料。

档案编研成果的目录，可分为简要目录和详细目录两种类型。简要目录，只列出类、目或章、节的名称，不在目录中列出每份文件的标题。这种目录多用于节录式的档案文献汇编或档案参考资料。详细目录，即直接列出档案文献汇编内每一份档案史料的标题及其所在的页次，多用于全录式汇编。

在一部档案文献编研成果中采用哪种目录，应以编研成果内档案史料的特点和读者查找文件的方便为准。目录一般置于编研成果内序言、编辑说明和图例之后，正文之前。

4.注释

注释，又称注或注解，是对档案文献中不易被利用者所理解的某些文字和内容的揭示和加工情况的说明。它是编研成果中常见的一种查考性辅助材料，对利用者顺利阅读和正确理解档案文献具有重要意义。

注释的种类很多，根据注释对象和注文性质的不同，可分为内容注释、文字注释和有关情况的注释等。编写注释应详细占有客观材料，做到观点正确、言之有理、持之有故，注文力求简明、确切。注文的位置比较灵活，一般有夹注、脚注、篇后注和书后注。