中学档案编研工作初探

中学档案编研工作初探

唐　青

（桐乡市凤鸣高级中学）

摘　要：档案编研工作作为档案管理的一个重要环节，既是中学档案室主动提供档案服务的有效方式，也是加强教育管理与教学质量的基础工作。本文结合笔者所在学校综合档案室编研工作的实践情况，针对目前中学档案编研人手不足、室藏档案单一等问题，从如何选题、选材、加强编研力量、规范编研模式等四方面探析中学档案室做好档案编研工作的路径。

关键词：中学　档案　编研

中学档案编研工作是以中学档案室现存档案为主要对象，根据学校和师生需求，在整理、研究档案内容的基础上，按照事先设定的选题要求，对档案信息进行搜集、筛选、归纳、编辑，形成不同载体形式材料，为学校师生服务的一项工作。它既是学校加强教育管理与教学质量的基础工作，更是中学档案管理的一个重要环节，但在实际工作中，却又往往容易被忽视。一方面，受人事安排的限制，中学档案室工作人员较少，往往只有一名专职或兼职的档案员，既要负责档案的收集、整理及借阅等日常性工作，又要开展编研工作，因此很难抽出时间对档案进行深度的研究、编纂。另一方面，中学档案室的材料收集范围比较有限，没有档案馆或局级档案室范围广，编研材料仅供校内参考，甚至校内的利用率也不高，档案员成就感低。如何正视困难，抓住中学档案工作的特点和室藏档案特色来开展编研，提升中学档案编研工作的水平呢？笔者认为，可以从以下四个方面来探索。

一、中学档案编研的选题要突出为教学服务的宗旨

中学档案编研工作的首要任务是选题，即选定编研题目。一直以来，中学档案编研工作的立足点和出发点都比较模糊，总是笼统地认为档案编研要服务各方，包括校内、校外以及上级有关部门。而现在我们进一步认识到，教学是学校各项工作的中心，要使中学档案编研工作具有生命力和活力，必须立足于服务学校，服务教学，服务师生。因此，在选题时首先要考虑编研材料如何为教学服务，考虑师生员工对档案利用的需求，提高档案利用率，体现档案价值。以桐乡市凤鸣高级中学为例，我们将学校师生到档案室来查档的记录作为选题参考，仔细思考师生们存在的潜在需求。如为学校加强管理、搞好领导班子建设和师资队伍建设服务，我们选择发文汇编、学校规章制度汇编、学生规章制度汇编、学校长远规划和年度规划情况分析等选题；为提高学校教师整体教学水平服务，我们将学校优秀教案、优秀示范课等材料进行汇编，供全校教师借鉴；针对学校老师在课题申报、课题结题、论文撰写等方面的需要，我们选取教师获奖论文集、教师已结题课题材料汇编等；针对教师职称评聘，可以将教师的评优、评先情况，教师撰写的论文、著作、案例、课题，教师辅导学生参加竞赛获奖情况等进行汇总。同时，我们还应考虑到编研材料不仅仅要为当下服务，也需要为若干年后提供备查，因此，我们还可以选取历年名师录、历年在职教职工名单、历年在校学生名单及毕业生名单、高考成绩及高校录取名单等题材进行编研。

二、中学档案编研的选材要体现学校档案的特色

材料是编研的基础。选材得当，编研成果的借鉴、参考、指导意义就大；选材不当，则将直接影响编研材料的质量。教学档案是中学档案中最具特色、最能体现学校办学水平的历史记录，也是中学综合档案室区别于其他馆室藏档案的重要类目。因此我们在进行档案编研时，一方面应抓住学校教学档案这个特色，编纂出区别于其他档案部门的编研成果，体现学校档案的特色。这就要求我们在选材时要从教学档案入手，在教学档案中挖掘材料，围绕主题，按照确定的原则和方法筛选出最有价值的资料，体现学校档案的特色。如桐乡市凤鸣高级中学在编辑《教师获奖论文集》时，就把选取材料的范围确定为获桐乡市级二等奖以上的论文，从而保证了收录的论文的质量，使之具有教学参考价值；在《教师已结题课题材料汇编》中，则只选取市级以上的结题材料，校级课题就未包含在内；同样，对学生竞赛获奖情况也限定了级别，使其具有较高的利用价值。另一方面，我们在进行档案编研时也要挖掘学校的自身特色，选取区别于其他同类学校的特色材料，在档案编研中体现学校的特色。浙江省新一轮的课改，强调办出学校特色，培养特色教师，因此，学校综合档案室也应与时俱进，挖掘学校特色材料，从而帮助学校定位特色。我们选取学校教师开设的浙江省网络课程以及浙江省中小学精品课程的教案等题材进行汇编，体现出学校在开设校本选修课程中的优势；以学校为嘉兴市研究性学习基地为依托，选取了学生科技创新、研究性学习成果等材料进行汇编；以学校为桐乡市唯一的浙江省中小学心理一级辅导站为切入点，选取了学校心理健康活动周、心理健康活动月等材料汇编，从而帮助学校定位了“身心和谐，科技见长”的办学特色。

三、中学档案编研应发挥学校师资优势强强联合

编研力量是确保编研工作顺利完成的一个重要条件。中学档案室因其人员配置的特殊性，不能单单依靠专职档案员一个人的力量来进行档案编研，中学档案室的编研主体应该是一个群体。这里所谓的群体，是指中学档案部门应该发挥学校师资优势，寻求强强联合，让全体教师都参与到档案编研中来。为了形成这个群体，首先应做好宣传工作，转变思想观念，提高教职工的档案意识。学校综合档案室应不厌其烦地向学校教师宣传，档案室对教学档案进行归档、统一保管，并不是让这些档案成为一种摆设或仅当作充实室藏数量、提升档案室品位之用，而是用以更好地服务于教育教学、服务于广大师生，为利用者提供更全面的信息，从而让教师们知道，他们现在提供材料，是为了以后能更好地利用。其次，学校综合档案室专职档案员要加强业务学习和职业道德修养，不断更新知识结构，提高编研水平。第三，要发挥学校各处室兼职档案员的作用，通过对兼职档案员的档案业务培训，让他们也参与到档案编研中来。桐乡市凤鸣高级中学综合档案室就充分发挥了这个群体的作用，全员参与档案编研。如基础数据汇编材料就由各处室兼职档案员提供，避免了专职档案员统计数据时忙而出错；在建设校史陈列室时，需要历届优秀学生在考进大学时候的照片或者近照，单靠档案员去完成似乎是不现实的，我们便号召班主任联系这些学生，再由班主任将收集起来的照片提供给档案室；在收集学生优秀文章时，我们动员了语文教师的力量，让他们将获奖等级较高学生的文章收集起来后交档案室；编辑《教师获奖论文集》以及《教师已结题课题材料汇编》时，我们也动员了所有相关教师将文章电子稿交档案室。

四、持续性项目宜拟定相对稳定的规范编研模式

持续性项目是指档案室每年编研中一些必不可少的类目，同时其本身又是一种具有连续性的成果，如学校沿革、学校大事记、学校年鉴等。为提高编研工作效率，便于编写，统一风格，对这些持续性项目可以拟定相对稳定的规范的编研模式。《桐乡市凤鸣高级中学年鉴》编写时就打破了其他中学仅将各科室计划总结汇编便成年鉴的传统，而是参考了高校年鉴的编纂方法和体例，拟定了通用的框架，以特载、专题、概述、简况为纲，以大事记为经，以学校各处室工作栏目为纬，设置了包括特载专题、大事记、学校综述、制度文件、党群工作、教学与教科研、学校德育、年级部管理、总务后勤、表彰与奖励、附录、彩页照片等12个大类。特载专题主要记载该年度在本校举行的较为重大的活动和重要的报告、学校领导在校内外交流活动中所作的报告，以及学校特色工作所形成的专题等；学校综述包括了学校年度发展概况、组织人事、本年度创建活动、领导关怀、重要活动、校际交流、干部队伍建设等；制度文件收集了本年度形成的学校层面的相关制度、年度总结等；党群工作记载了学校党总支、工会、共青团、妇委会在本年度开展各类活动情况；教学与教科研包括了学校本年度的教学工作、教科研工作以及教师培养工作；学校德育包含了班主任工作、国防教育、学生文体活动等方面情况；总务后勤主要有食堂超市情况以及校园安全；表彰与奖励囊括了学校集体荣誉、教师个人荣誉、校内表彰名单、教师风采以及学生风采等小类；而附录有校内发文目录、媒体看我校、毕业生名单等。当然，这些大类和小类也并不是一成不变的，需要根据每年的实际情况进行微调整，如年级部管理大类就是学校在2010年实行年级部管理后新增加的；特载专题大类之前是特载和专文两个大类，但是针对中学专文较少的情况，将两类进行了合并；针对2012年度学校全面开始实行深化课程改革这一情况，又将深化课程改革作为专题单独列开。丰富的模块详细地记述了学校一年来工作的点滴，成为学校历史最好的记录与见证。

总之，中学档案编研工作是对学校档案的升华和再创造，是一项功在当今，利于后世的工作。要秉承“对学校历史负责，为学校现实服务，替学校未来着想”的工作理念，始终坚持求真务实的态度，变被动为主动，开拓创新，努力编纂出更多服务教学教育、方便师生利用的档案编研成果，让档案编研工作为学校发展贡献应有的力量。