档案收集工作

案例导入

档案学专业毕业的小王应聘到一家国有企业档案室工作。档案室人手不多，工作也比较简单，小王的工作能力也得到了领导的肯定和赏识。公司每年年底都要对档案进行一次大规模的收集，这次部门主管叫小王去科研处收集去年的档案。

到了科研处，当小王说明来意后，得到的答复是“还没到时间呢！不是最迟到明年6月底吗？”小王解释说，按照规定年底接收档案，只有个别特殊情况能推延日期。早点收也是为了便于档案整理及以后各项工作的开展，大家用起来方便。可是那人却不以为然地回答说：“便于你们整理，便于大家利用，可是对我们而言没什么方便啊！我们这里也需要这些档案！”说完就头也不抬地做自己的事情去了，小王只好无功而返。

到了6月底，领导又派小王去了科研处，他想这次收集那些档案肯定没问题了。没想到，科研处的人却说：“我们现在还没有整理好，你过两天再来吧！”小王很生气，大声对那个人说道：“怎么这样啊？半年前我来，你说没到时间。这次到时间了，你又说没整理好。你们到底在干什么啊？归档制度你懂不懂啊？”“你说什么？我不懂，你懂啊！让你多跑两趟又怎么了？这是你的工作，你不跑谁跑！”就这样，两人互不相让地争吵起来。

档案收集工作，是指将分散在单位内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”收集工作主要是依靠建立健全归档制度来完成的。

一、收集工作的意义

（1）档案收集工作是整个档案管理工作的首要环节，通过收集档案，才能将凌乱、分散在各处的档案文件集中到档案保管机构，为档案的集中管理以及再利用奠定基础。

（2）档案收集工作是贯彻档案统一管理原则的一项重要内容和具体措施，是积累档案资源的最基础环节。只有通过档案收集工作，才能把单位的全部档案集中到档案保管部门，实行统一的科学管理。

（3）档案收集工作的质量直接影响后续的档案管理工作，如果档案收集不够完整系统，将会影响档案的整理、鉴定、保管及统计工作的质量和效率，造成无效劳动，最终，不能为单位提供档案服务。

总之，收集工作作为整个档案管理工作的第一个环节，具有至关重要的作用，做不好档案收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案体系。

二、收集工作的要求

1.丰富和优化室藏

丰富室藏的要求是：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。

优化室藏的要求是：将具有重要价值的档案收入档案机构内，达到室藏档案的优质化。

2.加强室外联系和指导

档案工作人员与本单位各部门工作人员之间应保持密切联系，加强对业务工作进程的了解并指导其对已经办理完毕的文件进行整理和归档。

3.推行入室档案质量的标准化

为规范管理，要严格进室档案的质量标准，对收集的档案进行优选，选择真正有价值的档案进室，保证室藏档案的质量。

4.保持全宗和全宗群的不可分散性

在收集过程中，应保持全宗的完整性，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。

三、档案的收集

（一）文件接收

文件接收是指档案室或档案工作人员定期对各部门处理完毕的、具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后的接收过程。在一个具体的单位中，文件接收是一项涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。文书部门在文件归档中要做的工作是对处理完毕的文件进行鉴定和整理；档案部门在文件归档中要做的则是接收文书部门移交的案卷。

1.接收的范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属接收范围。属于接收范围的文件包括如下几种类型。

（1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

（2）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（3）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料。

（4）下级单位报送的重要文件材料。

（5）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

2.接收的时间

接收的时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。应该根据各种文件的形成特点和规律，具体规定其移交时间。

（1）管理文件。一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交。

（2）科技文件。根据文件形成的具体情况有不同的要求。一般有以下五种情况。

①按项目结束时间移交；

②按工作阶段移交；

③按子项结束时间移交，大型项目或研究课题，往往由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可现行移交；

④按年度移交，对活动和形成周期长的科技文件或作为科技档案保存的科技管理性文件，一般按年度移交；

⑤随时移交，对于科技文件复制部门和科技档案部门合一的设计单位的施工图、机密性强的科技文件、外购设备的随机材料以及委托外单位设计的科技文件等，应随时移交。

（3）会计文件。在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管。

（4）人事文件。一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门移交。

（5）对于一些专业性强，特殊载体形式的或机密性强的文件，驻地分散的下属单位的文件、形成规律较为特殊的文件及新时期涌现出来的企业文件，为了便于实际的利用和管理，经过一段时间的实践和总结，可适当地调整移交时间，既要便于在文件形成后一定时间内企业工作人员的就近利用，也要便于有保存价值的文件及时移交。

3.接收档案份数

接收档案份数是指企业文件归档的数量。总的来说，凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需归档若干份。规定不宜过于笼统，也不能作出过于简单划一的标准。

4.履行接收手续

按“移交清单”移交双方交点清楚。“移交清单”一式两份。确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明，由归档人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益，科技档案质量情况，项目主持人及参加者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。

（二）工作职责

1.监督文件的形成过程

当发现文件的形成和管理过程中存在问题时，及时向有关部门或领导反映，并提出改进建议。

2.督促归档制度的落实

通过参与本单位归档制度的制定，开展归档制度的宣传，对单位归档制度的执行情况进行监督等措施，确保归档制度的落实。

3.指导文书部门的立卷归档工作

要协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围，参与编制文件立卷方案，对立卷操作进行业务指导，进行归档案卷质量检查。

4.开展零散文件的收集工作

由于种种原因，单位即使建立了归档制度，也难免会出现零散文件的现象，因此需要开展对零散文件的收集工作。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的小王想做好档案收集工作，可结果却事与愿违。其实，他只要动动脑子，想想为什么科研处的人不愿意给他档案，也许就明白了。一个企业的科研处不同于其他部门，他们产生的档案具有自身的特点，数量多而且利用频繁。如果他们上交就可能对利用带来不便。因此，档案处在制定归档制度时，应该根据不同部门的特点有区别地对待。对于科研处，可以根据其做的项目的特点，按项目完成时间归档，可以适当地推迟归档时间。如果生搬硬套归档制度，不针对实际情况灵活应变，就会造成不必要的麻烦，以至于影响单位的整体工作。