提供全方位开发利用

第一节　提供全方位开发利用——以“三贴近”开展企业档案的开发利用工作

新形势、新任务和现代科学技术的迅速发展,给广大档案工作者提出了新的课题,那就是应如何大力开发档案信息资源,为社会主义各项建设服务。开发档案信息资源是一项系统工程,是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当今、利于后世的伟业。因此,我们必须树立系统观念,充分结合本单位实际,系统性思考问题,加强档案信息资源的开发利用,促进企业各项工作的发展。

一、档案信息资源的价值体现

档案是社会政治、经济、文化等各方面活动的真实记录,是社会各界察往知来的原始凭证,是国家信息资源的重要组成部分。

档案信息资源具备有用性与可开发性的特点。有用性是指它在不同的空间与时间范围内产生的社会效益和经济效益;可开发性是指其积蓄到了一定程度,蕴藏着极大的潜在价值和开发价值。档案作为一种社会活动的记忆,对过去、现在和未来都具有不同寻常的意义,对各行各业都是不可缺少的管理资源和经济资源,蕴涵着巨大的开发价值。

“开发档案信息资源”使传统档案利用工作跨越到了一个新的层次,让有现实开发价值的档案信息充分发挥功能,实现档案的内在价值。经过深层次开发加工,从而将档案信息转变为知识资产,使档案中蕴藏的知识资源转化为生产力和竞争力,实现档案知识共享,进而促进知识流动,使档案知识在使用中实现价值。

二、档案信息资源开发利用的意义

根据国家档案局关于加强档案信息资源开发利用工作的意见,大力加强档案信息资源的开发与利用,是党和国家对档案事业发展的基本要求,是档案事业适应时代发展的必然选择,是档案事业在新时期实现健康持续发展的必由之路。档案只有通过社会各方面的利用才能转化为现实的社会效益和经济效益。

档案工作的社会使命决定了在新形势下档案信息资源开发必须提供更多、更准、更适时的信息服务于社会。否则,档案工作就可能面临被社会遗弃的危险。

在新形势下,档案工作的外部环境发生了巨大的变化。随着社会信息化程度的不断提高,改革和对外开放程度的日益深入,使得档案工作领域随着环境的变化而不断拓展,进一步走向信息化。这就凸显了开发利用档案信息资源的重要性和迫切性。

三、开发利用档案信息资源要着眼于“三贴近”

以企业为例,加强企业档案信息资源开发。推进企业档案信息化,建立并逐步完善档案信息管理系统,密切配合生产、经营、管理对档案信息资源进行深度开发,为提高企业竞争能力和经济效益服务。这是开发利用档案信息资源的首要任务。

1.开发档案信息资源应贴近本单位的中心工作

随着我国改革开放的不断深入和市场经济的快速发展,档案工作必须坚定不移地围绕本单位的中心工作,积极开发档案信息资源,为各生产管理部门提供多层次的优质服务,以满足企业目标任务在实施过程中对档案的需求,这是我们档案工作者义不容辞的神圣职责。如我们发电企业,目标任务就是安全、稳定、可靠地发电,为社会经济发展提供优质电力能源。

在市场经济下,效益好坏决定着企业的生存和发展。生产经营管理工作作为企业的中心工作,效益是作为检验企业经营管理水平的唯一标准,我们的档案工作就要把握“强化管理、提高效益”的主题,并紧紧围绕这个中心工作,大力应用科学和现代化管理方式、方法和手段,找准切入点,开展档案信息资源的开发利用工作。另外,随着电力体制改革的不断深入,电力发展的加快,电力走向市场,给企业带来了新的挑战和机遇,在日益激烈的竞争市场中,信息资源的利用是关系竞争成败的关键因素之一,我们档案工作者要有紧迫感和危机感,更需切实的行动。要大力加强档案信息资源的开发利用工作,要苦练内功,规范管理,不断创新,扩大档案资源的优势和开发潜力,力争取得信息化建设的跨越发展。

如企业综合档案管理部门结合企业需求,为生产技术管理人员开发了“电力标准全文查询系统”,包括电力系统的所有国家、行业标准,还收集了国外相关标准,受到技术人员的普遍好评。是真正为企业的发展提供了信息资源服务。

2.开发档案信息资源应贴近本单位档案工作的实际情况

档案信息资源开发利用一定是在现有的档案管理工作的实际情况下开展的,不可能脱离现实,从近年来对我们国电系统大型电力企业的档案管理状况调研来看,各单位档案管理水平、层次、规模参差不齐,甚至是大相径庭。而许多电力企业的档案管理机构和管理模式也都存在较大的差异,对档案信息资源的开发利用结果也就不可同日而语,所以我们就一定要强调贴近本单位档案管理工作的实际情况,加强档案信息资源的开发利用工作。

例如,一般已经生产的发电企业基本设立了综合档案室,集中统一管理企业各类档案,配备一定数量的档案专业技术管理人员和必要的设施设备,这样在开发利用档案信息资源时就有了一定的基础,由浅入深,不断提高层次,是可行的。但是,目前大部分企业,特别是处于基建阶段的,没有健全档案管理机构,管理松散,档案人员大多没有经过专业的培训,没有持证上岗,基本上是一些工地上的生活员兼资料员。这样对档案的常规管理都比较薄弱,更谈不上深层次的加工了。所以对这种情况就必须先抓基础建设,不可激进,要切实根据本单位档案工作实际,找出问题所在,完善管理机制,改善管理模式,努力提高档案信息资源开发利用的水平。

3.开发档案信息资源应贴近本单位库藏档案资源的实际情况

这一点特别重要,俗话说:“巧妇难为无米之炊。”档案信息资源开发的对象是库藏档案。没有数量丰富的库藏,档案信息资源开发的实践就成了无源之水、无本之木;没有高质量的、蕴涵重要价值的档案,开发工作就失去了真正的价值和目的。因此,开发档案信息资源必须要以本单位库藏档案为基础,一方面库藏档案是本单位形成的有保存价值的信息资源,对企业来说更符合实际需求,更贴近本单位中心工作,能产生一定的经济效益和社会效益。另一方面,在开发过程中能更容易发现档案资源在种类和内容方面存在的不足,促使档案工作者进一步提高档案管理水平,采取有效措施来丰富库藏档案。同时,由于直接为本单位的中心工作服务,以满足需求为指导思想开展档案信息资源的开发利用工作,自然容易引起本单位各业务部门及员工的互动,从而形成良性循环的过程。如综合档案部门依据库藏档案编研的《发电厂的诞生和成长》,电子版上网,荣誉陈列室受到了公司领导和员工的欢迎,起到了一种厂史教育的效果,特别是其中获得荣誉的部分,员工们感到特别自豪,这也增强了大家的凝聚力,在某种程度上也让全体员工与档案工作形成互动。

四、切实加强档案信息资源开发利用的途径

开发利用档案信息资源的基本条件,一是要有健全的档案信息管理组织机构,配备合格的专业技术人员;二是要以本单位所藏档案为基础,发挥库藏优势;三是要密切结合本单位现实需求,全面兼顾开发活动的社会效益和经济效益;四是要充分利用计算机等现代化技术手段,提高开发效率;五是要注重保密原则,正确处理开发和保密的关系,做到依法开发。

1.源头管理

在强调档案信息资源开发的同时必须重视档案信息资源建设。既要抓好档案信息资源储备,又要从源头上严密监控档案信息资源的质量,保证信息资源开发的价值。

档案基础工作的良性循环是做好档案信息资源开发利用工作的基础,从档案的收集到档案的科学整理与保管,档案信息资源的综合开发利用到更科学、更合理地收集档案。档案的收集是整个档案工作的基础,否则档案管理和档案信息资源的开发则是无本之源。如果对库藏的档案不进行科学系统的管理和安全保管,就无法进行有效地开发档案信息资源。通过开发利用档案信息资源进一步促进档案收集档案信息资源的完整性和科学性。这就是档案工作的良性循环。所以,档案工作的中心任务就为开发档案信息资源打基础、做准备。档案的开发利用工作就要从档案工作的源头入手,使库藏档案资源在数量和质量上得到保证,并始终保持档案工作的良性循环,确保及时、准确、完整地提供档案利用。

电力企业的档案信息资源建设,近来越来越得到重视,尤其表现在源头管理方面。如国电集团公司对下属企业基建档案管理加大力度,不仅有完整系统的基建档案管理制度,同时在开工的项目安全、质量、工期、进度管理评价以及基建管理劳动竞赛时,就专门制定了工程档案管理的规定和要求,并聘请专家进行检查评价,其结果列入企业年度考核内容。这是真正实现了源头管理,对档案信息资源的建设,为后续的档案信息资源开发利用打下了坚实的基础。

2.抓重点、求突破

多元化档案利用服务机制是档案信息资源开发工作的主体内容。传统的档案利用服务方式,诸如阅览服务,参考咨询服务,档案外借服务,提供档案复制件、制发档案证明、档案编研服务等,为满足档案利用者的各类利用需求提供了可能。但是,随着社会环境的发展变化,人们的生活方式、目标,所面临的问题都发生了变化,从而使档案利用需求呈现出新的特点:档案利用者的层面在扩展,档案的利用内容、范围、方式、速度都提出了更高的要求。所以我们就不能停留在过去的传统的服务方式上,而是应针对各种情况,抓重点、求突破。如抓住开发档案信息资源为生产经营管理、提高经济效益服务这个中心任务,通过开发利用科技档案使企业扩大规模、增上项目、规范企业全面质量管理,创造良好的经济效益。从信息化建设入手,保障信息资源的快速流动,在简化手续、立卷改革、网络建设等各个环节取得突破,取得效益。

在电力企业,目前在开发档案信息资源方面,有的是已经取得了一定的成效。企业档案部门,已将档案管理融入了企业的生产技术管理工作中,实施了文档一体化管理模式,不仅完成了传统档案管理各个环节实现信息化管理,规范电子文件、图纸的归档管理,保证有保存价值的档案材料齐全、完整、有效,实行现综合档案电子化。同时开发了电子图档系统的图纸设计修改流程,与生产部门密切配合,进行图纸的二次设计修改、竣工图制作和建库等。还开发了科技图书情报管理系统,使档案信息资源最大程度地得到利用,实现全息管理。为企业广大员工提供优质服务。

3.由点到面层层铺开

档案信息资源的开发利用是一个系统工程,一定要树立系统的观念,要认真分析、研究和探索档案利用的规律,始终坚持求真务实的态度,寻求科学开发档案信息资源的方法和有效手段。因此,在开发档案信息资源过程中,要用全面的、联系的观点看问题,使开发档案信息资源形成科学、完备的理论体系。在开放的、主动的、协作的、竞争的观念指导下,探索多种多样的新型档案信息资源开发利用形式。这些新兴的开发利用形式为解决集中提供信息与信息需求多元化的矛盾提供了新的方式。这样由点到面层层铺开,最终为档案事业的全面发展,为档案信息资源发挥应有的作用打下坚实的基础。

如某电力集团公司正在先以其下属某单位已进行档案资源信息化建设为模板,进行少量单位的试点和实践,推行档案信息资源开发利用的新模式和新思路,逐步向有条件的电力企业推广实施,并以此带动整个集团公司的档案管理工作。这对现阶段加强档案信息资源的开发利用工作,是一种行之有效的途径。

4.物质、技术保障

档案信息资源开发利用没有物质技术保障是不可能顺利完成的,所以优化档案信息资源开发利用工作的保障环境也是非常重要的一个环节。主要由以下几个方面考虑,尽可能兼顾实用和通用以及长期有效性。

(1)　现代化技术手段。以计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用,从客观上改变了信息的存在方式,即从静态趋向动态。档案信息资源的开发利用必须依赖现代技术和手段,将库藏档案变活、变动。运动不仅凸显了信息资源的价值,更重要的是动态信息改变了库藏档案资源发挥作用的形式,从单一向全方位转变,进一步促进了人们对信息的需求和依赖,从而进一步提高了档案信息的价值和档案部门的地位。

以光盘技术、缩微技术、计算机技术为代表的现代信息技术在信息的组织管理、传输上显示出巨大威力,给信息资源的管理和开发带来了革命性的变化。它为我们提供了新的机遇和切实可用的工具,使档案工作的功能进一步增强和扩展,使我们保存和再现社会记忆的能力进一步加强。因此必须在档案信息资源开发中大力推进现代化技术的应用,实行档案数字化、网络化管理。

(2)　人力资源保障。传统的档案管理部门往往没有配备较强的专业技术力量,这在企业里尤为明显,特别是与其他业务部门的横向比较后,发现不管是人员的知识层次、年龄层次,还是性别比例,都略为逊色。主要还是老的观念在作怪,加上缺乏有效的激励机制,对档案信息资源的开发利用带来了极大的影响。所以,还是呼吁各级领导应该客观地认识档案工作,改变“不被重视的、常被人们遗忘的且又是很重要的部门和工作”的状况。充分考虑档案工作部门人力资源的配备和管理。采取有效的激励措施,充分调动广大档案工作者的积极性和主观能动性,为大力开发档案信息资源工作而努力。

档案信息资源的开发利用是档案科学管理和研究工作的有机结合,是档案信息资源积累发展到一定程度由保管向利用的一种高层次转化,是实现档案价值和档案工作价值的劳动过程。因此,提供档案信息为社会实践服务是档案信息资源开发的最终目标。没有这个目标,档案信息资源开发的整个实践过程也就失去了它存在的意义。但是要实现这个目标是一个系统工程,要着眼于贴近本单位的中心工作、贴近本单位的档案工作实际情况、贴近本单位库藏档案实际情况,采取有效的手段、方式、方法,切实加强档案信息资源的开发利用工作,以适应新时期各项事业发展的需要。