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第一节　管理模式创新

随着我国经济建设的高速发展,企业档案管理工作也面临着新的挑战,企业档案管理模式也存在着从一种管理模式向多元化管理模式转变的过程,但是目前还没有真正哪一种模式是对所有企业都适用的,管理模式的创新也就非常迫切地摆在我们面前。我的建议是根据企业的不同情况,建立不同的管理模式。总体来说有以下几种方案。

一、集中统一管理模式,适用于较为规范的国有或大型企业

集中统一管理模式,即档案管理职能集中、档案信息集中、档案实体集中。这是档案集中管理模式的最高层次,企业设立综合档案管理部门,它是职能管理部门,是企业一切档案工作的决策者,也是执行者,把档案的行政管理职能与档案的保管利用职能统一起来。

档案部门配备数量适当的专职档案人员。企业内各单位在工作中形成的各类文件,通过企业的各个业务或专业管理部门向档案部门归档,档案部门按照自己制定的本企业统一的档案管理制度、标准、规范,对档案进行集中整理、保管、鉴定、统计、利用,并建立档案信息系统,采集和发布企业档案信息,为各部门、各项工作提供档案信息服务。

实体集中管理模式的主要优点是档案机构精干,档案工作程序单循环,档案管理专业化;档案收集齐全、信息完整,档案实体得到妥善保管,充分发挥档案信息的规模效应:在一定规模内档案管理成本低。从理论上看,实体集中管理比较适合于较为规范的国有或大型企业,这些企业实行集权式职能化管理,企业的一切决策来自企业最高领导,各部门实现了职能分工,设有独立的生产部门、销售部门、财务部门和人事部门等,产品或服务单一,只在一个地区性市场经营,由于生产经营成套化,内部各单位关系非常密切,因而对档案实体和信息的集中要求也比较明显。从实践上看,电力企业以及国有转型的原档案工作基础较好的股份制企业,大多都是这种档案管理模式,各公司所产生的档案按归档要求,一律移交档案部门集中统一管理,由档案部门负责建立健全各种档案管理制度,科学保管档案实体,综合开发利用档案信息,并建立了电子档案管理系统,如建立公司统一档案管理系统,实现了馆藏档案目录网上检索和文书档案及专业竣工图纸档案的网上全文阅览,为电力生产服务。这一管理模式加强了档案的有效管理和规模效益,杜绝了商业机密的泄露,很好地维护了企业的切身利益。

二、信息集中实体分级管理模式,适用于集团化企业

分级管理模式就是档案管理信息集中、档案实体分级保管的模式。适用于集团化企业,如电力企业,目前分五大集团,企业集团下属各单位之间主要是横向联系。这些企业信息流量大,对信息的完整性和时效性要求高,与此同时,各单位内部在实际工作中对技术资料或单据凭证等档案原件的利用率也高,这就要求档案分级管理。随着办公室自动化的应用,许多现代企业已实现无纸办公,档案信息集中管理模式在适应新技术方面表现出极大的优势,既节约档案实体管理的成本,又能最大限度地促进信息的流动和整合。如,浙江省电力公司自2000年改革立卷方法,实现档案信息集中管理上不断试点、探索,并积累了丰富的经验。全省联网,统一使用OA系统,各单位企业的档案实行信息集中管理、实体分级管理模式,并且改革立卷制度,实物不装订,不组卷,按文号分盒存放,减轻档案人员的工作量;所有档案目录录入计算机并上网供内部查询,重要文件、关键图纸直接或经扫描后以电子文件方式放在服务器上,公司人员根据权限实现网上查询、修改;档案人员还可以直接利用电子版的档案信息进行编研,很好地解决了档案的安全保管与信息利用的矛盾,实现档案信息资源的共享,有事半功倍之效。

三、职能管理模式,适用于小型企业

职能管理模式就是企业内部档案管理职能是集中的,实行统一领导,而档案实体及其信息都由各业务部门自行管理,各部门遵循本企业的档案管理标准、制度,收集保管本部门生产活动中形成的档案,定期移交到本单位档案库。由于企业规模较小,人员少,档案信息量少,往往不设独立的档案管理机构,而是只配置行使档案管理职能人员,按照国家档案管理的法规、方针、政策实行统一领导,统一规划,统一制度,对各部门的档案业务进行指导、协调和服务。

四、托管模式,适用于个体私有企业

企业档案托管是适应新形势而产生的,长期以来,我国企业档案管理都是采取内部管理模式,在现代企业制度的建立与完善的过程中,企业在剥离非生产经营性资产的过程中,出现了一种每年仅少量资金就可以保管档案的企业档案托管企业,如,文储中心采用国际记录管理标准,能够减少费用开支、提高生产力、减少对公司信息风险的管理所需的花销。他具备的低廉的托管价格,更专业、更有水准的安全保护和更有效的控制等优势,使其已成为企业档案管理的新宠。而且托管的模式不仅仅限于保管,还可以延伸到档案的全过程管理,这种模式更适用于个体私有企业,真正达到企业档案管理社会化。

电力企业的档案管理模式,主要是结合企业管理的实际情况,创新点在于有利于档案工作的开展,有利于档案的安全保管,有利于档案信息资源的开发利用,有利于档案工作为企业的生产经营管理服务,有利于企业的各项事业发展,有利于节约成本为企业创造更高的经济效益。