流动人员人事档案管理的特征与范围

12.1　流动人员人事档案管理的特征与范围

12.1.1　流动人员人事档案管理的特征

综合近20年来我国流动人员人事档案管理的发展历程，流动人员人事档案管理具有如下基本特征:

(1)数量多而杂乱

我国流动人口数量从1993年的7000万增加到2003年的1.4亿，10年内翻了一番。⁽¹⁾就北京市而言，截至2007年年底，在全市1700万人口中流动人口的数量就有510.7万，约为全市人口的1/3。⁽²⁾从接收档案数量上来说，各级人才中心管理着数以万计的流动人员人事档案，一般的县级机构也有几千份，省级机构多达几万份，还有的多达几十万份，而且还会逐年递增。流动人员数量的增加直接导致其档案数量的增多。而由于流动人员的规模扩大、来源广泛、职业复杂，所以造成每类档案和每个人的档案内容成分千差万别，对这些档案很难实行规范化管理，大多数以原有档案结构存在，集中到流动人员人事档案管理部门就显得杂乱无序。

(2)流动变化频繁

人员流动是社会具有活力的表现，是社会发展的需要。我国人才流动是伴随改革开放和市场经济发展而产生的一种社会进步现象。从整个社会来看，人员流动是人才合理配置的前提。但是，这也决定了其档案转递的频繁与复杂性。例如，由于大中专毕业生调动频繁，加之有的单位不重视人事档案，出现许多类似“人在外省工作，档案已发回原籍”的现象，有些大中专学生工作几年后仍不清楚自己档案的所在地。再如，企业转制使得其工作人员流向不明，因员工自谋生路，因此“人档分离”的情况更为严重。除了人员流向复杂之外，人事档案转递程序的不规范也造成了人事档案变化的复杂。一些单位在转递档案时没有按照规定填写干部人事档案转递通知单，也没有及时进行登记，使得档案去向无从查找。甚至一些单位违反规定将档案直接交给本人保管、转递，在邮寄转递过程中丢失或损坏。特别是一些大中专毕业生在求职过程中私自携带档案导致档案违规拆封，材料失真。

(3)管理难度增大

由于流动人员的成分不同、集中统一归口管理之前存放机构不同等因素，流动人员人事档案材料总体缺乏规范性，管理上的难度增大。造成管理难度增大的原因主要有三个方面:一是多部门管理人事档案，使得档案管理较混乱。除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构以及一些社会团体也在管理;国企在管，私企在管，甚至一些民办中介机构也利用各种名目在管理。加之有些管理人员专业化程度不高，对流动人员档案管理不够重视，致使管理难度增大。二是流动人员档案转递手续不规范。一些单位转递时没有按规定填写《干部人事档案转递通知单》，有些单位则将人事档案直接交给流动人员本人保管，存在私带档案、违规拆封、材料失真、遗失等现象。三是流动人员人事档案材料内容陈旧，补充更新不及时。流动人员人事档案归档内容未做适时调整，反映本人业绩、诚信、社会保险等方面的动态材料没有及时归入档案，部分材料规格不统一、字迹不真实。一些材料手续不完备、内容残缺，缺少本人签名、单位意见、单位公章等必要内容;并且内容上缺乏连续性，只有基本情况的履历材料，反映本人工作绩效的记录残缺;一些反映个人政治情况的重要材料缺少、遗漏，无法查找，这些情况均造成了流动人员人事档案在管理上的难度。

(4)利用率较高

正如美国学者莫斯所说，开放和利用档案是档案工作的最重要的职能之一。流动人员档案的价值也必须通过开发利用才能显现出来。无论是企事业单位对于人才的选用、国家制定人才市场的战略目标，还是编写史志和人物传记等，都需要利用流动人员人事档案对其所考察人员进行真实的考证。据我们调研得知，上海、武汉、成都、青岛、厦门等人才服务中心每年都提供几万份流动人员人事档案服务，利用率很高。

12.1.2　流动人员人事档案管理的范围

流动人员人事档案管理范围，根据中央组织部和人事部有关文件的精神，主要有以下几个方面:

①辞职或被辞退的机关工作人员及企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;

②与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

③待业的大中专毕业生的人事档案;

④自费出国留学人员的人事档案;

⑤外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员以及无人事主管部门的全民企事业单位聘用的人事档案;

⑥外国企业常驻代表机构中方雇员的人事档案;

⑦其他流动人员的人事档案。

对这七类档案，各级人才机构在管理方面一般有所侧重，省、(市)级以上人才交流中心管理的档案主要是就业大中专毕业生的档案、企事业单位专业技术人员和管理人员档案;县、市级人才交流中心管理的档案，主要是企事业单位专业技术人员和管理人员，以及与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的档案，还有一些是乡镇机构改革、企业事业改制移交的流动人员人事档案;沿海地区的人才交流中心管理的档案主要是外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员，以及外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案。