当前人事档案管理的思考

当前人事档案管理的思考

苏　杏

（温州市平阳县人事局）

摘　要:人事档案是全面、历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织开展人事工作不可缺少的参考凭证。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，能够更好地为组织选拔和使用人才提供真实可靠的材料。

关键词:人事档案　档案管理　思考

人事档案是一个组织在人事活动中形成的材料，其真实性、可靠性由该组织或人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接给单位带来经济效益，所以目前人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面未能引起足够重视，尚存在许多问题。如何加强人事档案管理工作，进而促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的全面提升，就显得十分重要。

一、人事档案管理的现状

（一）制度相对落后

随着人事制度的不断改革，人才流动、人事系统选拔和使用人才的手续不断简化，而人事档案管理却实行“终身”制，管理制度没有得到及时完善和调整，在一定程度上阻碍了人才的流动。

（二）管理方式相对落后

档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。尤其是人事档案材料更需要专人管理、单独存放，但是由于目前各部门办公用房紧张，一直存在着档案室和人事办公室合在一起的情况；又由于单位人员编制不足，人事档案管理往往由单位人事行政人员兼管，属于非专业人员管理。

（三）管理手段相对落后

在管理手段上，目前没有单独的计算机和人事档案管理软件，管理人员一直采取手工方式进行归档整理、检索利用。

二、加强人事档案管理的几点想法

（一）转变观念，树立服务意识

人事档案管理应该以充分开发利用为目的，档案管理人员要树立服务意识，变封闭式管理为开放式管理，主动开发人力资源信息，为组织上选拔使用人才提供服务。

（二）改进档案管理模式

1.开展人事代理，实行人事档案的社会化管理。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势越来越明显，人才的流动数量和质量逐步增强，人事档案的社会化开放式管理模式将成为一种通用的管理模式。

人事代理是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是一种新型的人事管理方式。人事代理有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。

2.建立以人力资源信息为基础的信息管理模式。建立人事档案信息系统，通过对人力资源信息的汇集、管理，达到一方收集，多方共享的目的。如通过人事信息系统，可以将因人事变动引起的工资变动直接传输给财务科；依赖于人事档案信息系统，可以直接读取干部、职工的基本信息，从而为办理社保医疗保险等提供依据；其他的行政管理系统也可以直接通过人事信息系统受益。

（三）提高档案管理人员的素质

新形势下要提高人事档案管理水平，必须培养具有“创造型、复合型、协作型”的高素质人才。

第一，档案管理人员要有良好的敬业精神，要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解档案管理现代化的具体内容。第二，倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性。第三，引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。

（四）加强人事档案的现代化管理

要增加资金投入，引进现代化的技术设备和计算机管理软件，实现人事档案的现代化管理；要建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保档案在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面发挥重要的凭证和依据作用。

总之，人事档案在组织人事工作中扮演着重要角色。随着人事制度改革的不断深入，我们应加大力度管理好人事档案，充分发挥其作用，让人事档案工作更好地为组织人事工作服务。

参考文献:

［1］陈兆祦.应当改革人事档案的“终身”制［J］.档案文库，2005（8）.

［2］阮立华.技术型复合型创新型高素质人才培养方案［J］.鸡西大学学报，2008（3）.