改进高校人事档案管理的措施

11.4　改进高校人事档案管理的措施

11.4.1　扩大宣传，提高档案意识

中组部在《关于加强干部档案工作的意见》中指出:“干部档案工作是一项政策性、机密性很强的工作，各级党委和主管部门应予关心和加强指导。”人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作，各级领导要像重视人事工作一样重视人事档案工作。从认识意义来讲，人们都不否认人事档案在人事管理和学校办学中的基础地位和重要作用，但是由于高校的重心工作侧重于教学和科研，同时档案工作不具有显性经济效益，与市场经济下的价值观存在一定的差距，因此在实际工作中，人们在思想认识上容易产生偏差，使档案工作出现“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的状况。在高校人事制度改革不断深入的今天，人才已成为人事工作的核心以及学校发展的支柱，人才流动性的加大，更显示出了记载人才情况的档案的珍贵，人事档案是知人善任、选贤举能的重要依据，是高校实施“人才战略”的重要支撑，在高校的改革发展中起着重要作用，只有站在这一高度上认识高校人事档案工作，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感，管好用活人事档案信息，才能真正发挥档案的作用，为学校吸引、培养和使用人才当好参谋。

11.4.2　取得领导的重视与支持

人事档案工作是一项政策性、机密性、服务性极强的工作，与单位其他部门协调配合，与广大职工联系密切。取得领导的重视与支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境，这是改进当前高校人事档案工作状况的前提条件。提高人事档案管理水平必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此领导的重视与支持，决定着高校人事档案管理改革的成败。

首先，学校领导要重视人事档案工作，根据人事档案工作的方针、政策，制定人事档案工作发展规划，做到有计划、有布置、有落实。其次，应在人员编制和使用经费上给予充分保证，严格按照《干部档案管理条例》的规定，每管理一千人的档案配备一名专职干部，保证人事档案工作专人专事;主动关心档案工作者的工作情况，完善档案室配套设施，满足档案库房条件，保证档案工作经费专款专用，满足档案管理工作基本条件。再次，要建立健全人事档案工作制度，完善管理体制。人事档案管理涉及到学校工作的多个方面，只有真正成为学校管理工作的具体环节，并得到学校领导和各个处室的大力支持和积极配合，才会形成一个科学有序的档案管理体系。要把人事档案建设作为学校管理的组成部分，视人事档案管理工作为学校重要的基础性工作，摆上领导议事日程，层层分解任务，形成上下共管的良好局面，为人事档案工作的正常进行起到组织保证作用。⁽⁴⁾

11.4.3　利用各种机会宣传人事档案的价值

提高高校档案意识，必须使教职工了解和认同档案的价值，切身感受到人事档案对工作和生活的影响，使档案形成者重视形成档案，才能保证档案部门有条件提供利用。人事档案工作是高校工作的组成部分，高校教师与人事档案有着千丝万缕的联系，档案人员要利用各种机会宣传档案价值，提高档案工作地位，改变以前默默无闻、不受重视的印象，在学校大事件中站上舞台。

第一，抓住教学评估机遇，宣传人事档案的重要性。高等学校本科教学工作水平评估是教育部实施“质量工程”的一个重要环节，是教育主管部门加强高等教育教学质量控制的重大举措，评估结果显示出了学校的教学水平和办学特色，关系到学校的社会声誉和长远发展，是学校发展中的大事。由于评估所需支撑材料大部分来源于档案，档案工作的重要性被前所未有地凸显出来，各部门常常要查阅档案，复印档案，组建档案，档案成为教职工工作的主要对象;教学档案、会计档案、文书档案、人事档案，档案以无处不在的身影突出在人们面前，在使用档案的过程中人们切身感受到了档案存在的价值，认识到档案工作的重要性。档案人员要以此为契机，宣传人事档案工作，“以评促建，重在建设”，及时发现人事档案部门与其他部门不衔接的问题，积极寻求配合和支持，借评估东风推进高校人事档案管理工作。

第二，以干部档案目标管理达标为契机，推进人事档案的宣传。为了进一步加强干部人事档案工作，全面推行干部人事档案制度化、规范化、科学化管理，按照中组部的要求，从1997年1月起，在全国组织开展了干部档案工作目标管理活动，目的在于增强各级领导对干部档案工作重要性的认识，形成一支素质较高的档案工作队伍，为干部档案工作的长远发展提供有力的组织保证和人才支持。高校要借此机会，查找问题，采取措施，改善人事档案工作中落后的、不合理的方面，特别是对于合并院校要利用达标机会，实现人事档案的规范化管理。通过干部档案目标管理达标工作，有利于宣传人事档案工作的重要性。

此外，利用职称评审等个人利用档案的环节宣传档案工作，争取广大教职工的支持与配合，是提高全校档案意识的有效途径。职称评审是事关教职工切身利益的大事，报送职称材料时需要利用人事档案，档案部门及时准确地提供查借阅服务可以加深个人对人事档案的客观认识，规范材料书写，重视归档工作。很多人平时不重视填写材料，致使档案材料形成时就不完整，有的缺少本人签字，有的落款日期空白，有的用圆珠笔书写，可以利用职称评审复印档案材料的机会，教职工要规范填写，普及档案常识，为以后形成合乎归档要求的档案材料打下基础，这是对教职工最直接、最有效的档案意识教育机会。

11.4.4　积极探索高校人事档案管理新模式与方法

(1)整理方法上的改革

现行的人事档案整理方法已经不适应现实工作的变化，特别是电子档案的出现，档案信息价值远远高于档案柜架摆放，档案人员应该将更多的精力从整理档案的形式转移到开发档案内容信息上，变革人事档案整理方法是当前所需。首先，在用纸规格方面，现今办公用纸采用的是国际通用的A4型纸，文书档案整理规则已实行这一标准，形成的人事档案材料大多也是A4型纸，整理装订时却需要裁剪成19cm×26cm的规格，有些刚好裁掉了纸张的页边距，影响材料外观。裁剪时要求十分仔细，稍有疏忽就容易裁掉文字和边框，既不利于保护档案材料的原貌，又徒增了劳动强度。人事档案可以统一使用A4型用纸标准，这样就能大大减轻档案人员的工作量。

其次，改革装订方法。装订出一卷档案要经过剪裁、裱糊、折叠、对齐、打孔、装卷几步骤，加上鉴定、分类的时间，有时一天只能整理出一两卷档案，提供利用时需要拆卷取出，用完再重新装卷，来来回回既加倍磨损了档案原件，又耗费了时间和人力，档案人长年忙于这些大量简单重复性的劳动，少有时间和精力去研究案卷信息价值。虽然整理后的案卷外表整齐划一，看起来美观，但是对档案内容信息的完整、准确、动态管理收效甚微，更无从谈起人事档案现代化管理。特别是随着近年来高校人事制度改革的不断深入，干部档案的动态性日趋明显，急需寻求一种简单有效的整理方法。人事档案进行鉴定，按干部档案类别分类后，可以不打孔装订，直接装入档案盒，材料标上类号、序号，这样固定下每份材料的位置，然后逐一抄写干部档案卷内目录，就放入档案盒，档案盒可以借鉴文件夹的形式，左侧安有可活动的卡子，按下后固定住案卷不致散落，需要哪份材料就打开卡子取出，档案盒的脊背上采用不固定的方式标上该干部的名字，使之提卷时一目了然。

干部档案采用这种装卷方法，有以下便利:第一，使档案工作人员摆脱了重复的简单劳动，可以在档案管理的其他业务环节上投入更多精力，督促协调不同部门形成的材料，使收集的档案更完整齐全;把好鉴别分类关，使案卷更精练准确;更深层次地分析研究人事档案信息内容，做好编研工作，加强人力资源的开发和利用，为组织人事部门管理、使用和提拔人才提供有价值的信息。第二，方便查阅，有利于人事档案信息的安全保密。有利用需求时只要有针对性地取出那一份材料即可，不必整卷拿出，既提高了查准率，又可以防止其他不需要提供的档案信息被泄露，在需要复印时，也不会对其他材料造成影响。第三，有利于保证干部原始档案的安全与完整。对档案材料进行裁剪和打孔的过程中，容易破坏掉文字材料的边角和内容，并且在裱糊材料的时候，使用的浆糊也不利于档案的长期保管，统一规格用纸后，不必剪裁，不用装订，有利于维护干部档案的原始面貌。

人事档案不同于文书档案，其现实性更强，主要是在当下参考利用，所以一般的人事档案整理工作就无须参照文书档案那么整齐划一和耐久保存，而更应该注重其现实价值的发挥，人事档案人员更应该从档案整理的繁杂劳动中脱离出来，转而研究和挖掘人事档案信息资源，特别是随着电子档案的发展，人们可以随时随地从计算机上获取所需信息，档案装订工作实际意义越来越小。

(2)类别划分上的变革

随着人们社会实践活动的丰富和人才流动的加快，现有人事档案分类已不能涵盖个人档案内容，根据实际情况和现实需要，人事档案的类别划分可以有所改进。修改原则包括:第一，在现有分类的基础上，不改变十项分类的大框架，针对存在的问题和缺陷，只做部分调整和增减。如将不常用的自传类材料归入第十类供组织参考;增加干部调动审批表，归入履历材料，了解干部工作变动情况;第二，修改将更趋向于科学合理，并且具有统一性，避免同一事件的材料分属不同类别。按原有分类，学生毕业鉴定表中既有学生小结和老师鉴定内容，又有同意毕业的结论评语，归入三类或四类都有依据，修改后的类别划分则会杜绝此类情况，与其他学籍材料一起只属于第四类。将第九类只作为工资类别，反映干部录用、职务升降、直至干部辞职、辞退、退休这一全过程的材料另归为一类。第三，按内容将同一事件形成的材料划分到一类别中。如入党的政审材料归入第六类中，上学期间的中期考核表归入四类学籍材料中。

具体建议如下:

第一类　履历材料中应包括第五类中更改干部的民族、年龄和参加工作时间的组织审查意见、上级批复及依据的证明材料、工作调动审批材料，这样把反映干部基本情况的材料都集中在第一类中。

第二类　取消自传及属于自传性质的材料，因为近几年组织人事部门基本上不再要求个人撰写此类内容的材料，同时此类材料一般来说在档案中也只起参考作用，其价值并不大，故建议把此类内容归为第十类其他材料。第二类内容以干部行政任职为主要内容，反映干部从参加工作到最后离退休的任职历程，内容具体包括:录用或聘用干部审批表、聘用干部合同书、干部任免审批表、续聘审批表、辞职、辞退、解聘材料、退离休审批表。如果有参军经历，则将在部队形成的材料，除掉奖励和处分外都归入这一类，包括入伍登记表、军衔授予书、退伍登记表，转业审批表等。

第三类　鉴定、考核材料中，应增加对干部离任离岗时的审计报告、审计结论和决定，有因审计转立案受到党纪、政纪处分的，连同处分材料归入第八类中。同时，该类材料中入党积极分子的材料应全部归到第六类党团材料中，将学生学年鉴定归入四类中。

第四类　将学历、进修材料和职称材料分开来放，每一部分都以时间顺序排列，其中，除却奖励和处分材料，上学期间的所有材料都属此类，包括报考表、政审表、学生登记表、成绩单、毕业实习鉴定、毕业生登记表、进修期间鉴定表等。

第五类　政审材料中，入党、入团的政审材料应归入第六类，更改干部、民族、年龄、入党、入团时间和参加工作时间的材料，归入第一类;出国、出境材料全部归入本类，其余不调整。

第六类　党团材料应包括所有在入党、入团和加入后形成的政审材料、有关材料及党代会、人代会、政协会、群团代表会、民主党派代表会代表材料。

第七类　奖励材料不做调整。

第八类　惩戒材料中应为党纪在前，政纪在后。

第九类　应集中反映干部的工资、福利、待遇等材料，因为根据事业单位工资分配制度，今后调资等材料将增多，每两年一次，需要单独分类，集中整理。另外有独生子女证明材料将发给独生子女费，故应将这些材料从十类中归入本类中。此处还应包括连续工龄的材料，残疾证明材料。

第十类　其他材料中除将独生子女材料、残疾证明材料归到第九类中外，其余不调整。

为了便于实际操作，减少因修改分类标准后破坏已有工作成果，可做以下规定:离退休人员、死亡人员的档案维持现状不做调整和整理;未实行集中管理或相对集中管理的档案在集中管理时按新标准分类;档案管理未达国家三级标准的单位在达标整理时按新标准分类。已达国家标准的单位人事档案管理可弹性修改分类的整档工作。

11.4.5　建立教职工业务档案

人事档案是个人德、能、勤、绩、廉等诸多方面的反映，不仅着眼于政治表现，更要突出业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的内容。要从多角度、多层次反映出教职工的综合素质和特点，使利用者阅档如见人。从纵向来看，既要反映教职工的历史情况，也要突出现实表现，能预测干部未来发展的潜力。从横向来看，要全面反映教职工的真实面貌，不仅要表现出思想水平、政治态度，也要记录学识水平、业务能力、工作成就、性格特征、身体状况等方面状况，以求建立起材料丰富、内容全面的立体化档案。根据高校工作的特点，与一般干部档案内容不同，高校人事档案中应该突出反映教职工在教学工作和科学研究方面的表现和成果。高校的学术活动规模之大、数量之多、质量之高都是其他单位不能相比的，高校学术资料是社会宝贵的财富，科研活动十分频繁，从事科研的人员素质高、数量多，设备先进，实验条件较好，每年都有大批的研究成果产生，并且在科研活动中为国家造就了不少尖端人才。这是国家档案的组成部分，应该成为高校人事档案中的亮点内容，而高校人事档案中关于教职工业务方面的内容不多，可以专门建立教职工业务档案，补充和完善个人档案信息。业务档案是教师在长期从事教育教学、教学研究、教学改革和科研活动等各项实践活动中产生的，能够反映教师本人的业务水平和劳动成果的文件材料的集合体，随着素质教育的不断推进、学校办学水平的不断提高，以及教师职称评定工作的进行，教师业务档案在学校工作中发挥着越来越重要的作用。有了业务档案的补充，可以从人事档案中看到教职工个人发展的全貌。

教师业务档案与人事档案侧重点不同，其服务对象和服务方式上也有所区别。人事档案是针对学校教职工的人事编制而建立的，侧重于记录个人的履历、政治面貌、工资级别和职务等情况，起着凭证依据和参考的作用，多为组织人事部门查考使用，在人事任免、考察考核及出具证明方面常被利用。而教师业务档案则能够进一步动态地、全面地、及时地记录教师在教学、科研、教育等方面的进展情况，在职称评审、评优争先、选拔和培养学术带头人等方面利用率很高。高校建立教师业务档案是适应教育体制改革，实现学校科学管理的一项基础性工作，有利于配合好学校人事工作，是十分必要的一项措施。⁽⁵⁾

高校教师业务档案可以与人事档案分别建立，分开管理。每人另建档案袋装入业务档案材料，编上档号，制出人名索引，集中在几组档案柜中保存，方便提供利用。相对来说，业务档案类别单一，内容集中，材料份数不多，并且不与人事档案同卷保管，在查询所需信息时方便快速找到，有利于提高人事档案工作效率。在职称评审工作中尤为明显，学校每年几百人参评，需要查阅几千份档案材料，建立业务档案后，将年度考核表和重份的职称评审表从人事档案中装入了业务档案袋中，只需从几份表中取出，比以往从装订好的厚厚的案卷中拆出节省了很多时间和体力，减轻了档案人员不小的负担。建立业务档案有利于客观、公正地评价教职工，客观、公正地评价每一位教师是学校领导实施科学管理的前提。客观才能公正，公正才有力量。教师业务档案中记载的学历、业绩、业务水平为学校领导对教师的综合评价提供了参考依据，才得以使学校各项教学工作有序进行;建立业务档案有利于产生凝聚作用。教师的劳动呈个体性，只有当个人目标和学校整体目标一致时，才能产生强大动力。学校领导可以从业务档案中全面了解教职工的思想动态和工作情况，了解他们的业务教学研究和改革动向，为促进教改提供条件，想教师之所想，从而使学校领导和教师间形成强大的凝聚力;建立业务档案可以起到激励作用。业务档案的建立可以激励教师相互学习，不断创新，形成浓厚的学术氛围，提高学校的科研水平。

11.4.6　指导教职工建立家庭业务档案

目前，高校很多教职工取得学历后学籍材料自己拿在手里，不知道应交给人事档案部门，以至档案中没有最新学历的记载，影响了工资升级和职称晋升，究其原因，缺乏档案意识是重要因素。人们档案意识淡薄，不重视档案工作，与档案和档案工作远离人们日常生活有直接关系，虽然人事档案与个人关系密切，但由于主要为单位利用，个人鲜有机会了解，以致对档案和档案工作感到陌生。指导教职工建立家庭业务档案，使“档案”深入到教职工的生活中，由家庭档案扩展到人事档案，公务档案，普及和宣传档案知识，扩大档案工作的影响，为教职工主动形成和送交个人档案提供有利条件。

家庭档案类型很多，包括财产档案、履历材料、证件材料、说明书、健康档案等多种类型。其中，与教职工人事档案相关的方面主要是教职工的业务档案，体现在:

①履历材料:包括家庭成员的生日，结婚纪念日，入学、入党团时间，职称晋升、职务升迁的时间。

②证件材料:包括家庭成员的出生证、学生证、学位证、工作证、职称资格证书、聘书、结婚证、身份证、退休证、户口本、护照、驾照、独生子女证、房产证、各种会员、代表证等。

当然，从载体上看，除了纸质档案以外，教职工从事科研等各种活动形成的照片、影片等往往存储在光盘、移动硬盘上，经过档案人员的认真鉴定后，具有价值的也需要归档保存。

11.4.7　增加反映教职工特点的个性材料

人事档案虽有共性，也有特性，其形成者不同，所承担的工作任务不同，档案内容也各有不同。通过对不同人事档案材料进行科学研究和分析，可以从中发现人才成长的某些特点和规律，对于发现人才、培养人才和使用人才都具有重要意义。高校人事档案的个性化，是人事档案的纵深面，体现了人事档案的价值，它可以满足对人事档案主体的筛选和使用。人事档案一旦失去个性，也就失去一个重要的内容特质，其存在的价值大大削弱。

人事档案要重视个性化材料的补充。经济学界有一著名的“木桶理论”，木桶的装水量是由最短的那条木板决定的。缺乏个性的人事档案尽管它依然真实，但利用价值大打折扣。随着高等教育事业的发展和改革的深入，高校师资队伍的优化组合和学科建设对人事档案工作提出了更高的要求，这就要求在管理过程中更加注重对反映教师专业特长和个人特点材料的收集。以往人事档案更多是一般性的、例行的内容，如干部履历、年度考核、职称评定和聘任、党团材料、工资调整等。如今人事档案管理要能及时准确地为师资培养、学科建设、人才引进、结构优化提供原始的资料和动态信息，需要全面了解教职工的个人特点和学术专长。高校人事管理要与学科建设及学校发展同步。没有一流的人才，就没有一流的学科，也没有一流的学院。要创建一流的学科，必须紧紧抓住学科梯队建设这一重要环节。采用有效的人事管理方法，通过科学的人事档案管理，可以科学分析各类人才结构，为师资队伍远景规划提供依据，为学科建设、人才引进、师资培养及重点学科的申报提供及时、准确、全面的信息。

11.4.8　应用现代化技术开发高校人事档案信息资源

运用现代化管理手段实现档案信息化建设是所有档案工作的发展方向。随着人事档案工作信息化管理的推进，高校人事档案管理信息化已经得到了发展。在我国的高考招生中，网上录取已代替了人工报名、纸质档案为录取的主要形式，纸质档案由考生送达招生的高校。从高校招生录取这一角度来看，传统的纸质人事档案和电子档案并存和相互转换已显示出档案信息化管理指日可待。各行各业的信息化办公为人事档案管理信息化提供了现实参照和信息平台。因此，在人事档案管理领域，按照国家标准和行业标准，加强人事信息系统建设，提高办公自动化程度，是推动高校人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。

档案信息化建设的概念是在2000年全国档案工作会议上第一次正式提出来的，之后档案信息化建设便在全国蓬勃开展起来。充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源(非保密性的人事档案信息)进行整理、开发、管理并提供利用服务，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化，这是当前高校人事档案工作面对的重大问题。2002年11月25日，国家档案局中央档案馆颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中指出，档案信息化建设一般包括6个方面的内容，即档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化建设人才队伍建设和档案信息安全保障体系建设，这为高校的人事档案信息化建设指明了方向。

高校自身优势为人事档案信息化建设提供有利条件。在基础设施方面，目前，全国绝大多数高校都建立了自己的校园网，并且设有专业的管理部门，形成了专业的管理体系，校园网的建立为人事档案信息化建设提供了必需的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台;在人力资源方面，高校拥有掌握着先进科学技术的人才，具备雄厚的技术实力和大量的专业技术人员，可以自行处理数据建库、信息传输、信息安全防范等方面的技术问题。随着我国高等教育人事制度改革的深入发展，在改革的进程中，各高校已充分感受到人事信息在学校发展中的重要性以及档案信息化建设的必要性，目前，部分高校已经制定了人事档案信息化建设的发展规划，并进一步加大基础设施、人力资源方面的投入，完善管理规章制度和工作规范，为人事档案信息化建设提供了良好的客观条件。⁽⁶⁾如何进一步利用高校优越的基础设施，加强高校人事档案信息资源建设、建立高校人事档案信息库、开发实用的人事档案管理系统，从而为人才管理决策提供支撑，为学校人才计划通过有力支持，这是当前人事档案信息化工作需要加强的主要方面。

11.4.9　举办名师名人档案展览

高校人才济济，占据着社会大量优秀的人力资源，掌握着专业领域的前沿理论和高新技术，充分发挥高校人才优势，服务于地方经济和国家建设，是高校的社会职能和社会责任。汇集信息，举办名师名人展览，这是利用人事档案信息，开发高校人力资源服务社会的途径之一。

武汉大学等高校开展了“名人档案”整理与归档工作，开始做好举办名师名人档案展览的基础性工作。通过名人档案展览，突出名人的成长经历、专业特长及所取得的成绩成果等内容，使广大师生领略到名师风采，既是对学校师资力量的一种展示，也可以对学校师生起到名人示范和教育宣传作用。还可以进一步将名师信息数字化，网络化，借助多媒体手段，以图像、声音、视频等形式生动直观的将其课堂授课、学术演讲、指导实践等活动展现出来，添加到学校网站上，供全社会浏览使用，从而扩大影响范围。学生、教职工甚至是全社会可以像到图书馆查阅期刊论文一样，查询到各个高校的名人档案，了解各位名人的贡献和影响。这不仅是向社会广泛宣传高校拥有的专业人才，将专业人才推向社会，而且可以展示学校实力扩大社会影响，同时也是学校文化的重要组成部分。

11.4.10　开展高校人事档案编研工作

高校人事档案是国家档案财富的一部分，开展高校人事档案编研工作是为国家积累文化财富，保存历史，客观地记录了我国高校人事工作发展轨迹。高校人事档案是编写人物传记和专业史的宝贵资料。人事档案内容丰富、数量巨大，有较高的史料价值。它是研究高校人事工作以及党史、军史、地方史、思想史等方面的珍贵资料。各高校学科设置不同，专业人才各种各样，建立和使用高校人事档案网络体系，对于我们进行政治、经济、科学、文化、艺术、军事等各方面的研究，具有重要的价值。

高校人事档案编研工作涉及的内容很多，而且会随着时代的发展而不断丰富和变化。例如，根据人名、专业、职务职称等编制人事档案信息检索工具，利用已经建立的人事档案信息资源数据库编纂学校历届领导人和名人档案汇编，编撰名人传、编写分年度论文题录、科研课题介绍、我国高校工资分配制度的改革等。档案管理部门可以有针对性地利用档案信息，进行信息开发，通过多个信息子集信息项的组合，为社会提供编研成果，为社会热点问题服务，为领导决策服务。为此，需要组织好人财物力，加强对社会利用的动态分析，充分搞好调查研究，在保证质量的前提下，汇编一些专题研究成果。

11.4.11　加强高校人事档案管理人才建设

实现人事档案管理现代化，人才是关键。传统的、单一的知识结构已不能满足人事档案管理现代化的需要，应注意引进多方面的专业人才，充实人事档案干部队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍，以适应人事档案管理现代化的需要和信息化时代的挑战。只有人事档案管理人员既要懂得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术，又要懂得计算机技术，才能为人事档案信息化提供保障。

当前，从全国情况来看，档案部门中专业的计算机专业人员所占的比例普遍偏低。因此，要注意吸收、引进计算机等专业人才。直接的是“拿来主义”，吸收计算机等信息技术专业的人员进入档案管理队伍。这些行业人才既懂计算机技术，熟知程序开发与系统维护，也懂得档案管理的基本需求，从而可以量身定做软件，有效地发挥功能和提高人事档案管理水平。吸收计算机专业等信息技术人才补充到人事档案管理队伍，以其系统的专业知识可以为高校人事档案管理软件的研发提供技术保障，有效改变现今档案管理人员现代化管理手段运用薄弱的环节。

11.4.12　加强人事档案工作人员的培训工作

人事档案管理的现代化必然对管理人员提出新的要求:一方面需要大量的信息处理人员、信息分析与研究人员、数据库生产与维护人员、计算机软硬件人员、网络环境创建与维护人员和信息服务人员等;另一方面，信息技术的突飞猛进，使人事档案管理中的新问题、新技术层出不穷，因而对人事档案管理人员的要求愈加迫切。目前高校档案工作人员大多都是非信息技术专业人员，对于软件开发、网络维护等技术性工作并不熟悉，因此，档案人员要转变观念，勇于探索新知识，通过培训工作不断进行知识更新，提高本部门档案管理现代化的水平。

提高档案工作人员的能力与素质，既要有长远打算，也要有短期安排。应充分考虑高校人事档案管理的实际情况与发展需要，有目的、有计划地安排档案人员的培训和继续教育，制定明确的培养目标，这是提高管理者素质的重要推动力。未来的高校档案工作人员除担负特定的服务对象的服务工作外，还要围绕专门管理程序的设计、网络的建设与维护等进行，不仅仅是人事档案检索工具的操作员，而且应是分析、筛选人事档案信息的行家，是用户追寻所需要人事档案信息的得力向导和顾问。通过培训，可以建立一支适应信息化时代的智力化人事档案管理队伍。同时，通过培训，积极组织人事档案管理人员参加业务培训和新技术学习班，通过学习人事档案管理的新知识、新技术、新技能，使他们及时了解人事档案界的研究动态、发展趋势及现代信息技术在人事档案工作中的运用，通过专家指导和管理者自己钻研业务相结合的途径来全面熟悉和掌握人事档案业务，更新知识结构，提高人事档案信息服务能力。

对档案人员的培训工作不仅侧重于提高业务水平，加强爱岗敬业的政治教育也是不容忽视的一方面。人事档案工作的内容和性质要求档案人员必须“坐得住身，静得下心”，远离风光炫耀，甘于默默无闻，具有无私奉献、淡泊名利的职业观。常年在寂静宽大的库房中，面对冰冷的档案柜架，长年累月后档案人员的工作热情和创新积极性势必有所挫伤，加强管理、激发档案人员的工作积极性是改变高校人事档案管理现状的不可或缺的因素。在对档案人员的培训工作中，要大力宣传人事档案工作的重要性，严格遵守职业道德规范，及时传达人事档案管理的新政策新法规，督促档案人员提高自身境界，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机地结合起来，自觉把理论成果转化为解决人事档案管理工作实际问题的新思路、新举措。这样才不会成为时代的落伍者。高校要合理地配置人才，优化人才结构各高校要把不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的优势，形成合理的人才结构，引入竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，不断提高自身的素质。在日常工作中，档案管理人员要实行灵活多样的服务方式，做到嘴勤、腿勤、手勤，主动地、创造性地开展工作，本着尊重历史、服务学校的态度和责任感做好档案工作，使大家理解、重视和支持人事档案工作，使档案工作整体水平不断提高，更好地为高校改革和发展服务。