加强企业人事档案管理规范化建设的若干思考

于雪莲

(中国邮政集团公司湖州市分公司)

摘　要:本文以中国邮政集团公司湖州市分公司为例，分析了人事档案管理的现状与存在的问题，提出要进一步规范人事档案，推进人事档案管理制度化和规范化建设，进一步加强人事档案集中管理工作，为企业用人决策提供可靠的依据，进一步提升人力资源管理水平，规范人力资源管理系统应用。

关键词:邮政企业　人事档案　规范化建设　思考

人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况，以及所受奖励、处罚等方面，并以个人为单位归档保存的原始记录。人事档案管理是人事工作开展的基础，当今的社会发展中，人才占据着越来越重要的位置，所以人事档案管理工作也受到了各个单位的重视，中国邮政公司湖州市分公司现保存着1200多册档案。因此规范化的档案管理是十分必要的。

一、人事档案管理的现状与存在的问题

随着经济社会的发展和科技进步，现代人事档案管理与传统管理模式相比，已经发生了非常大的变化，人事档案管理的要求越来越高，面临的问题也越来越突出。归纳起来，主要有以下几方面的问题:

(一)人事档案管理规范性不足

要提高人事档案管理，应提高人事档案的规范管理水平。目前主要应增强对人事档案管理工作的检查指导，尽快形成科学有效的规范管理方法。在过去，对人事档案管理工作的认识存在着一定误区，认为人事档案工作不是单位的中心工作，只要能应付查档不丢失就行。一些员工认为，人事档案是组织的事，材料都是由单位组织形成的，与己无关。个人填写的内容对不对、准不准，组织去核对就行，故上交的材料存在着年龄、参加工作时间前后不一致，家庭主要成员空缺，入党时间、学历不符，考核材料中夸大自己的工作成绩等现象，使得真实情况难以确定，给个人的定级、评聘、调资、退休等工作带来很大的麻烦。这些都反映出管理人员的档案意识不强，对人事档案的重视不够。

(二)人事档案管理意识不强

企业人事档案管理是企业活动中最基本的工作之一，但许多单位对档案管理认识不足，对人事档案管理的重视不够，存在着落实不到位，应付了事，检查随意，更做不到监督执行。还有人认为现在只重视能力，不重视个人的历史。这些都显示现在许多企业单位缺乏对人事档案管理工作的重视，对人事档案管理的意识不够强烈。

(三)人事档案管理人员的素质和管理手段落后

人事档案管理是一项耐心、细心的专业人事工作，人事档案具有机密性、政治性、专业性特点。人事档案管理需要专门人员进行管理，单独存放。但现在很多基层单位管理人事档案的工作人员都身兼数职，有些还是半路出家，没参加过任何人事档案管理培训。有很多单位，还是利用手工整理档案资料，即使是在这个计算机已经普及的时代，对人事档案的查阅方式，竟然还是以人工为主，谈不上无纸化办公，更缺少适合人事档案管理的计算机系统。导致企业档案管理水平和行业需求相差甚远，这与科学的人事档案管理要求不符合。

二、提升人事档案管理工作规范化建设应对措施

人事档案管理是邮政企业内部管理，特别是人力资源管理的核心内容，起着基础性的保障作用，因此，针对存在的问题，要加大力气，采取措施，进一步提升人事档案管理规范化水平，充分发挥人事档案功能作用。

(一)进一步规范人事档案，推进人事档案管理制度化和规范化建设

建立高质量、高水平的人事档案管理，需要科学的方法和手段。由于传统的档案管理方法有许多局限性，也不符合实际情况，所以要迎合时代的趋势，淘汰落后的人工档案管理方法，逐步建立起规范化、信息化的人事档案管理系统，来提高人事档案的管理功能。为进一步规范人事档案，推进人事档案管理制度化和规范化建设，根据省邮政公司转发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》相关要求，市分公司人力资源部利用两个月的时间，组织专人对人事档案进行了整理审核，完成了509份人事档案和企业人事方面的重要文件、表格、资料等的整理归档工作，同时还对证书、养老保险手册、合同等实物进行了整理保存。

一是抓认识。人事档案“记录一生、追踪一生、服务一生”，人事档案无小事。市分公司专门成立了领导小组，选调政治合格、业务能力强的同志，专门负责人事档案工作，明确了工作职责，把档案工作纳入绩效考核。二是建制度。依据人事档案管理的有关规定，分别建立完善了人事档案材料的收集和补充、送交档案材料归档、档案材料鉴别归档、档案的保管和保密、档案查阅、档案转递、档案的检查核对，以及档案管理人员职责和要求等八项人事档案管理制度，并汇编成册。三是讲规范。湖州分公司聘请了市档案局相关人员，对人事档案的整理流程进行了指导。根据更换档案卷盒的规范流程，逐一核对，将档案卷盒统一更新为符合国家档案有关标准的人事档案用纸、档案卷盒和档案袋等材料。档案室布置规范，配有铁皮柜、空调等。人事档案分类整理，上架入柜。建立了电子版本的人事档案目录，使人事资料档案的存放更加科学化和信息化。四是重统一。制定了统一的管理制度，确保档案管理工作中的每一个环节无隐患、无漏洞，安全保密。在湖州市分公司完成人事档案整理的基础上，全市各县局的人事档案管理均按照市局的标准进行统一，已在2015年年底前完成，实现全市邮政人事档案管理的规范化和制度化。

(二)进一步加强人事档案集中管理工作，为企业用人决策提供可靠的依据

从科学选用人才的角度来看，企业为了能在激烈的竞争环境下站稳市场，需要对员工有充分的了解，知人善任，才具有针对性，才能更有效地给员工安排适合的工作。为提高企业人力资源部门的工作质量，在编写和记录人事档案内容的时候，要尽量把个人的工作经验、工作经历、专业特长、性格优势、道德水平等都记录在人事档案内，这样就可以提高人事档案的价值，为企业用人决策提供可靠的依据，也可以增加个人特色的内容在里面，作为人事档案的参考。市分公司认真落实人事档案集中管理工作。根据省公司的工作安排，全市邮政在2015年6月中旬启动了人事档案集中管理工作，整个移交工作在2015年7月底前完成。为确保工作落实，市公司主要采取了以下措施:

一是完善基础设施，实现集中存放。在公司领导的重视下，湖州分公司在全省人力资源工作会议之后，立即启动了人事档案室的装修工作。专门在大楼内规划了一间40多平方米的办公室作为人事档案室，并进行了修缮。购置了档案存放专用密集架，配备了防盗门、防盗网、空调、复印机等设备，能够满足全市邮政人事档案集中存放需要，为档案集中存放提供了有力保障。

二是指定专人负责，组织专项培训。为保证该项工作按时、优质地完成，市分公司和县分公司均指定了专人负责档案整理工作，并及时组织了相关工作人员进行档案整理工作的专项培训，讲解了材料的收集、分类、档案装订、档案移交等流程的操作方法和操作重点。为档案集中管理的顺利完成提供了理论支撑。

三是有计划有步骤，确保按时完成。为保证档案集中管理工作落实，市分公司制定了计划推进时间表，按周了解掌握和推进全市邮政人事档案集中管理工作。同时确立了“严审细核，确保高标准入库”的工作思路，规定了全地区档案装订的标准和移交流程。对整理过程中发现的缺少材料等问题，要求及时抓好整改工作，确保每份入库档案材料齐全、整理规范、真实可靠。

(三)进一步提升人力资源管理水平，规范人力资源管理系统应用

为进一步提升人力资源管理水平，规范人力资源管理系统的应用，全面支撑战略人力资源管理转型。自2015年8月24日起，湖州市一市三县人力资源部进行集中档案二次审核和人力系统维护工作。由于湖州市地区是此次全省人事档案整理、集中上收试点单位，所以其人力系统的修改权限上收时间提前到2015年9月21日。针对本次整改要求高、任务重、时间紧的挑战，全地区人力资源部人员全部投入专项整改工作中。在县分公司和市公司各部门的通力合作下，系统修改与核对信息总计40000多条，其中按省公司要求补录信息合计2080条，修改系统数据约4000条，补充各种材料366份，整改工作进度已完成近90%，整改工作也进入最后集中互查阶段。

继2015年8月20日省公司专项检查小组对湖州人力资源管理进行集中检查后，经过三个月的集中整改，省公司于2015年11月18日组织对湖州邮政人力资源管理专项整改的情况进行复查。此次复查单位为湖州市分公司和长兴县分公司，重点复查了全市邮政人力资源系统数据、人力资源系统机构、用工规范检查、人工成本使用情况及薪酬规范检查四个方面的内容，实地抽查了市本级100本、长兴分公司50本人事档案，并对机构、用工、薪酬等内容进行了重点检查，检查工作在市公司各部门和长兴县分公司的通力配合下顺利完成。在检查组的帮助指导下，市分公司人力资源管理专项整改工作取得了一定成效。紧抓人力资源管理专项整改工作不放，坚持“问题导向”，细化、深化、优化人力资源管理工作，全面提升全市邮政人力资源管理水平。

人事档案管理工作，除了制度手段的改进，人事档案管理人员也要增强自己的学习意识与学习能力，不断适应新时期的要求，在新的环境中迎接挑战。在信息化的时代中，网络和计算机软件已经深入到社会生活工作之中，人事档案管理也应利用新技术，有效提高人事档案管理的功能，才能为人事档案管理工作的发展铺平道路。