基层单位人事档案管理现状及对策

基层单位人事档案管理现状及对策

徐元宵

（开化县公路管理段）

摘　要：人事档案是国家和单位档案的重要组成部分，随着各项制度的改革，人事制度改革也不断深入。人事档案管理工作如何主动适应时代发展的要求，更新人事档案的内容、范围，加强人事档案的收集以及改进人事档案的服务，是人事档案管理人员需要面对和认真思考的现实问题。本文就基层单位人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行了分析。

关键词：人事档案　现状　管理对策

人事档案是国家和单位档案的重要组成部分，随着各项制度的改革，人事制度改革也不断深入。人事档案管理工作如何主动适应时代发展的要求，更新人事档案的内容、范围，加强人事档案的收集以及改进人事档案的服务，是人事档案管理人员需要面对和认真思考的现实问题。

一、基层单位人事档案管理存在的问题

基层单位，一般指县直及下属单位，一般不设人事机构，设专职或兼职人事干部，人事档案按干部人事管理权限，由负责人事的部门保管。当前基层单位人事档案管理存在的问题主要有：

（一）认识不足，重视不够

长期以来，相当一部分人对人事档案工作重要性的认识都存在误区，认为只要保管好，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此在单位人员离岗或外调工作时，人事档案交接手续不严密，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致责任不明，使得人事档案交接工作前后脱节。

（二）宣传不到位，管理制度不健全

一是人事档案管理人员对人事档案的重要性宣传不到位，使得人事档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案材料收集不齐全，该归档的材料没有及时归档；三是管理手段落后，查阅人事档案信息仍采用手工查找；四是管理制度不健全，人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理，由于受专业和时间限制，人事档案管理一时也难以形成制度化、规范化、科学化管理进程。

（三）管理力量薄弱，水平不高

多数人事档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对人事档案管理投入精力不足。

二、加强基层单位人事档案管理的对策

人事档案是本单位对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等内容的真实记载和反映。只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为组织、人事部门提供工作参考，做好服务。针对以上存在的问题，就基层单位人事档案管理工作提出以下几点对策措施。

（一）加大宣传，增强档案意识

一是提高对人事档案重要性的认识，利用多种渠道向干部职工宣传有关人事档案的管理知识，充分认识人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是增强人事档案人员的事业心、责任感，把好质量关，将真实可靠完整的材料归入人事档案。在档案鉴别过程中，人事档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断提高业务素质，创新工作思路，改进工作方法。三是实行人事档案的规范化管理，使人事档案的收集、整理、鉴定、分类、归档和保管等各个环节科学规范。

（二）严格按程序交接

人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按规定程序办理。交接时应做到：一是对所保管的人事档案进行一次全面清理，查缺补漏，做到账物相符；二是对借出的人事档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散人事档案材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作认真负责、责任到人。

（三）建章立制，规范操作

做到制度上墙，管理人员有章可循。建立人事档案借阅登记簿，人事档案转入、转出登记簿，人事档案材料移交表等。对由于历史原因确实收集不到的人事档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。

（四）加快人事档案信息化进程

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。只有这样，才能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，也为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。