普通中学照片档案管理现状及对策

普通中学照片档案管理现状及对策

邹正华

（浙江省龙游中学）

摘　要：本文在对当前普通中学照片档案管理现状进行分析的基础上，从加强宣传培训、提高思想认识，狠抓制度落实、实行统一管理，推进数字化工作、加强安全管理等方面，提出了做好普通中学照片档案管理工作的应对之策。

关键词：普通中学　照片档案　管理现状　对策

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片并辅以文字说明的历史记录。照片档案以其富有感染力的独特记录形式，在档案利用中还发挥着重要作用。学校照片档案展现了学校的发展历程，可给人们今昔发展变化的强烈对比，使人体会学校在发展进程中取得的重大成就，从而激发师生热爱学校的思想感情。调查发现，在普通中学的档案管理中，普遍存在照片档案数量少、收集不齐全，档案人员缺乏照片档案管理的专业知识，照片档案的作用得不到有效发挥等现象。总的说来，照片档案管理十分不到位，严重滞后于档案工作整体发展水平，迫切需要及时采取有效措施加以改进和提高。

一、管理现状

（一）照片档案数量少，流失严重

在普通中学的档案室，除了保存着一些因校庆活动临时收集制作的照片档案外，目前大多仅是一些塑封的各届各班学生的毕业照。此外，那些能直观反映学校教育教学、生产活动、重大活动、科研成果等的照片却寥寥无几。其实，学校每次组织重大活动，召开重要会议，都会安排人员摄影，形成了许多有价值的照片档案。其中一些照片也在报刊上刊登或者编印成了画册对外发行，但却不能在档案室找齐这些原始档案。分析其中原因：一是多个部门同时参与的大型活动，各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责相关工作，期间形成的档案材料没有在有关部门的统筹下集中统一管理起来；二是从活动筹备到结束没有按照档案管理的要求，对照片档案明确归档要求，实施相应的控制措施；三是相关档案人员对照片档案管理的意识不强，没有主动收集照片档案，实施有效管理。

（二）相关人员的照片归档意识不强

许多学校对文书、财会、基建等材料的归档管理工作比较重视，相比之下，照片档案的归档意识就很淡薄。许多活动结束后，相关人员很少将期间形成的照片归到档案室，反而习惯于将照片保留在自己手中。造成这种情况的主要原因，一是对照片是否属于档案，认识上较模糊；二是认为这些照片反映了本部门工作业绩，留在手里便于查找和利用。

（三）相关管理制度形同虚设

每所学校档案室都有档案管理制度，从档案收集、归档到移交档案室统一管理，都有比较详细的规定，甚至有些学校还专门制定了相应的照片档案管理制度。但从实际操作情况看，这些制度的执行和落实都存在许多问题，往往成为敷衍上级检查的摆设。

（四）照片档案的利用率不高

当前，许多学校对学生的爱校教育都有强调，但更多的是停留在标语上和老师的口头上，很少有学校利用照片档案开展爱校教育，也很少组织新生参观校史展览室，照片档案发挥的宣教作用十分有限。

二、应对之策

（一）加强宣传培训，提高思想认识

一是充分发挥照片档案生动、直观的宣传教育作用。学校每年可将反映学校重大活动、重要成果的照片，以照片展览的形式在校园内展出，引导师生加强对照片档案重要性的认识。二是对大量形成照片档案的相关部门工作人员进行专业知识培训，尤其要重视对摄影人员和档案人员的培训。三是切实提高档案工作人员照片档案管理的责任意识和主动意识。

（二）狠抓制度落实，实行统一管理

要改变照片档案管理混乱的现状，需要从照片档案收集、归档到移交档案室，制定严格的管理制度，进行集中统一管理。此外，学校要彻底改变照片档案长期保存在个人手中或科室内的传统习惯和做法，明确规定相关部门每年都要将本部门形成的工作照片及时移交档案室统一保管。为确保相关照片档案收集齐全完整，学校可让相关部门总结各自的年度工作和活动，并说明应该提供哪些照片，可以将照片收集上交任务完成情况列入对该处室的年度考核指标中，确保相关制度真正落到实处。

（三）推进数字化工作，加强安全管理

从档案管理的发展趋势看，照片档案数字化管理势在必行。随着计算机技术、网络技术的飞速发展，照片档案资源的利用共享成为可能。为此，学校要购置专业的扫描仪和数码相机，开展传统照片的扫描、翻拍，使之转化为数字照片形式，以数字化管理方式进行规范管理。在进行照片档案管理时，要高度重视档案安全和保护工作，以确保照片档案实体和信息的双重安全。

参考文献：

［1］刘艳丽．照片档案的整理［J］．档案天地，2003（2）．

［2］吕榜珍．多媒体档案的采集、组织与传输［J］．档案学通讯，2004（1）．

［3］吴艺博，贾玲．整理老照片的思路与方案［J］．兰台世界，2005（9）．

［4］李丽云．加强数码照片管理的几点思考［J］．中国档案，2007（3）．