员工人事档案范围

10.2　员工人事档案范围

员工人事档案首先涉及范围的界定的问题。近年来，不少城市和企业探讨了员工人事档案管理的办法。以《大连市职工档案管理办法》(大档发〔2005〕13号)为例，该办法将职工档案的范围界定为:①与用人单位签订劳动合同、建立劳动关系的人员档案;②自谋职业职工的档案;③自费出国职工的档案;④各类技工学校、职业学校已毕业尚未就业人员的档案;⑤失踪、逃亡或出国不归职工及死亡职工档案;⑥辞职或被辞退的企业单位职工档案;⑦与用人单位解除劳动合同或聘用合同的职工档案;⑧实行养老社会化管理的退(离)休职工档案;⑨其他职工档案。⁽⁴⁾

国家档案局1992年颁发实施的《职工档案管理工作规定》是职工档案规范化管理的重要举措，为全国各类企业单位的员工人事档案管理工作提供了具有指导性方法和技术。该规定第九条明确指出职工档案应该包括以下内容:

(1)履历材料

履历材料包括各种履历表(书)、简历表、登记表、更改姓名的材料，还有组织或本人写的经历材料等。入伍登记表、招工表、报到证等材料放入此类。

(2)自传材料

自传材料包括自传或者具有自传性质的各类材料。

(3)鉴定、考核、考察材料

上述材料包括与职称、工龄、工资等级等相关的各类证明、考评结果等材料。

(4)学历、学位和岗位技能培训材料

上述材料包括学历、学位、毕业生登记表、培训结业登记表、成绩登记表及毕业鉴定、证明材料;晋升专业技术职务(职称)审批表、聘任呈报表及考绩材料，职业资格证书;职工创造发明、科研成果、专利、著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录。

(5)政审材料

政审材料包括对职工政治历史情况的调查审核产生的审查结论、复查结论、甄别平反结论或决定、通知，带结论性的调查报告、证明材料，本人交待的记录材料或对组织审查意见的申诉材料等。

审查职工政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料，主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

(6)加入党团和民主党派材料

加入党团和民主党派材料包括中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审查意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料;加入民主党派的有关材料。

(7)奖励材料

奖励材料包括各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

(8)处分材料

处分决定(免予处分的处理意见)，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见;公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;法院审判工作形成的裁判文书。

(9)劳动关系和工资、待遇审批材料

该类档案包括:工资级别登记表、工资变动登记表，解决待遇的审批材料;招用职工登记表，聘用合同，劳动合同，终止或解除劳动合同备案表(报告书)，解聘、辞退材料;从事特殊工种工作登记卡、职工参加工作时间及连续工龄核定表，计划生育审批表;退(离)休审批表;复员退伍、转业审批表;大中专院校毕业生派遣证;保险福利待遇(失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金)的审批表，再就业材料;出国、出境人员审批表;党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。注意，士兵转志愿兵材料放入此类，此类文件重点在劳动关系工资变动等的材料，如合同等。

(10)其他可供组织参考的材料

招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所做的体检表，有残疾的体检表、残疾等级材料;非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等。

上述十类档案材料是员工人事档案的主要内容。各类材料整理过程中的注意事项，读者可以参照干部档案管理执行，参见本书第9章。

不同领域的企业应该在此基础上收集本企业的员工人事档案。此外，随着企业对人力资源重要性的认识不断提高，员工人事档案的内容有待扩充，尤其是需要注意补充以下材料:

(1)员工评估和测试材料

员工评估和测试材料包括录用前评估包括对员工的背景调查、推荐信核查以及身体检查的结果。评估完毕后，对合格人员进行选拔。现代企业招聘员工都要经过层层选拔，在录用之前要经过各种面试、笔试、能力测试、个性测试、职业兴趣测试、心理测试等多方面的考察。当所有的测试都完成后，测评结果可以反映出接受测评的人员的价值观与企业价值观是否一致;能力素质是否符合招聘岗位的要求;是否具有潜在的开发价值;是否具有企业需要的某种特质等等。如果某一位应聘者的测试符合了企业的要求员工被录用后，他之前所有的评估和测试结果都将由人力资源管理部门整理归档，留作以后的对照数据。

(2)员工的家庭档案材料

员工的家庭档案记载了员工的家庭基本情况，包括家庭收入、员工及家人身体状况、员工本人的心理状况。根据这些数据，管理人员可以更清楚地了解员工，建立起与员工的沟通渠道，帮助员工解决困难，更加体现了“以人为本”的理念，有助于提高工作绩效。

(3)员工培训档案

员工培训档案包括员工的初始知识、技能情况，原岗位的工作说明书，员工个人拟定且经组织认可的职业生涯发展规划，员工参加培训的详细记录如何时、何地参加过何种培训，本人的学习体会及其考核评语，员工本人希望参加的培训种类及对公司培训的建议。这些档案不仅记录了员工成长，而且也是企业储备人才的过程。

(4)员工绩效档案。员工绩效是指经过企业评价的员工工作行为、方式及其结果。员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度绩效评价的结果不仅可以用于当时对员工的奖惩，而且也是未来重要的对比标准。员工业绩档案的内容主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，定时定期的考评记录，出勤记录，受到奖惩的记录，职级变更的记录等材料。